高校试剂耗材“一站式”服务平台与数字化转型路径研究

夏纯欢 梁苍霞 黄 超*

1 广西医科大学 广西·南宁；2 广西医科大学附属肿瘤医院 广西·南宁

一、基本情况

1.试剂耗材“一站式”服务平台的实施背景

（1）国家政策有明确的导向。近年来，科技部、财政部、教育部、中国科学院、自然科学基金委等部门开展了三轮为科研人员减负专项行动。《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）要求各高校要加强科研管理信息化建设，推进“一站式”服务，缩减审批环节，简化报销流程，推进网络服务，切实解决“报销繁”问题。因此，有必要探索、创新试剂耗材采购管理新模式，持续为高校科研工作减负增效。

（2）师生科研活动的内在需求。近年来，高校持续加大科研经费的投入，传统的采购模式单次采购金额小、频次高、品种杂，效率不高且难以监管；传统报账模式的报销程序烦琐、耗时长，平均每次的报账时间约3天，需要耗费财务、科研人员大量的时间和精力，传统科研管理模式弊端日渐显现，师生要求改善科研环境，将更多的精力用于科研工作。

（3）学校发展的需要。高校的建设和发展需要持续深化教育综合改革，激发科技创新活力，科技管理机制，营造良好科研的生态环境，充分调动科研人员的积极性、主动性、创造性。因此，高校须积极推动数字化转型，不断改善科研环境并为科研人员减负增效，让科研人员能更好地专注自己的科学研究。

2.试剂耗材“一站式”服务平台的基础支撑

（1）顶层设计。面对科研工作者对科研试剂耗材采购和报账改革的需求，高校决策层应加强顶层设计，坚持数字化转型的战略思想，从源头入手解决科研管理效率低下的问题，彻底改变部门间审批、采购、报账、审计“各管一块互不往来”的局面，打通各管理环节，以优化办事流程、提高办事效率、让科研工作者满意为落脚点，检验数字化转型的目标是否达成。

（2）统一思想。统一思想才能统一行动，统一思想主要体现在三个层面：一是从管理向服务转变，树立“以师生为中心”的管理服务新理念；二是平衡传统与创新的关系，既要传承又要创新发展；三是试剂耗材“一站式”服务平台建设，可借鉴的经验不多，风险大，付出多，高校须具备勇于担当的理念。

（3）资源整合。根据国家关于落实“互联网+教育”和数字校园建设部署的要求，高校要努力创建“智慧校园示范校”，持续推进数字化校园建设，不断加强信息整合和互联互通，提升校内信息资源的整合和共享水平，并构建统一的数据中心、信息门户和身份认证平台；资产、财务等职能部门则应依托学校信息化建设不断提升信息化应用水平，全方位推动数字化转型向纵深发展。

二、试剂耗材“一站式”服务平台的构建思路

平台构建要充分考虑实用性、先进性、可扩展性，以建设统一认证平台和财务核算系统数据融合的“一站式”服务平台为目标，分阶段实施，嵌入相应的内部控制监管功能，最终实现各类数据共享和全流程管理。

1.分阶段实施

第一阶段，建设试剂耗材采购平台，解决信息化建设从无到有的问题，实现快速、标准化、程序化采购，为数字化转型打好基础。

第二阶段，开通采购平台财务集中支付功能，打通报账环节，提高报账环节的业务处理效率。

第三阶段，开发平台的移动端接口，开发手机APP、微信、钉钉等应用程序，实现平台应用在时空上的跨越。

2.嵌入内部控制监管功能

结合平台管理相关规定，将内部控制监管功能嵌入平台。如平台对超出一定额度的订单自动判定为大额订单，自动转人工介入审核；同时，完善审计部门人员在线审核、库外商品转科技部门人员在线审核等功能，确保各项采购、审批手续符合内部控制要求。

3.确保数据交互对接

试剂耗材“一站式”服务平台要与信息中心的认证系统对接，方便师生的登录；同时，平台也要与财务系统对接，以便获取课题组信息、经费冻结信息、审核结算账单信息，实现平台内外数据的交互对接和验证。

4.实现全流程管理

试剂耗材“一站式”服务平台须开通采购审批、下单、供货、验收、结算、财务报账、综合查询等功能，用户通过平台采购相关试剂耗材，无须再填单、签字、现场报销，直接在平台操作即可；同时，平台负责发票收集和统一结算，实现采购与报账流程在线管理。

三、试剂耗材“一站式”服务平台的总体架构与技术路线

1.总体架构

平台总体架构主要包括基础数据库、采购管理系统、集中支付系统、大数据监督四个部分。基础数据库主要由统一认证、供应商库、试剂耗材商品库、科研课题组、科研经费指标等组成平台的基础数据内容；采购管理系统包括采购下单、订单审核、成交公示、商品配送、到货验收等功能，完成具体采购交易环节的工作；集中支付系统包括账单推送、账单确认、凭据审核、报销支付等，与财务系统对接实现集中支付功能；大数据监督主要对违规拆单、突击花钱等行为进动态行监控，通过后台数据分析对违规行为进行预警。

2.技术路线

首先，在采购下单阶段，系统可采用Elasticsearch搜索引擎，实现对海量数据的高效检索与深度分析，支持多元多维度的产品搜索，快速定位所需商品，提高搜索效率和用户体验。

其次，平台向供应商推送用户订单，部署Rabbit-MQ消息队列作为服务消息事件总线，实现多服务任务的分发，确保订单履约、配送、结算等关键环节的稳定运行。

再次，订单审批和验货时，集成Activiti工作流框架实现订单动态审批和多点验货流程，通过移动签字收货、引入微信小程序，让采购系统的使用者在任何时间、任何地点都能进行签收操作，提升了系统的便利性。

最后，系统自动推送账单给课题组，课题组确认后交平台汇总结算；供应商根据汇算单开具发票，交学校职能部门汇总整理成报账凭据，经财务核算后再集中支付。

四、平台构建的关键问题

1.商品库的管理和维护

目前，试剂耗材“一站式”服务平台入驻的供应商、商品品牌较多，产品数据十分繁杂。如何有效管理上架商品和处理大量的商品数据，是平台需要解决的问题。

一是要处理好库外商品的问题。平台对一些用量较少或供应商未申请入库的商品，因工作又需要采购时，要考虑构建库外商品交易通道。可在平台单独设计这类商品采购流程，嵌入后台人工审批功能，解决库外商品的采购问题。

二是解决危化品的管控问题。平台要建设危化品自动识别系统，及时更新危化品名录数据库，自动识别危化品物料；设立管制类采购管理子系统，按照危化品采购管理要求，将危化品采购纳入特殊审批流程；设置在线安全提醒功能，依据MSDS（Material Safety Data Sheet，化学品安全技术说明书）数据库，强制进行危化品理化性质和应急处理措施提醒。

2.采购经费实时冻结和解冻

将采购业务和财务业务结合，能利用平台的项目余额、额度冻结、项目额度、余额解冻等财务模块，实现采购与财务经费管理的同步。

一是在项目余额、额度冻结方面，要根据项目信息判断该项目是否需要启动额度控制，若需要启动则进行额度冻结；进行余额冻结时注意项目余额必须大于等于冻结金额。

二是项目额度、余额解冻要根据项目信息判断该项目是否启动额度或余额解冻，注意解冻金额必须小于或等于冻结金额。

3.结算集中支付

一是合并账单。平台统一发起结算推送给课题组确认账单，再将本次结算的校内各课题组信息汇总给相应供应商，供应商在一个结算周期内只需开具一张发票即可，大大减少了采购报销和财务结算的工作量。

二是集中报账。供应商将发票送至平台结算服务人员，由平台结算服务人员整理好所有票据、粘贴好报账凭证，经审核后一次性将报销单移交给财务集中支付。

五、试剂耗材“一站式”服务平台主要成效分析

1.便利了科研人员的工作

启用试剂耗材“一站式”服务平台后，科研人员可全程在电脑端、手机端完成采购下单、收货、验收、结算确认等流程，无须跑部门跑审批，较传统程序节省了大量的时间；“一站式”服务平台也为科研人员的相关工作提供了极大的便利。

2.协调了部门管理工作

“一站式”服务平台打通了部门间的信息壁垒，有效协调了各管理部门的工作，提升了部门的管理效能，降低了采购、财务风险。

3.减轻了财务部门的工作压力

平台采用定期统一结算的方式，同一个供应商在各课题组的订单合并汇总后开具一张发票即可，既减少了供应商账单量，也大幅减少了财务的工作量。

4.对工作环节进行了全程监控

平台利用信息技术手段，在线动态监控全部工作环节，缩减了审批程序，优化了工作流程，采购环节全部在线上完成；供应商有合同约束，商品上架有专门规则，审批环节清晰明了，交易过程有据可查，采购与经费联动管理，极大改善了学校的管理体系。

5.优化了营商环境

平台运用现代信息技术，公开采购流程和规则，不为特定的对象设置条件，不设置过高的准入门槛，以遴选的方式尽可能增加供应商和商品库产品数量，鼓励充分的市场竞争，构建健康、良性的营商环境，促进了采购工作的公开、公平、公正。

六、创新数字化转型路径

1.创新管理与技术融合路径

平台转型建设应将技术与管理有机结合，克服技术和管理在流程融合方面的难点，研究相应的解决方案，探索更好服务教学科研的采购模式。如对库外商品的审批在系统加入科技管理部门审批程序、为避免采购透支与财务系统对接预冻结采购订单费用、为加强货物验收控制系统设定采购人和收货人不能为同一人等。

2.创新一体化集成方式

平台应集成试剂耗材采购申请、审批、下单、供货、验收、结算、财务报账、综合查询等服务功能，采购人利用电脑、手机端即可在线完成商品选购、到货签收、账单确认等操作，而其他业务则交由系统和相关职能部门完成。

3.创新公有云和私有云结合模式

试剂耗材“一站式”服务平台为前端商城提供后端管理的模式，改变了以往高校独立管理模式或第三方商城管理模式，将两者很好地结合起来，商城部分采用公有云，内部管理采用私有云。这种混合云模式允许采购系统对敏感信息进行保护，大数据处理方式也更加灵活，为“一站式”服务平台提供了均衡、安全、经济的管理方式。

4.创新大数据监管方法

平台可对成交订单产生的大数据进行统计分析，对规避采购监管、化整为零拆单采购、突击花钱等违规行为进行监督和预警，规范经费使用和采购行为，确保科研经费使用合法合规。

七、结语

高校要基于“一站式”服务平台探索数字化转型路径，利用大数据、云计算等技术分析平台的采购行为、商品属性、成交数据，对成交量较大的商品与供应商开展单品价格谈判，尽量采购性价比高的商品，为课题组节省科研经费。此外，高校还可完善大数据预警体系，根据需要拓展预警功能，增强平台的监管功能，避免出现违规行为。