高校房产管理系统建设探索与实践——以广西民族大学为例

刘 琦

广西民族大学国有资产处 广西·南宁

一、引言

高校房产是保障高校教学、科研等活动顺利开展、促进高校人才培养和可持续发展的重要保障。在“双一流”高校建设背景下，高校房产也是推动高校基础建设、吸引海内外优秀人才的基本支撑条件。随着高校房产的持续新建和改造，高校房产的规模不断扩大、数量不断增加，传统的高校房产管理模式效率低、出错率高的弊端突显，已无法适应高校快速发展的需要。在新时期如何有效利用大数据和信息技术建设完善高校房产管理系统并推动系统的升级优化，如何进一步对高校存量房产资源进行统筹管理，成为当前高校房产管理工作的重要课题。

二、高校房产管理的内涵与特点

高校房产管理涉及高校所属各类房产的规划建设、维护等方面的工作；高水平的房产管理，能够为学校师生提供安全、宜居、舒适的学习和生活环境。高校房屋资产总量在学校固定资产中的占比一般超过70%，管理好学校的房产，能有效促进学校资产管理工作的优化。为提高高校房产资源的利用效率和使用效益，高校往往会采取各种管理措施对用于教学、科研、管理和服务的房产资源进行全生命周期的协调、配置工作。

当前学校采用的是传统的房产管理模式，各项管理工作较为粗放，一般以“按需配置、无偿使用”的原则对公用房的资源进行配置。各部门基于方便开展业务工作的考虑，在申请房产时都尽可能多申请，这就导致高校房产资源的利用率偏低，容易造成资源浪费。随着高校的持续发展，房产资源配置不均衡的问题越来越突出，无法适应学校快速发展的时代需要。

三、广西民族大学房产管理存在的问题

1.房产基础信息更新不及时

广西民族大学创办于1952年，经过70多年的发展，学校规模不断扩大，目前拥有相思湖、思源湖和武鸣三大校区，房产数量也在不断增加，房产基础信息日渐庞杂。随着学校的发展，房产管理部门的办公场所变动频繁，人员流动性也大，导致学校房产管理、建设、维护等基础数据出现缺失、错乱等问题。近年来，学校房产管理部门在不断核查并更新各类基础信息，但也难以保证信息的全面和真实。因此，学校房产在管理上便出现了房产基础信息更新不及时、现有信息与实际情况存在出入、地理位置与实际不符等问题。

2.基础信息不完整

从广西民族大学多年来的房产管理情况看，学校的房产管理工作基础相对较为薄弱，主要是历史原因导致学校房产基建数据不准确或丢失，使得房产基础数据不完整。历次资产清查也只是将家具、仪器设备、车辆等作为清查重点，房产被认为不会丢失、不会遗漏资产，没有得到彻底清查盘点，房产基础数据缺失不完整、权属不清等问题较多，部分建筑物甚至未入账或入账不及时。

3.房产管理信息化建设水平低

广西民族大学在2018年上线了房产管理系统，目标是实现房产信息互联互通和基础数据共享，至今学校公用房管理已初步实现了信息化管理，但比对国家对事业单位房产管理的要求，在房产数据上报的格式和周转房、经营房的管理方面仍达不到相应的标准。为加快房产管理信息化建设，房产管理系统增加了周转房和经营房管理的模块，但这种通用模块的功能存在一定的缺陷，无法满足当前学校对周转房和经营房管理的信息化要求。

四、广西民族大学房产管理系统建设探索与实践

1.完善房产管理系统周转房管理模块的功能

房产管理系统要具备完善的周转房信息化管理功能，管理功能须覆盖房源管理和发布、周转房批次管理、选房规则管理、排队轮候、选房流程管理、合同管理、退房管理、租金管理、补贴管理等环节，确保周转房管理的公开化、透明化。

（1）房源管理和发布。清理学校所有的周转房资源、依规公布房源信息，是完善房产管理系统的基础，应做好以下几个方面的工作。

一是房产管理员要对所有空置房源进行清理、归类和建档，根据政策将保留房回收后纳入再分配。教职工可通过房产管理系统在线办理周转房租住申请；当房屋租约快到期时，提醒用户续签，同时变更房屋的使用状态。如租住期间退房，退房手续完成后房屋自动更新为闲置状态并归入系统房源库。

二是房产管理员根据实际工作需要，可对闲置房源设置为保留或在线上发布；教职工可对照房屋信息结合选房条件申请使用房屋，房产管理部门审核通过后签订线上房屋租住合同即可。

三是自动发布期房信息。房屋租住合同到期前三个月，房产管理员可在系统将房屋状态自动设置成期房状态，或者系统自动将房间状态更新为期房，到期后自动公示供教职工申请租住。

四是租住户申请退房后，系统自动将房屋状态改为期房；退房手续办理完成后，系统自动标注房屋为闲置房，自动公示房源信息并生成公示流水号。

五是公示的房源信息应包括公示流水号、公示状态、审核状态、位置环境、标准租金、其他费用等详细内容；系统可根据房屋基本信息自动计算出标准租金，学校也可结合房屋的实际状况和学校的相关政策，自行制定周转房的基准租金。

（2）周转房批次管理。可对周转房选房分配的批次进行合理划分，包括房屋批次名称、公示的开始时间和结束时间，也可对批次进行增加、编辑、删除、查看、复核等操作，还可查询历史选房批次信息等。

（3）选房规则管理。系统应支持对周转房选房规则的管理，可根据是否有房、职务职称、入校时间、申请时间、审核时间等信息制定选房规则，同时根据学校的相关政策对排队规则设置相关优先级，结合选房规则和优先级确定周转房使用者的排序。

（4）排队轮候。对提交的周转房租住申请的人员按照选房规则排队，系统自动生成排队序号，将教职工的周转房申请列入周转房批次名单，根据批次为申请者分配房产资源；申请者也可查看审核状态和待分配的周转房资源，确定是否办理相关租住手续。

（5）选房流程管理。选房流程管理是房产管理系统周转房管理模块的重要功能之一，要从以下几个方面入手，科学设置选房流程，做到周转房资源分配合法合规。

一是明确教职工的选房申请条件，只有具有特定的身份属性、符合学校周转房使用政策和有周转房需求的教职工，才可在房产管理系统提出选房申请。在系统选房模块中，所有可选周转房的地理位置、房内设施设备、租金等信息均有详细介绍，教职工可结合个人实际需求选择合适的房屋并提交选房申请，同时提交个人符合选房条件的相关材料。系统根据提交申请的职工信息和材料，按照事先公布的积分方案对申请者进行评分，最终给出申请者的排名；如果申请者超过规定的最长租房时限，则无法在系统提交申请。

二是房产管理部门要严格审核教职工的选房申请。房产管理员根据系统中申请者提供的个人信息复核系统给出的积分排名，确认后按顺序将公示房源与申请租住人匹配，经初审、公示后确定最终租住人，并签订房屋租住合同。房产管理员和选房申请者均可在房产管理系统查看申请人预约排队信息，以及各候选人积分排名情况。

三是及时更新系统选房申请业务的办理状态。系统要及时根据审批流程处理情况更新审批状态，以可视化的审批流程记录详细显示审批状态，以便教职工可以在系统中随时查看选房申请的处理情况；房屋管理部门审批前，教职工也可随时更改、放弃或重新上传申请。

（6）合同管理。学校房产管理员可在系统选房申请模块查看、编辑、打印教职工拟签订的租住合同信息；选房流程结束、确定签署租住合同后，系统自动生成标准化、格式化的租住合同，房产管理员线上审核合同，打印后交申请者线下确认，双方盖章、签字后将合同扫描件上传到房产管理系统存档备份。

（7）退房管理。教职工可在房产管理系统提出房屋退租申请，线下完成水电、煤气、物业办结手续，上传相关办结证明；房产管理员根据退房程序对退房资料进行审核确认后，收回房屋钥匙、门禁卡等物品，并将退房申请提交分管领导审核签字后终止租住合同。退房手续办理完毕，系统房屋信息随即将房屋更新为闲置状态。

（8）租金管理。系统按照房屋租住合同中的房屋类型、面积、租住期限等信息，按照学校规定的有关标准，确定每月房屋的租金，自动生成当月所租房屋的租金信息汇总表，经房产管理员、部门负责人和分管领导审核后，提交至财务部门从租住者当月的工资中扣除房屋租金。

（9）补贴管理。房产管理系统补贴管理模块主要负责住房货币补贴的发放管理。由房产管理员将需要发放房补的教职工名单导入房产管理系统，系统根据各教职工房屋租住情况自动生成详细补贴发放明细表，包括教职工姓名、工号、院系、补贴标准、发放金额等，经房产管理员确认、部门负责人审核、分管领导签字后交财务部门发放。

2.完善系统的经营性用房管理功能

房产管理信息化建设，须注意房产管理系统的构建要结合学校的实际工作情况，不断完善优化经营性用房的管理功能。经营性用房管理涉及出租评估管理、租户管理、合同管理、租金管理、日常检查等几个方面，可通过房产管理信息化建设，实现房产管理系统对经营性用房的全部线上管理功能。

（1）出租评估管理。房产管理系统要具有房屋出租评估管理功能，可在系统录入房屋基本信息、评估报告编号、评估单位名称、价值上限、价值下限、评估基准日等信息项，对房屋进行出租评估管理。

（2）租户管理。系统要具有对房屋租户管理的功能，要录入租户的基本信息如名称、法人、开户行、电话等，并将租户的相关资质文件上传，方便房产管理员在后台审核。

（3）合同管理。系统应支持协议的录入，并能提供协议的复核状态、协议编号、承租方、面积、租金等信息；系统还应提供房屋租赁合同模板，加强对合同的管理，自动将房屋租赁合同提交给相关人员审核。

（4）租金管理。根据经营性用房的租住期限、使用面积、租金标准，自动生成租金信息，并可根据双方的补充协议对实际年租金进行调整。系统可根据房屋租赁合同自动完成对合同的各种税金进行计算，并生成相关的票据信息，并且还能实现押金收取、退还的管理功能。

（5）日常检查。可对经营性用房进行定期或不定期的检查，包括经营性用房的安全隐患检查、使用情况检查等，并及时将各项检查信息录入房产管理系统备案。

五、结语

高校房产管理可通过加强信息化建设，不断提升信息化建设和管理水平，实现对校园房产资源的全面统筹规划、科学管理和合理配置。针对传统房产管理效率低下、房产利用率不高等问题，高校可探索、完善高校周转房和经营性用房管理模式，以信息化和网络化技术为支撑，结合高校日常房产管理的实际需要，升级优化高校房产管理系统，为提升高校房产管理水平提供新的思路和路径。