高校图书馆在网络环境下书商主动配送采购模式探讨

洪诗玲

南京财经大学图书馆

〔江苏省南京市 210003〕

在当今“知识激增”的信息时代里,高等教育得到飞速的发展,并对高校提出了更高的要求,特别是对文献资源的配置和利用等。一方面,当前图书(包括电子版和纸质版)发行市场空前繁荣,文献资料的半衰期日益缩短,图书资料的价格不断攀高,高校图书资料经费比较紧俏;另一方面,采购回来的资料又出现上架后有时借阅者不多,甚至会出现无人问津的现象。如何解决这种矛盾,是摆在当前高校图书资料采购的一项紧迫任务。而网络环境选荐图书和书商主动配送的现代新型采购模式,正是解决这一问题的妙方。笔者对该新模式作如下的探讨与分析。

一、网络环境下书商主动配送现代新型采购模式与传统采购模式的区别

新模式与传统模式的区别在于:第一,理念先进。新模式是在网络环境下依托实物样书为平台,走向市场、参与竞争,以市场为导向、以读者为本,一切为了读者科学发展观的现代理念。新模式对读者有广泛参与性,对购书有明确的针对性,对图书馆事业有重要的科学发展性。而传统模式是封闭的自我服务理念和守株待兔的陈旧运作方法。第二,组织形式先进。新模式是点到点地服务,读者与书直接面对面的采购组织模式。而传统模式是层层申报、多头管理,图书选荐对象窄而单一的组织形式。第三,目的先进。新模式能主动地最大限度满足读者对科技图书类载体的需求。传统模式是消极面向社会供应科技图书商品,一般以新华书店为承载体。第四,技术手段先进。新模式采用高科技的现代信息化技术和现代物流管理技术,淘汰了传统费时费力的手工操作。第五,主要功能先进。新模式的主要功能包括采购信息、配送、包装、装卸、运输、保管等。而传统模式的功能是图书的验收入库、储存保管、搬运装卸和发货等。这表明新模式是与社会需求进行有机联系的,避免了传统模式的孤立性和不连续性。

二、网络环境下书商主动配送图书的实施方法

(一)利用网络环境进行图书资料的选荐

采访部门要充分利用现代网络技术把书商的电子目录按学科系统划分,将它上传到图书馆的主页上,便于读者对图书资料进行比较访问。访问对象是图书馆的所有读者,他们可以随时在图书馆的网页上进入新书电子目录,根据学科和专业的特点及读者的需求来参与选荐图书资料,然后图书馆采访部门将收集到的读者对图书选荐信息,并结合图书馆的馆藏特色和主体发展方向加以整理、分析、汇总,再将信息结果反馈给书商进行样本配送。其访问流程见“图1”。

图1 网络环境下图书资料信息访问流程图

(二)书商主动配送图书服务

所谓书商主动配送图书服务,就是图书馆给书商设置一个面积较大的样书阅览区,书商主要根据馆方采集整理的信息免费配送样书,在不加工的条件下直接将样书按类上架供所有读者选荐图书阅览(不外借)。但要给本样书套上一个保护书籍的透明塑料书皮,并在书皮上加插有签名留言的白纸,供读者阅览后签名留言。在图书馆与书商双方配合管理下,样书陈列一定时间后,馆方工作人员清理图书,并将收集的读者信息(选荐信息和留言信息)汇总,结合馆藏情况通知书商购买相应数量的复本,同时将不需要的样本图书由书商收回,随后对购进的图书进行读者借阅信息跟踪调查,以便进一步改进完善。其流程如“图2”所示。

图2书商主动配送样书流程图

三、网络环境下书商主动配送图书采购模式的优势

(一)避免了采购图书的盲目性

借助网络环境平台的书商主动配送服务,使图书馆采访模式实现了一场深刻的变革,确定了全新的流程化采购模式。它不仅是图书采访手段上的变化,更重要地是它将图书采访从传统手工模式转变为先进的网络化模式与书商主动配送图书服务相结合的模式。这种新的图书采购模式:一是突破了旧的传统模式,以无形的、实时动态的网上采购,与图书实样加动态分析代替了传统有形的、静态的采购。二是利用网络环境使采购业务处理更易于异地化、远程化,不再受传统采购模式下的时空限制,并且结合书商主动配送服务,能使馆方和读者都可以直接看到图书,馆方能及时了解读者对图书的反应,并根据相关信息准确地判断图书有无入藏的价值,能更科学地做出购书决定,有效地避免了“隔山买牛”等问题。

(二)提高了采购效益

新模式采购提高效益的主要表现为:(1)利用网络检索途径多样化,用户可从书名、著者、出版社、关键词等多种途径入手进行检索;另外,网上书目信息的提供之多、之快,是传统印刷型书目望尘莫及的。(2)新模式使书目的传递和录入时间、订单的传递时间和图书的验收时间缩短了20%～70%,使图书采购周期显著缩短。(3)新型模式采购无需采购人员填写订单和查重等烦琐又易出差错的工作,只需点击所选图书书目,通过计算机与馆内图书数据库进行比对,就能自动生成无重订现象的订购单。采购人员还可以直接查看到是否有重名新版、重订现象和同类书、同名书等的馆藏情况,大大提高了购书准确度。(4)新型模式采购时间短,资料的配送更为及时、准确。(5)新型模式能使馆方及时地了解读者对配送图书的反应情况,掌握图书资料的总体购置动态,进一步提高了采购效益。

(三)提高了图书资料调查访问力度

“访”是“采”的基础,然而在传统的图书采访过程中,“访”的力度是不够的,这有许多原因,其中最主要的一点是图书馆工作人员缺少与读者直接交流的机会,还有不参与教学和科研等,所以许多读者需求得不到及时地反馈。而现在,采访人员充分利用信息技术手段,加大了图书资料的宣传和调查访问的广度和深度,充分调动了读者的积极性和扩大读者对图书选购的参与性,使所有读者都参与选荐图书,使图书采访部门能真正获得读者的真实需求。

(四)提高了图书馆的藏书质量

衡量高校图书馆是否强大,不再是只看它的藏书规模和藏书量,而关键是藏书质量。在繁杂的图书世界里,如何“精、准、好、快”地选购高水平、高质量图书,是保障藏书质量的重要环节。当前形势是:首先,学科间的相互交叉和渗透,使同种图书所含的信息纷繁复杂,专业文献量呈分离耗散状况,增加了分析评价和鉴别选择的难度。其次,出现了粗编滥抄和乱出书的现象。再次,传统指定选荐图书的教师,因为知识面窄,或教师本身头衔多、事务忙,存在着对选荐图书的积极性不高等问题。而网络环境下书商主动配送这种动态性的全方位、高效、高质量的全新图书采购模式,就能使图书采购真正做到“精、准、好、快”,提高图书馆的藏书质量和使用效率。

四、图书采购新模式的实施策略

(一)寻找合适的合作伙伴

图书馆应挑选实力雄厚、信誉良好、诚信度高,有相当规模的书商为合作伙伴。因为书商信誉的好坏会直接影响着图书馆信息资源建设任务的完成效率,还涉及到图书馆建设的质量。主要考察:(1)书商的经济实力与经营理念。书商的经济实力是其对图书馆服务承诺的保障,其经营理念则是对图书馆服务承诺的概括和升华,其经营理念可以反映出书商所能提供的信誉保证和诚信水平。(2)书商所在的地理位置。图书馆在信息资源建设过程中,需涉及物流问题,书商所处地理位置对其提供图书的能力有一定影响。(3)书商所能提供的出版信息及格式等的规范性和兼容性。(4)书商应具备运输合理化、仓储自动化、包装标准化、装卸机械化、加工配送一体化、信息管理网络化等现代物流管理系统,以便实现双方信息采集和识别的自动化。

(二)全面了解书商的服务质量

书商服务质量的优劣,在很大程度上直接影响着馆藏建设和读者服务的质量。全面了解书商的服务质量具体做法是:图书采访员应经常和书商取得联系,馆方应建立较详细的书商信息库,定期记录他们的服务质量,如图书到书率、书目数据、供货周期和双方信息互动等,并进行统计分析,为正确掌握书商的服务质量提供依据。

(三)要有一个现代化的网络基础设施

实现网络环境下书商主动配送新模式,要加快建设高速宽带互联网,使网上信息交流发展具备良好的网络平台和运行环境,提高网络速度及工作效率,以满足新采购模式和建设高水平高质量图书馆的要求。

(四)要有一批具有较高素质的管理人员

样书陈列阅览是需要责任心强、文化素质高和工作经验丰富的图书馆工作人员才能胜任。采购(访)员、图书馆工作人员和书商之间应保持经常互动、沟通,并对样书陈列阅览情况、网上订购信息和信息发展趋势等进行动态分析,以便随时纠正采购误差,杜绝漏订、重订等浪费现象。

五、结论

综上分析,可以得出网络环境下书商主动配送新模式是当前高校图书馆图书采购的最有效模式。它既节省了时间和经费,也缩短了购买图书的周期,提高了图书的利用率,又能根据各馆馆藏特色进行持久性的资源建设,使图书采购能够显现出“精、准、好、快”的新局面,保障图书馆的馆藏质量和服务水平得到提高,使图书馆的合理化资源建设更上一个新台阶。

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