初探高职院校档案管理的信息化建设

陈小芳

(湖南大众传媒职业技术学院 传媒管理系，湖南 长沙 410100)

高职院校的档案管理是指：高职院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]由此可见，档案管理工作既是高职院校教育管理的一个重要的环节，也是高职院校管理工作的一个重要的组成部分。它不仅反映了学校教学、科研成果的取得，还记录着高职院校的建立、建设和发展的历史全过程，是还原学校历史面貌的一项重要工作，因此，档案管理工作也是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据。特别是在教育部对高职院校的教学水平评估和高职院校的进一步合并、升级过程中，档案管理工作发挥着越来越重要的作用。

一、提高高职院校档案管理的信息化意义

由于高职院校大多都是由原来的中专学校通过合并、升级成立的，档案管理工作的设施和管理水平与一般本科高校存在着较大的差距，特别是信息化程度更是远远落后。而高职院校仍然处在发展和变革的过程之中，提高高职院校档案管理的信息化工作对学校的改革和发展有着重要而深远的意义。

(一)提高档案管理的信息化符合社会发展趋势

随着国家对职业教育的重视和投入的逐步提高，高等职业教育迎来了发展的黄金时期，而伴随着高职教育规模不断扩大，档案的类型和总量也越来越多，管理的工作量和难度也越来越大。面对海量的档案信息，单靠传统方法进行分类、整理、保存难以适用信息化社会的需要。近年来，国家相关部门明确提出大力开发高校档案信息资源、加快高校档案信息化建设、加快现有档案的数字化进程的要求，从而确立了高校档案管理工作信息化建设的基本方针和基本途径。我国高校档案管理信息化的建设正是在这一社会背景下提出来，这是信息社会发展的必然结果。21世纪初期，高校开始了大规模的建设改造，其中校园网络化建设程度也不断提高，实现了高校档案信息化建设由理论向实践的跨越。因此，进一步提高高职院校档案管理的信息化水平符合信息化社会和高校教育管理信息化发展的总趋势。[2]

(二)提高档案管理的信息化有利于加强学校管理

高校档案管理工作是高校教育管理中的一项重要工作，且高校的档案管理涉及教学、科研、学生、教师等许多要素，因此高校档案管理的信息化水平提高必然促进教学管理水平的提高。高校档案管理部门大力推进管理创新，加大信息化建设力度，可以进—步规范管理流程。提高工作效率，节省人力物力。高校档案管理信息化是新形势下高校档案工作发展的趋势，也是推进高校管理现代化进程的现实选择，加快高校档案的信息化建设，对于高校管理水平的提高具有重要的意义。在某种意义上，档案信息化程度是衡量高校现代化程度的一个重要指标，档案信息化建设是现代高校组织管理人事工作、教学和科研等各项工作顺利开展的前提和基础，是促进高校更好地发挥其教学、研究和服务社会职能的重要途径。

(三)提高档案管理的信息化有利于增强档案利用率

档案的一个重要的功能就在于信息资源的再开发利用，推进档案管理的信息化可以让休眠的档案更好的为学校的建设发展服务。在传统档案管理方式中，档案一旦归档，就很少会再调出，其主要原因是传统手工存档方式的低效率。而一旦采用信息化的存储方式就很容易查找、利用。信息化彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变，推进管理部门更好地服务学校中心工作，更好地服务教学科研活动。高职院校正处于飞速发展的时期，对档案的利用更加频繁，信息化的档案管理体现出功能强大、效率极高的优点，既可以具体查找，又可以模糊查找，并即时打印、输出、发送，实现真正意义上的档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域、时空限制，只要是系统允许的合法用户就可以随时检索利用，大大提高了档案的利用效率和利用价值。

二、高职院校的档案管理信息化现状

(一)对档案管理信息化认识不足、观念落后

信息管理是高校信息资源现代化的重要组成部分，高职院校档案工作的内容与形式需要不断创新、与时俱进。许多高职院校对档案管理工作的重要性认识不足，缺乏系统的认识和理性的思考。甚至有的学校认为档案管理工作无足轻重，无非就是整理资料之类的事情，无需大力重视。有的学校档案管理工作人员并非专职的档案管理人员，档案管理工作只是兼职工作之一，做好做坏无关紧要，对个人的绩效考核、学校发展没有什么影响，因而在工作中表现为冷漠、消极的工作态度，这些因素都直接影响了高校档案管理信息化程度的深入。作为对高职院校档案管理工作具有直接推动作用的高职院校的领导们并未将档案资料作为一种促进高校、教师发展的重要资源来认识和利用，对于档案工作及其管理信息化的重大意义认识不足。使得档案管理工作依然停留在建档、管档的初级管理水平上，忽视了档案信息资源的开发和利用，许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被无人问津，不能发挥其应有的作用造成了资源的极大浪费。

(二)档案管理信息化基础设施建设薄弱、投入不足

档案管理工作在高校的教学管理活动中处于一种服务性、辅助性的工作，在学校的发展和管理活动中虽然不发挥直接作用，但对其的投入、建设也不仅是靠买几台电脑这么简单，必须是整个学校的教学、科研等管理活动都全面实行网络化、信息化，档案管理的信息化才算健全。因此，档案管理的信息化建设是一项渐进的，难以马上见成效的工作，而高职院校的发展处于扩张式的发展阶段，资金面临较大的缺口，这些都限制了档案管理的信息化建设。有很多学校的档案部门没有配齐足够的档案工作设备设施，如专业的库房管理设备和计算机、档案管理软件等信息化建设必备工具，从而使档案数字信息化建设成为空谈。即便是已经进行信息化建设的学校，目前也只是停留在利用档案管理软件进行目录级管理，实现档案“案卷目录”、“卷内文件目录”的录入以及部分公开档案资料的查询，距离全面的数字化档案馆(室)建设，实现档案资料的数字化保存、检索和查阅还有很长的路要走，大量的工作需要逐步开展，持续推进。比如对保存时间久远的陈年档案应该进行抢救性的数字化录入、复制、保存工作；对照片、声像、基建类等档案资料进行全面科学整理的数字化进程等。[3]还有的网络安全设施不配套，档案管理存在一定的安全漏洞，造成档案信息化管理的安全隐患，同时不少高职院校档案馆普遍存在缺乏软硬件配套，档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关配套软件等比较匮乏，即使有的高校配备了相关的软件，但由于彼此不配套，或者缺乏兼容性，功能发挥有限。

(三)档案管理人员信息化管理水平有待进一步提升

高职院校的档案管理工作在一定程度上为教学、科研和管理服务的职能还不充分和全面，许多档案信息仍然除于一种“休眠”或“半休眠”的状态。档案管理的工作人员处于被动服务的状态。由于一些档案管理人员并非专职和专业的档案管理人员，缺少足够的专业知识，在日常工作中会出现一些诸如归档分类不够准确、部分大类归档资料不完整、履行各种手续不完备等情况，甚至由于缺少和外界必要的沟通交流，出现问题时不知道该如何处理，束手无策的现象。由于本身素质的不足，对档案的开发、利用更是无从谈起。

三、加强高职院校档案管理信息化建设的建议

(一)强化认识、加强领导。进一步提高高校的教育管理能力和管理水平的一条重要途径就是要更好的实现管理的信息化。作为高校档案管理的院校领导应充分认识到信息化管理的重要性，档案管理的信息化对高校的教学、科研、管理有着不可替代的作用。对档案管理的信息化建设要加强领导、把这项工作作为重点工作来抓，对参与档案管理信息化建设工作的人员要强化认识，落实责任，进一步解放思想，分阶段、分步骤、有计划、稳步的推进档案管理信息化的进程。[4]档案管理信息化的最终目标在于有利于档案资料的再开发、再利用，高职院校应统一统筹，合理开发，促进档案管理对学校管理、发展的服务功能。

(二)统一标准，实现资源整合。信息化是建立在一定的规则和标准之上的，可以说没有标准就没有信息化。由于高职院校的建立普遍存在联合、合并等形式，因此高职院校的档案管理模式和标准也是五花八门。由于没有统一的标准和规范，造成档案信息的归类、传输、接收、检索的难度加大。档案信息化的核心是建立适应档案信息资源数据库，档案信息资源建设水平直接决定档案信息化的内在质量，关系到档案资源的有效开发与利用程度，而这些都必须依靠信息资源的有效整合。[5]高职院校要加强规范制度的建立，重新对原有资料进行信息化的改造，使档案资料的收集、整理、归档、利用有章可循，促进档案管理信息化建设的提高。

(三)加强信息化人才队伍建设。要加强对信息化建设的人才配置研究，在加强业务培训，提高现有档案管理人员素质的基础上，根据档案管理信息建设的需求，配备相关的计算机与网络技术人员，使档案管理信息化工作的各个环节都有必要的人员保证，以强大的人才队伍配备，加速高校档案管理信息化工作进程。档案信息化建设的人员必须是既具备档案管理方面的知识，又掌握计算机、信息管理、网络技术的人才。同时应优化人才结构，调整组织管理方式，确保优秀的人才进得来，留得住。

(四)加大档案管理信息化的资金投入。任何建设都离不开资金的投入，高职院校档案管理信息化建设需要大量的计算机、网络等硬件及配套管理软件，这些都离不开资金的支持。同时档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，这就要求各个学校建立长期、可持续资金投入方式。首先应依靠国家财政资金，将信息化费用列入到学校的教学管理、建设发展项目之中。其次，学校应积极自筹资金，提高信息化水平，将一些有价值的信息有偿对外开放，利用获取的经济利益促进档案管理的进一步发展。

[参考文献]

[1] 胡政. 浅谈高职院校档案管理[J]. 当代经济，2008(8).

[2] 芦忠扬. 试论高职院校档案管理与信息化建设[J]. 教育教学论坛，2010(19).

[3] 何强，杨凌云. 加强高职院校档案信息化管理对策的研讨[J]. 科技信息，2010(33).

[4] 李徐梅. 浅析高职院校档案信息化建设[J]. 北京电力高等专科学校学报(社会科学版)，2010(7).

[5] 柴坤. 高职高专院校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J]. 洛阳理工学院学报(社会科学版)，2009(3).