规范管理 更大地发挥学校照片档案的作用

刘伟红

照片档案的重要性

照片成为档案的一种特殊载体,让“瞬间变永恒”的幻想成为现实。在今天,人们已经越来越清楚地知道照片档案的重要性,全国乃至全世界都在利用照片这一特殊载体来真实直观地讲述历史、展示历史。“人民需要记忆,而历史需要照片”,它让历史再现,让人们铭记昨天、思考今天、展望明天。

如何看待学校的照片档案

学校的档案管理人员该如何去看待学校的照片档案呢?照片档案是学校档案的一个重要组成部分,它以特殊载体的形式、独特的风格反映出学校悠久的历史、重大变革以及重要人物的历史面貌。照片档案与文书档案具有共性,它们都是在实践活动中形成的,并且有保存价值,可起凭证和依据作用。

学校照片档案是指学校行政工作、教育教学和管理工作活动中直接形成的有保存价值的照片,是以静止摄影影像为主要反映方式的专门载体及其相配套的文字材料,反映学校教育活动和历史发展的真实记录。它是学校档案的组成部分,是党政工团档案的补充。因此,做好学校照片档案的收集和归档,对规范学校档案管理工作具有重要的现实意义。

佛山市惠景中学自2001年创办至今,经历了一校三地、分点办学和新校落成、乔迁新舍的2个阶段。照片档案和其他学校档案一起,记录了学校的发展和变化、师生的学习活动和成长。目前整理建校以来各种照片档案1 000多张,为学校保存了珍贵的历史资料,这些照片档案在学校的管理、宣传工作中发挥了积极作用。

对照片档案的归档要求

根据学校的实际情况,对照片档案的归档范围做出要求:1)各种大型、纪念活动,学校重要会议,上级领导视察等重要照片;2)毕业留影的照片;3)师生开展文、体、卫、学英雄赶先进教育、勤工俭学、社会实践、旅游等活动的照片,教改、教研活动的照片;4)市以上党、政和上级主管部门给予学校的奖旗、奖状、奖杯(牌)、证书、纪念品的照片。该系列照片作为荣誉档案另册编目保管。

对照片档案的归档时间作出要求:学校统一活动的照片在拍摄完成后及时整理,一个月内由宣传部门的兼职档案员移交综合档案室。

学校照片档案具体的归档要求:1)照片档案必须详细记录拍摄时间、地点、人物、事由、拍摄者等;2)必须是原件,并要保持照片档案的有机联系;3)照片必须清晰、完整;4)照片档案保存在温度18 ℃～24 ℃,相对湿度40%～60%的环境中,不能挤压。

目前学校的照片档案管理比较完善,主要表现在3个方面

照片档案意识强学校领导和绝大多数师生员工对照片档案工作比较重视,各部门摄像人员平时就重视照片的收集和整理,避免照片档案的丢失,很好地促进照片档案收集工作的正常开展。

规章制度健全根据学校的实际,制定《佛山市惠景中学特殊载体档案归档制度》和《佛山市惠景中学特殊载体档案保管期限表》。学校档案部门加大监督和指导力度,将照片档案归档纳入各专、兼职人的岗位职责范围,学校档案人员主动性强,深入细致地开展工作。

基础设施和保管条件好  学校领导对档案部门相当重视,先后投入经费10多万元,库房条件好,设施好,有照片档案专用设备,档案库房做到“八防”,库房保管温湿度严格按照规范要求,使照片归档不会变色和损坏。

今后学校要做好照片档案的利用工作

保管档案的目的是为了档案的提供利用。在学校各项重大工作中(如学校重大活动、学校等级评估、评优创优等),要充分发挥照片档案的作用。除了有充分的文字证明外,还必须提供有说服力的照片证明,增强它的可信度。

学校每年都有重大活动,需要做好宣传工作,布置环境、营造氛围。如制作招生宣传广告栏,对学校进行美化包装,以吸引更多的学生到学校学习。这就需要张贴重要领导人来校视察的照片、校容校貌的照片、学校荣誉的照片、文体活动的照片等,使学校的“亮点”更亮,提高学校知名度。在校史室陈列学校历年来所获得的奖状、锦旗、匾牌和荣誉证书及其照片,让师生参观学习。在学校校庆期间举办校史展和出版画册,把不同内容的照片档案分门别类,展现学校多年的发展历程,使师生通过了解学校的发展变化而激发爱国爱校的感情。通过利用照片档案进行编史修志、德育教育、出版画册、对外宣传等工作,不仅使后人从中了解学校的发展历史、学校师生的成长历程,还能给人们留下深刻的直观印象。照片档案,积极地为学校各项工作服务。

学校照片档案是学校档案的重要内容,所以学校档案部门一定要规范管理,使之在学校教育教学、科研活动和各项管理工作中发挥更大的作用。

(作者单位:广东省佛山市惠景中学)