网络环境下设备维修的动态管理

王正聪， 马升灯， 沈水富

(浙江师范大学 设备与实验室管理处,浙江 金华 321004)

仪器设备是高校开展教学、科研和社会服务的物质基础.近年来，随着实验室仪器设备数量和使用频度的增加，设备的故障率和报修率增多，维修工作量也随之加大.为了保证仪器设备保持较高的完好率，许多高校都在探索设备维修的保障体系，例如建立校级维修中心[1]、招标定点维修单位、加强设备管理队伍建设[2]等，并且将仪器设备的运行状况作为实验室绩效考核的重要指标之一.

根据调查，尽管高校因学科专业发展、行政机构设置等差异，仪器设备的管理模式呈现多样化[3]，但维修管理工作通常实行校院二级管理，即设备保管人员提出故障设备的维修申请，然后所在学院(部门)初审，最后由学校设备主管部门审核是否维修，具体流程主要包含申报、审核、实施、验收、报销等几个环节.首先，在管理方式上，以手工填写、审核签字为主，辅之Excel，Word等简单的办公软件.这种方式使维修申请费时费力，各种信息反馈严重滞后，维修工作容易变成“马拉松”，影响了正常的教学工作[4]；其次，维修过程没有可靠的数据传递办法，信息随时间流失严重，最终报销时极有可能出现发票与维修设备不能对应的状况；再次，缺乏动态管理手段，管理人员不能随时了解设备维修进度，也不易统计和分析历史数据，影响了管理工作的效率和质量.而建设一个符合现有管理流程的设备维修管理信息系统，实现动态化管理，能极大地提高管理的工作效率和服务水平.

1 设备维修管理信息系统的设计原则

设备维修管理信息系统旨在利用校园网络的普及性，计算机数据海量存储、快速统计与自动分析的优势，实现日常设备维修管理工作的信息化、便捷化、智能化，并且进一步规范管理过程，提高设备管理和维修服务的水平.为了实现建设目标，笔者在系统设计时遵循了以下3个原则.

1.1 工作流设计要符合现有管理流程

系统主要功能是设备维修信息的管理，用户操作与数据传递应与现有的管理流程保持基本一致，同时要实现利用本系统进一步规范管理过程.笔者采用了工作流技术[5]，每件设备的维修事件都视为一个独立项目，又将每个项目分成申请、审核、实施、验收、报销5个阶段，维修项目在各个阶段使用不同的状态，其业务处理逻辑彼此独立又相互依存，并都具有数据流转和信息传递的机制.在系统设计时，充分考虑维修管理中各个阶段、角色、数据之间的联系，为它们之间的交互提供接口，以达到信息传递的完全或部分自动化，最终实现对整个维修过程的动态管理和智能控制.

1.2 尽可能地减少用户的操作障碍

设备维修管理信息系统的服务对象是全校所有教职员工，由于计算机操作能力参差不齐，系统使用也要求尽可能地简单方便.因此，本系统采用了常见的浏览器(Browser)/服务器(Server)模式，即校园网内任何一台计算机，只要有Web 浏览器，不需要安装其他软件，就能使用本系统进行设备的维修管理.另外,用户注册后可以直接申请设备维修操作，而无需管理人员对其账号进行审核，也有助于减轻用户初次使用时因管理模式变化而产生的抵触心理.

1.3 与现有仪器设备管理系统共享数据

许多高校都已经有仪器设备管理系统，用于设备档案管理，如设备增加、删除、调拨等操作.维修管理信息系统作为设备管理系统的一个功能扩展，管理的对象都是学校的仪器设备，两者的数据必须共享.浙江师范大学使用的设备管理系统是北京化工大学开发的“高等院校仪器设备管理系统”，通过开发数据维护工具将该系统中的设备库和单位库导入到维修管理信息系统中，并通过XML等技术实现了2个系统其他数据的共享.

2 动态管理信息系统的建设

浙江师范大学建设的设备维修管理信息系统采用B/S架构，具体又分为客户端、Web应用层、业务逻辑层、数据访问层和数据存储层.多层结构的设计降低了系统内部的耦合性，各部分相对独立，又能专注于特定的角色和功能，使各个功能模块具有更强的伸缩性、通用性、兼容性和重用性.系统开发基于.net技术，利用Visual Studio 2008作为开发工具，采用了Visual C# .net的开发语言和SQL Server 2000数据库，并结合ADO.net和XML,Ajax等技术.其中，XML可以让程序设计者根据需要自行定义标记、属性和描述法，从而使XML文件的结构可以复杂到任何程度[6].本研究应用XML技术实现数据集成，主要体现以下优势：1)设备信息、故障与维修信息的快速搜索；2)2个不同管理系统来源数据的集成；3)数据显示方式和接收方式的多样性.

2.1 系统的功能框图

设备维修管理信息系统包括用户管理、维修申请、维修项目审核、维修项目验收报销、数据综合分析、系统维护6大模块，如图1所示.

2.1.1 维修申请

笔者针对不同的维修对象将维修申请分为3类：1)有仪器设备编号的设备维修申请.用户只要输入所需维修设备的仪器设备编号，系统就会自动查询设备是否存在，并通过Ajax页面无刷新操作显示查询结果，如果存在该设备就会提供设备的名称、型号、保管人、维修历史等具体信息.用户输入故障原因和维修预算等信息后就完成了申请，这是最常用的申请类型；2)无仪器设备编号的设备维修申请.例如实验室电路改造、课桌椅修葺、遗失仪器设备编号的设备维修等，用户需要填写维修项目的名称、维修的内容、配件的规格型号、预算等具体内容；3)提交申请报告的维修申请.这类申请的特点是：维修金额大，需要主管部门协调、决策.这类申请除了网上申报外，还要求有书面材料.

无论何种类型的维修申请，系统都会自动生成唯一的ID，ID中含有申请类型、时间、流水号等信息，后续的数据传递、信息交互和状态管理等操作都围绕该ID开展.

图1 设备维修管理信息系统的功能框图

图2 维修项目审核结果页面

2.1.2 维修项目审核

维修项目审核是系统的核心功能，是用户权限分配和流程控制最复杂的模块.在本管理信息系统中，笔者仍然采用二级审核制度，即用户提出维修申请后，先由用户所在单位审核，审核通过后再由学校设备主管部门审核，同意后才能实施维修.

使用管理信息系统申请设备维修，申请人员不用四处找主管领导审核签字，节约了大量的时间.主管领导登录本系统后，会看到其所在学院(部门)的最新维修申请列表，点击项目ID号，就能查看该项目申请内容、设备信息、维修历史等，以确定是否同意该设备进行维修.同样，设备主管部门审核人员也可以及时了解各部门已经审核同意的维修申请项目，浏览各项目的详细内容，反馈是否维修的决定和具体审核意见.用户则可随时查看审核结果和具体意见，审核结果的页面如图2所示.

2.1.3 维修项目实施与验收

设备主管部门审核同意后的维修项目可以进入下一步的维修实施阶段，维修实施方式因设备类型不同而途径多元化.例如浙江师范大学计算机、打印机、普通空调、生化仪器设备等都有定点维修公司，用户直接联系定点维修公司解决；而有些大型设备则由用户联系生产厂商或者由采购管理部门通过采购招投标的方式解决.

设备经维修后，除了费用较大的项目需要主管部门组织验收外，大部分项目由用户自行验收.用户验收合格后，点击维修项目的验收操作，将维修工时费，材料(配件)的名称、型号、规格、单价等维修信息输入到管理信息系统中，系统会自动生成本项目的验收单.

2.1.4 维修项目报销

用户选择维修项目的报销链接，打印输出验收单，如图3所示的验收单1式3联，分别是财务联、主管部门联、送修单位联.验收单的财务联和发票需要用户及其所在单位主管领导签字，再由设备主管部门审核签字，然后送到财务部门从相应的经费中核销.最后，设备主管部门审核员在管理信息系统中输入已实施报销项目对应的发票号，标志着该项目已经完成所有的维修流程.

图3 维修项目的验收单

2.1.5 数据的综合分析

设备维修管理信息系统具备较强的数据统计与综合分析功能，根据用户角色合理分配不同权限.普通用户可以统计一段时间内自己申请的项目数，也能按项目的不同状态(如已审核、已验收、已报销等条件)进行查询；而设备主管部门审核员拥有最高的数据使用权限，不仅可以查询每个维修项目的状态，而且能动态统计每个部门维修经费的支出情况，某一类设备一段时间内的维修率等，对计算机、空调等设备还能细至具体品牌、配件.

2.2 维修管理信息系统的安全访问控制

为了确保系统的数据安全，笔者采取了多种控制策略：首先，在用户注册登录部分，采用Asp.net的HashPasswordForStoringInConfigFile方法，将密码、权限标识等信息加密成无序编码后存储；其次，数据库查询采取“SQL注入攻击”防范措施，并在数据操作部分尽量使用有条件的存储过程；再次，在许多关键操作页面增加IP控制策略和操作日志记录功能，以便在出现异常的情况下查找操作历史记录.3种措施相辅相成，基本上可以保障相关数据安全存储与使用.

2.3 用户的角色和权限分配管理

系统采用用户、角色、权限多对多的模式，一个用户可以被分配多个角色;一个角色也可以拥有多个用户.同理,角色与权限也是一样的.维修管理信息系统根据工作流程，自定义了普通用户、单位审核员、主管部门审核员、系统管理员4类角色，并为各个角色设置了访问权限，而用户根据职责需要，被指派为不同的角色，从而实现了用户与访问权限的逻辑分离[7]，这种角色和权限分配模式非常适合学校的机构和人事频繁变动的情况.维修管理信息系统有特定的机构单位、用户信息维护模块，可以随时调整任何一位用户的角色和权限.

3 设备维修管理信息系统的应用与评价

设备维修管理信息系统于2008年9月开始部署在校园网上(http://lab.zjnu.net.cn)，初期目标是实现对计算机、打印机、复印机、投影仪等电子设备维修的信息化管理，然后逐步推广至学校所有仪器设备.截止2009年12月31日，已有240余名注册用户，其中单位审核人员20多名，已申请的维修项目有1 200多项，同意维修的项目有1 000多项，已完成维修和报销的项目950多项，维修经费支出近50万元.

用户普遍反应使用管理信息系统后报修的工作量显著减轻，网上填写申请单与验收单较以往手工填写、再送到领导办公室审核的方式要方便许多；每次审核的反馈时间也大大缩短，有些项目当天就可以完成整个维修流程，设备维修管理工作的效率有明显的提高.而作为设备主管部门，系统的应用使维修管理工作更加规范化，过去用户嫌麻烦不申请就维修，或电话申请不办手续的现象都得到了有效遏制；所有工作人员能动态跟踪申请项目的状态，使维修工作更加透明化，加强了管理者与申请者的交流，提升了维修管理工作的服务质量.另一方面，有了大量的维修基础数据，通过数据挖掘和分析，能为一些决策提供支持.例如2009年初，笔者使用本系统中的真实数据，统计了2008年下半年更换率较高的投影仪灯泡和打印机硒鼓的型号，并对这些型号的配件进行招投标，最终的投标价格比平常维修时的价格有较大幅度地降低，节约了一笔相当可观的维修费用；另外，通过统计近一年来计算机维修的数据，管理部门能很客观地得出哪一年份购置或哪些品牌的机器维修率高、哪些部件易损坏、哪些维修费用支出大等信息，为设备主管部门的相关决策提供了详实的参考数据.

4 小 结

建设仪器设备维修管理信息系统，符合了当前设备管理部门规范管理、提高效率、提升服务的自身建设需求，能帮助管理人员及时监控维修项目的进展情况，实现对维修的全过程动态管理.该系统应用以来，用户普通认可网络化、信息化在设备维修管理工作中的优势，认为系统不仅便捷、高效、安全、规范，而且明显地提高了工作效率.当然也有不少用户在界面、可操作性、数据分析等方面提出了一些宝贵意见，因此在后续的研究和应用中，我们将继续完善系统功能，进一步优化数据查询模式，实现数据分析的可视化，并且要使管理信息系统的操作更加人性化.

参考文献：

[1]张晓蓉.仪器设备维修管理的再思考[J].实验室研究与探索,2005,24(8):119-121.

[2]高春花,张萌.实验仪器设备维修基金的建立与实施效果[J].实验技术与管理,2003,20(3):141-144.

[3]陈小飞,洪彬,邓白平,等.当前高校仪器设备管理模式改革探讨[J].实验室研究与探索,2008,27(12):155-157.

[4]银玉兰.高校实验室仪器设备的维修管理[J].中国现代教育装备,2006(4):13-15.

[5]胡乃平,王红,马海菊.基于WEB的工作流技术在企业中的应用[J].微计算机信息,2007,23(9):28-29.

[6]邓子祥.基于网络和数据库技术的设备维修管理技术研究[J].广西轻工业,2008(1):75-77.

[7]姜俊杰,战仁军.武警后勤装备维修管理系统RBAC的设计与实现[J].国防技术基础,2008(2):51-53.