关于加强高职院校档案工作的思考

倪 易

(湖南大众传媒职业技术学院 产业管理处，湖南 长沙 410100)

我国高职院校档案管理工作随着高等职业教育的发展而发展，但相较于其他行业领域，存在一定的滞后性。滞后并不代表这一工作不重要。当前高等职业教育发展迅速， 2009年，高等职业教育在校生人数达882万，占高等教育比重为44.4%，[1]如何做好高等职业教育的档案管理十分重要。笔者认为，从新闻传播学视域对其进行思考，能较好地达到目的。

一、何事：高职院校档案管理要有自已的定位

高职院校档案管理工作的定位需要借鉴《档案法》和《高等学校档案管理办法》。依据《档案法》，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。依据《高等学校档案管理办法》，高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。《高等学校档案管理办法》还将文件材料的归档范围分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等11类，并明确提出高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。高职院校作为高等学校的一个类型，在档案管理方面，应该根据自身的办学特色，确定自已的定位。职业教育是高职院校相较于其他高等学校的一个重要特征，因此，职业教育相关档案的整理归档是高职院校档案管理定位的一个重要因素。笔者试着将高职院校档案定义为高职院校围绕职业教育，从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

二、何时：高职院校档案管理要发挥后发优势

高职院校档案管理工作的滞后性，已经成为各个高职院校档案管理工作的明显劣势，相关研究人员纷纷以此为题进行了讨论梳理。山东商业职业技术学院的助理档案官员杨帆，在《高职院校档案管理工作的认识与思考》[2]一文中认为大多数高职院校是合并组建或者由中专学校直接升格而成的，内部情况比较复杂，而且由于建校时间较短，在文化底蕴等方面与本科类院校尚存在一定的差距。表现在档案管理工作方面就是缺乏成熟的管理经验，制度不完善，管理手段比较落后，科学、规范化程度不高。具体体现为全员档案意识不够强；管理体制机制、组织机构不健全；档案编研、开发利用较弱；人员素质不高；投入不足，档案信息化建设相对滞后等现象。这些都严重制约了高职院校档案管理的建设和发展，与高职院校自身全面内涵建设不相适应。对于这一情况，笔者认为完全可以辩证地看待，将劣势转发为优势，也就是说，高职院校的档案管理完全可以实现后发赶超，在“一张白纸”的基础上，直接实现跨越式发展。浙江金华职业技术学院严旭萍以该校档案管理跨越式发展经验为素材，撰写的《高职院校档案管理的后发优势——高职院校档案工作实践的新路径》，提出高职院校从中职向高职转型的过程，档案工作也要转型升级，与高校接轨，并要发挥后发优势，从“零”起步，抢占高地，建立档案信息网络系统，实现档案信息管理网络化。[3]

三、何地：高职院校档案管理要注意自身特色

高职院校的档案管理工作，既要注意借鉴一般档案管理工作特别是高校档案管理工作的共性与经验，更应该强调自身的特色。高职院校档案管理的特色在于其不同于一般高校的办学模式，决定了其档案管理的重点不同，不论是从高职院校评估的功利角度，还是从遵循职业教育规律的角度，高职院校档案管理都应该注重职业教育相关档案的管理。

高职院校职业教育相关档案管理体现在实践教学档案上。实践教学作为高职院校培养学生的主要途径，己逐步在高职院校建立起了独立于一般高校的教学体系。实践教学档案的管理，至少应包括：实验室、实训基地的基本情况，如建设情况、资产(仪器)资料及管理材料等；实践教学文件、规章管理制度；实验、实习(训)教学大纲(计划)、指导书等资料；实验、实习(训)活动记录；学生职业技能考核记录；学生实验、实习(训)报告。[4]高职院校实践教学档案的管理，可以利用国家、省市技能大赛的档案资料，如获奖证书、获奖作品、获奖学生资料等，加以整编开发，制作成画册；把学生在著名企业实习实训的档案资料做成电子档案，放入学院网站，滚动播放，提高高职院校在全省乃至全国的知名度和美誉度；[5]如果在学生档案中加入学生实习实训方面的档案，如技能大赛作品照片、获奖情况，学生个人实习计划、实习单位对学生实习的鉴定表，学生实习实训总结等，不仅能丰富学生学籍档案，也能帮助用人单位更直观地了解学生实际工作能力，选择适合来本单位工作岗位要求的学生，提高毕业生就业率。[6]

四：何人：高职院校档案管理要走专业化道路

高职院校档案管理工作不论是实现后发赶超还是办出自身特色，都需要依赖高素质的专业化管理人员。而当前的情况是：在高职院校建设中，档案部门是非职能部门，档案工作很容易被忽视，所以档案人员的业务培训、专业知识更新等往往得不到很好地落实。不少档案管理人员缺乏专业知识，缺少学术研究和计算机管理的基本能力，其整体素质很难适应新形势对档案工作的要求，阻碍了学校档案工作向更深层次、更高标准的现代化方向发展。[7]广东高职院档案岗相关情况调查表明：高职院校档案管理工作人员专业背景中档案学比例占到42.1%，[8]看似很高的专业化程度，其实，还是存在着问题。

日本管理学家大前研一在《专业主义》第一章《你够专业吗？》中认为，专家要控制自己的情感，并靠理性而行动，他们不仅具有较强的专业知识和技能以及较强的伦理观念，而且无一例外地将顾客放在第一位，具有永不衰竭的好奇心和进取心，严格遵守纪律。以上条件全部具备的人才，我们才把他们成为专家。[9]而广东高职院档案岗相关情况调查表明：高职院校档案管理人员中只有10.5%的人认为档案管理工作地位较好，只有5.3%的人喜欢档案管理工作，有52.7%的人表达了自已的转岗意愿。[10]

有些专家认为：档案人具有忠于职守，淡泊名利的优良品质，但思想观念保守，不能适应新形势、新任务的需要。有的档案人撰写论文或是学术交流发言，总是强调客观条件困难，就是不讲档案人的“思想困难”。也有专家认为，讲问题、讲困难是一些档案人是对档案工作现状有所反思的结果，也是档案人的一个进步。但最可怕的是少数档案人安于现状，不思进取，无所用心，面对档案工作发展的新机遇、新挑战、新思路、新举措，只会做“减法”，不会做“加法”。实践证明，高校档案工作改革发展的最大障碍是档案人的“思想瓶颈”。[11]

五：为何：高职院校档案管理具有重要意义

高职院校档案管理工作的重要意义，首先体现在做好此项工作是贯彻落实《档案法》和《高等学校档案管理办法》的重要举措，是完整真实地记录我国高等职业教育发展历程的需要；其次，做好高职院校的档案管理工作，不仅能够及时有效地对我国高等职业教育整体情况进行反思，以期能够发现并解决其发展过程中存在的问题，高职院校个体还能对自身职业教育的办学理念、教学模式等，从过去的档案中吸取经验教训；最后，这份工作对高职大学生也具有重要意义，是他们人生经历的重要组成部分。

[参考文献]

[1] 教育部. 全国教育事业发展统计公报(2000-2009)[EB/OL]. [2010-07-12]. http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4958/list.html.

[2] 杨帆. 高职院校档案管理工作的认识与思考[J]. 山东商业职业技术学院学报，2010(5).

[3] 严旭萍等. 高职院校档案管理的后发优势——高职院校档案工作实践的新路径[J]. 高校教育研究，2009(1).

[4] 张建斐. 高职院校教学档案管理初探[J]. 浙江工商职业技术学院学报，2004(2).

[5][6] 谌海珍. 论高职院校实习实训档案资源的开发与利用[EB/OL]. [2010-09-30]. http://ju.hn-archives.gov.cn/instShowNews.asp?id=377.

[7] 常燕虹. 提高高职院校档案管理水平的几个问题[J]. 延安职业技术学院学报，2009(4).

[8] 广东高职院档案岗相关情况调查[EB/OL]. [2011-06-03]. http://www.sojump.com/report/796956.aspx.

[9] 大前研一. 专业主义[M]. 北京：中信出版社，2006: 44.

[10] 广东高职院档案岗相关情况调查[EB/OL]. [2011-06-03]. http://www.sojump.com/report/796956.aspx.

[11] 陈华新. 档案资源建设是学校档案部门的生命[EB/OL]. [2011-05-09]. http://www.shsipo.com/dangan/wwwroot/News_show.asp?Classid=113&Id=394.