房产档案管理与利用的几点建议

王鹏

（哈尔滨市房产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

房产档案是政府职能部门依照《中华人民共和国档案法》及相关法律规定，代表国家管理房地产在所有权及相关权利进行交易、登记、确权等管理活动中形成的，反映权利人房屋自然状况及土地使用状况，应当归档保存的各种载体的文件材料。这些文件材料是房产行政管理法定职责的体现物，能合法的证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，具有法律凭证价值。从而成为房地产产权界定的有利存证，为实施产权管理和产权保护提供了可靠的法律保障。因此，做好房产档案工作对稳定社会，解决民事纠纷，明确产权具有现实意义，同时做好房产档案工作为领导决策、研究房产政策，搞好房产管理，乃至房产志的编写均具有深远的意义。

一、管好房产档案是做好房产管理工作的基础

房产档案的管理质量是检验房产行政管理部门工作流程是否规范化、标准化、科学化、现代化的依据，管理好房产档案也是围绕建设和规范房产管理市场，优质高效地为民服务，全面推进房产事业为三个文明建设服务的进程。为此做好房产档案管理工作必须坚持“四个到位”。

（一）领导重视到位

领导重视是做好房产档案工作的关键，只有领导重视，才能把房产档案工作纳入机关各项建设的重要议事日程；只有领导重视，才能构建良好的房产档案工作平台，搭班子，挂牌子，加大房产档案工作的投入力度，改善房产档案的保管条件，为档案工件者创造良好的工作环境。同时为档案管理工作奠定扎实的基础。

（二）宣传工作到位

做好档案宣传工作是做好机关档案工作的前提。房产档案工作是房地产行政管理部门工作的重要组成部分，房产档案来源于各部门，同时也服务于各部门，做好房产档案工作必须赢得各部门的支持，因此我们必须以《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》等档案管理法规为依据，以利用房产档案的典型事例为导向，大张旗鼓的采取机关内部刊物、宣传栏、报纸、广播、电视、举办培训班等形式广泛宣传房产档案工作的重要性，通过宣传，进一步增强全员档案意识，形成做好房产档案工作共识，达到齐抓共管之目的。

（三）制度建设到位

健全一套完善的房产档案工作管理制度，是做好房产档案工作的有效保障。没有规矩不成方圆，制度是约束人们行为的准则。因此我们必须建立和完善一套完整的房产档案管理工作制度，如房产档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、移交、鉴定与销毁、保密、专兼职档案人员的岗位责任制以及房产档案工作的奖惩制度等。制度的建立一定要落到实处，做到有法可依，有章可循。

（四）业务工作到位

做好房产档案的业务工作，是及时准确地提供档案为各项工作服务的基础。只有认真地做好房产档案业务工作，才能提供完整、系统、准确的档案，为各项工作服务。因此，就必须用科学的理论、规范的方法做好房产档案工作。首先，房地产行政管理机关档案室要编制房产档案分类方案，制定文件材料归档范围，保管期限表；其次按规定要求做好文件材料的收集、整理、编号编目工作，确保房产档案文件材料收集齐全、分类科学、组卷合理、编号正确、保管期限划分准确、书写认真、装订整齐、目录编制科学；第三，健全档案工作台帐，做到帐物相符。只有这样，才能夯实档案工作基础，才能有效地推进档案管理工作的现代化进程。

二、开发房产档案信息是做好档案工作的目的

搞好档案工作的最终目的是充分发挥档案信息为三个文明建设服务。档案只有在服务中才能实现其自身的真正价值。为此，必须抓住服务这个主旋律，积极做好以下几项工作。

（一）更新知识，推进档案信息管理标准化

档案信息管理标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。其内容归纳主要有以下五个方面：（1）档案信息采集标准化；（2）档案信息存储标准化；（3）档案信息管理标准化；（4）档案信息网络标准化；（5）档案信息管理软件标准化。以上是做好档案信息化服务的前提和基础。

（二）转变观念，建立档案信息数据库，运用现代信息技术管理档案

随着现代科技的飞速发展，计算机技术的应用已经渗透到社会经济文化生活的各个领域。计算机管理信息系统和办公自动化系统极大地提高了各级管理部门的管理水平和工作效率。计算机网络的迅速发展，大大推进了社会信息化的进程。随着机关办公现代化的要求，计算机管理档案已是一项新课题。应用计算机开发管理档案，主要是为了提高查询与管理的效率和准确度，更好地利用现有资料，方便老百姓，以有效解决长久以来的“瓶颈”问题。档案计算机管理系统将集房产测绘、审批、开发、售房、物业、拆迁、旧城改造等于一体，切实解决现存的问题。因此计算机的介入，直接取代了人工管理、人工检索、人工查阅档案的落后管理手段。建立档案信息数据库，就是把传统档案信息输入计算机，由计算机提供查询并直接提供档案信息为领导决策服务，为部门工作服务，为老百姓服务。建立档案信息数据库。一定要做到方法统一，层次清楚，结构合理，体系完整。数据库的内涵具体可分三个层次：（1）档案目录数据库，即档案目录中心，档案目录有全宗级、案卷级和文件级，这是实现档案信息化最为便捷有效的途径。（2）档案全文数据库。这是档案数字化的核心，当然不是所有档案都能数字化，我们要把重要档案，即永久或长期档案转化为数字化，档案全文数字化，它可以直接提供全文为各项工作服务，实现档案信息资源共享，同时，也是有效地保护好档案原件。（3）档案编研成果数据库。这是代替资料原件直接提供利用的有效途径。

（三）资源共享，充分利用档案信息网络化

档案信息利用网络化是指充分利用现代化设备和网络技术，实施档案信息网上查找，咨询和直接提供利用的过程，它是档案信息数字化的主要目的，也是档案信息化的重要标志。利用好档案信息网络化，主要有以下几点优势。一是效率高，速度快，直接为利用者提供档案信息；二是信息资源能得到有效利用，实现资源共享；三是异地远程便捷，为利用者提供档案信息；四是个人可以在各自终端同时查找并利用同一份档案；五是快速浏览和搜索功能。加快档案管理信息化建设，是提高机关办事效率，提高工作质量的重要保证，是档案工作发展的必然趋势，机关档案工作一定要以档案信息化服务于全社会为目标，不断推进机关档案工作再上新台阶，使档案信息工作更好地、有效地服务于“三个文明”建设。

三、房产档案的管理利用具有维护正常的金融秩序和社会稳定的功能

随着市场经济的发展，以房地产设定抵押贷款的行为日益增多，并且由于房产的所有权性质的多样化，房地产纠纷呈上升趋势，常常因此引起单位与单位之间、个人与个人之间。单位、个人与银行、信用社之间债务纠纷、房产纠纷、刑事案件的发生，房地产档案的利用率迅速增长。档案部门只有充分发挥档案利用实践这一重要中介环节的优势，加快开发档案信息资源，及时满足社会各界利用者的需要，才能充分发挥房产档案馆的社会功能。