施工企业的局域网办公管理应用

吴洪林,潘 颖,况力新

(广厦重庆第一建筑(集团)有限公司,重庆 400053)

1 施工企业局域网存在的问题

2005年初,广厦重庆第一建筑(集团)有限公司四川分公司机关组建了小型的办公局域网。后来随着分公司规模的逐年扩大,到 2008年公司机关办公室同时在网微机数量最大时达到 40台。在分公司小型办公网络规模扩大的过程中我们发现,虽然组建了局域网,可以进行文件共享、打印共享、上网共享。但是在工作过程中仍然发现由于各类电子文档均分散存放在操作人员个人的电脑中,带来了几个突出的问题,大大降低了微机的使用效率,甚至存在信息安全风险。

(1)资料存放不安全。大多数人员对电脑的维护水平有限,往往容易造成计算机中毒、系统崩溃、非法侵入等安全问题,容易导致本地硬盘中公司重要资料遗失、泄露。

(2)信息无法充分共享。目前主要文件共享的方式,是开放本地共享文件夹或直接将文件从 A点传送到 B点。安全性差,操作麻烦,大量文件被重复拷贝,还会出现同一文件多个版本的情况,不利于信息的共享和管理。

(3)公司资料无法系统管理。分公司各部门的资料都是分散、独立储存,虽然公司对电子文档资料存放方法作了相应的规定但执行效果不佳;如遇到人员出差、休假、等情况,相关人员想要快捷的提取到资料比较困难。

基于以上几点我们认为,简单的局域网建设,满足不了分公司的工作和管理要求,分公司经研究成立了“信息小组”。决定创建一个符合公司文件存储、管理、共享、打印等需求的局域网信息管理系统。

2 信息管理系统功能设计与实施

2.1 以主要工作内容为结构的文件储存结构

按照公司组织机构,信息管理员对文件存储进行了规范性系统化的设置。每个部门在文件服务器的一级目录下设有一个部门文件夹,二级目录按照部门内主要日常工作内容对应设置工作文件夹,三级目录根据二级目录中每项工作所产生的主要资料内容来设置资料文件夹。将各部门的主要工作和必需与其他部门共享的信息分列储存,从而文件的储存更加系统化。

2.2 有权限的信息共享

按照公司组织机构,建立以工作岗位为名称的用户组。按照各部门、岗位的工作差异,授予各岗位不同的系统权限。各部门员工每人拥有独立的登陆帐号,根据所任职岗位,加入相应的用户组便可获得适当的使用权限。这样的授权方式减轻了系统管理员的工作量,使其能够在某岗位出现人员变更时,通过调整人员帐号到不同的用户组,快速准确地完成复杂的授权工作。同时控制了未经过授权的用户权限,使其不能直接浏览文件夹内容。防止了非法用户对文件夹造成恶意篡改,避免了重要数据的泄漏。

2.3 硬件配置

2.3.1 文件服务器

用一台 Compaq奔腾Ⅳ处理器台式电脑,安装Windows Server 2003系统用做文件服务器;文件服务器是整个信息管理系统的核心部份,包括了文件存储、资料权限共享、承载共享打印服务等功能。

2.3.2 网络结构调整

由于电脑数量不断增多,对Internet访问数据量也随之增加,所以取消了原来所用的D-LINK路由器,用一台 HP奔腾Ⅲ处理器迷你电脑,作为拔号上网代理服务器共享上网连接,以解决访问 Internet数据交换量过大路由器当机的问题。

购置一台 TP-LINK 16个端口专业交换机作网络交换。为了节约办公成本,充分发挥现有网络和硬件的功能,短期内不再添置打印机。现有打印机集中管理,通过文件服务器,作打印共享服务。信息管理系统网络结构图如图 1:

图1 信息管理系统网络结构

2.4 系统安全防护部署

在代理服务器上安装 ZoneAlarm防火墙及 NOD32杀毒软件,让代理服务器的防火墙过滤所有进入内部的数据。尽可能保障局域网内部的安全。在文件服务器上,同样安设防火墙,通过防火墙和 windows Server 2003的安全设置完全阻断文件服务器与internet的联系,更大程度上保证了文件服务器的安全。

同时,设置了自动备份功能,该功能将自动在文件服务器中备份指定的文件夹。而且,还安排系统管理员,每月用DVD光盘将系统中的文件作一次完整的镜像备份。

3 实施中的改进

经过努力,顺利完成信息管理系统建立。整个信息管理系统也开始试运行。基本实现了系统的功能设计。但也发现系统存在用户权限分配错误,和网络阻塞等问题。经分析原因,通过以下工作排除问题。

3.1 服务器工作文件夹功能设置及授权分配汇总表

用户权限分配错误,主要是由于分公司的用户和工作文件夹数量较多,没有统一的权限分配表达方式,系统管理员没能很好地理解各部门工作权限的分配方式,在授权过程中容易出现错误。

图2 服务器工作文件夹功能设置及授权分配汇总表截取图

因此,信息管理员提取了文件服务器上各部门文件夹的结构设置、文件存储内容等信息编制了《服务器工作文件夹功能设置及授权分配汇总表》,经过多次召开与各部门经理和业务骨干的讨论会,更加准确、合理的确定了各部门工作文件夹的结构,明确了授权分配方式。依据该表来指导信息小组进行文件夹的授权工作。具体格式如图 2。

3.2 安全使用微机与网络管理规定的制定,和检察制度的实施

发现网络阻塞来自于内部被病毒感染的电脑。经检查,局域网中电脑或多或少的存在安全问题。定期对内部电脑安全检查和日常工作监督,才是确保信息管理系统正常运转的关键。所以专门针对电脑容易产生的问题,制定了简单实用的维护、检查表格对使用电脑的员工进行培训,并要求他们按时对电脑进行“体检”和维护。

4 运行效果小结

通过对局域网的调整改进,极少的费用投入,局域网内部变得更加安全,电脑运行更加的稳健;公司的文件资料存储更加规范化、系统化,工作效率有很大提高;部门间相关数据、文件的共享更加便捷;打印机的集中管理,文件资料共享打印,也给公司节约了不少的日常办公成本。

同时部门内部资料存放是按照主要工作功能进行设置的,能够很好的集中反映部门内部的工作状态,便于部门领导及时督促、检查员工的工作完成情况,纠正工作中出现的问题。

更重要的是,由于信息管理系统的建立,而并非简单的系统硬件升级,更多的是着眼于对公司员工日常工作的分配和疏理;使部门内部管理更具条理性,信息的共享非常便捷,从而提高了团队整体工作效率。

通过提高全体员工使用局域网热情的水平,不断探索与完善,企业的局域网给其生产经营管理将带来更多的好处,也能够为更先进的信息系统的建立打下坚实的基础。

[1]戴有炜.Windows Server 2003用户管理指南[M].北京:清华大学出版社出版,2003