努力发挥新闻媒体资料室的作用

杨继文

(长沙晚报报业集团 资料室，湖南 长沙 410016)

办报办刊甚至办网都离不开翔实、准确和丰富的资料，新闻媒体的图书资料工作就是为办报办刊服务的。随着新闻报道范围的扩大，新闻工作的政策性、时效性和思想性不断加强，更加需要发挥新闻资料工作的作用。同时新闻资料也是很细致的工作。衡量新闻媒体资料室的好坏，一个重要的方面就是资料员所收集的资料是否发挥了作用，派上了用场。俗语说：“养兵千日，用兵一时。”收集是利用的基础，利用是收集的目的。作为媒体资料工作人员，要注重新闻资料的时效性，提高资料的利用率。

如何从浩如烟海的书刊资料中，将有实用价值的文献资料准确而又迅速地送到新闻媒体的采编人员和领导手中，使“死”资料变成“活”信息，是摆在新闻资料工作人员面前的重要任务。因此，加强图书资料管理，加快文献资料的流通速度，最大限度地提高文献资料的利用率，是媒体资料管理人员的工作重点。

新闻资料采集、储存的目的不仅仅在于丰富馆藏数量，更在于实际应用。以往许多报社的资料室存放的资料堆积如山，常年尘封不启，保管起来既占地又费时，留之无用，弃之可惜，很少发挥实际作用。这种传统的资料采集收藏法等于自我封闭。但如果不考虑自身实际，对新闻资料工作贪大求全也是不现实的。那么，如何提高新闻媒体资料室中书刊及文献资料的作用呢？

一、丰富现有馆藏数量

(一)新闻媒体的编辑记者在采写新闻时，常常需要搜索与之相关的资讯和资料。作为资料室，平时就需要多征订和采购一些权威报刊，如《人民日报》、《光明日报》、《中国新闻出版报》、《新闻战线》、《中国记者》、《新闻记者》等，还有在全国较有影响的报纸，如《中国青年报》、《广州日报》、《羊城晚报》、《新民晚报》、《今晚报》、《大河报》等。对于这些报刊，30多年来，长沙晚报报业集团资料室不仅坚持征订，每月还装订成册，精心收藏。一些有参考价值的内部刊物，也想方设法索取，或订购，或交换，并且尽可能地保证每个正副总编辑和编辑部主任人手一份。这些资料不仅能服务于新来报社工作的年轻同志，而且能满足有丰富实践经验和理论知识、从事新闻事业多年的老同志的需要。

值得提出的是，资料室在服务广大编辑记者的过程中，对他们的具体要求、业务学习和思想状况是比较了解的，因此资料室能够及时选购符合编辑记者需要的报纸、图书和杂志。有的编辑记者还对资料室的规章制度和资料来源提出建议，与一些不交邮发行但影响却很大的报社联系，如西安的《华商报》、四川的《华西都市报》、北京的《新京报》、广州的《南方都市报》等。通过与这些报社总编室联系，长沙晚报报业集团资料室与他们建立了长期交换报纸的关系，互通有无，效果良好。

(二)适时购进一些通用类工具书和年鉴资讯方面的书籍。如《辞海》(包括最新版本在内的全套)、《辞源》、《现代汉语词典》、《汉语大词典》、《英汉大辞典》、《名人大辞典》、《中国新闻年鉴》、《中国晚报50年》、《湖南年鉴》、《湖南统计》、《长沙年鉴》等，既有较高的实用价值，也有可资借鉴的史学价值。这些工具书和年鉴虽然个人使用频率不高，且价格不菲，但对于新闻媒体资料室而言，此类资料的使用率却比较高。

(三)选购一些与新闻专业交叉的专业类书籍，如法律、历史、哲学、美术、摄影等。这些书籍虽然不像工具类书籍那样使用频繁，但往往一个数据、一个句子、一个案例就能够让视时间如生命的编辑记者“得来全不费功夫”。

(四)文学类书籍表面上看起来跟新闻媒体没有多大关系，但事实并非如此。一是现在无论党报还是都市类报纸都开辟了篇幅不小的文艺副刊，副刊的编辑人员有选读各种文学作品的需求；二是报社大多数编辑记者都爱好文学艺术，资料室适当选购一些这方面的图书，采编人员既可对当前文学潮流有大致了解，又可在繁忙的工作之余休闲和充电，所以文学名著也是新闻媒体资料室必备的资料之一。

二、充分利用报刊资料

新闻媒体的资料工作与科研单位、大专院校的资料工作不同的是：它直接为为采编人员服务，为所在媒体服务。报社资料室一般订阅中央级报纸、有代表性的省报和省内地市级报纸等。这些报纸不是每篇报道都有资料价值，从以往采编人员查阅资料的情况来看，他们一般是根据自己的采写任务来查阅资料。撰写评论，需要参考本报过去或外报在这一问题上所阐述的观点；编辑在编排专栏、专版时，需要参考过去的有关栏目；有的编辑、记者在写稿时，还要参考一些文章的写作形式等。因此，资料室工作人员必须经常了解编辑记者不断变化的需求，以此作为采购和收集资料的依据。

长沙晚报报业集团资料室长期以来采用的是开架借阅的服务方式。它有两大优势：一是采编人员能根据自己的报道任务，到书库内查找所需的图书资料；二是采编人员经常进入书库能帮助资料管理员发现藏书或管理上的问题，如哪些书的复本应该多一些，哪些书根本没必要馆藏等，这样就能促使资料室的管理工作不断改进。开架借阅不但调动了读者阅读的兴趣，使他们挑选图书的自由度加大，同时还在读者和管理人员之间省去了一些繁琐手续，大大提高了书刊资料的利用率。

资料工作也是一种情报信息工作。我们正处在一个信息爆炸的时代，报纸、广播、电视、网络、户外广告等众多媒体每天发布着海量的新闻信息，涉及的事物和知识十分广泛。随着媒体间竞争的加剧，编辑记者对新闻资料的需求也越来越高。好的信息资源也有可能给媒体带来一个全新的编辑策划思路。资料室可以把网上的信息经过筛选、组合，不定期提供网上最有价值的资料，用最简练的文字表达出来。新闻媒体资料室应不仅起到收集、查找的作用，还要发挥前瞻、预示、引导的职能。这需要改变资料室传统的工作模式，重新定位资料室的工作性质，扩充和延伸资料室的内涵。

三、努力提高资料工作人员素质

资料工作是一项为他人做“嫁衣裳”的服务工作。为使资料发挥更大的作用，资料工作人员应努力做到有求必应、有问有答、有查有获。这就要求资料工作人员不但要有坚定、正确的政治方向，还要有较高的理论修养和业务修养，注重掌握宣传报道动态，把握时代脉搏。媒体领导也应有计划地安排资料工作人员参加相关的学习和培训，以提高他们的业务能力。

新闻媒体资料室工作的服务性很强，它的服务性主要通过资料的供应、咨询等表现出来。而资料的供应、咨询涉及到许多学科，新闻媒体资料室工作人员应力求多懂得一些，边干边学，在实践中不断提高自己的素养和能力。笔者认为，新闻媒体资料室工作人员应加强与一线采编人员的联系和沟通，了解他们的工作动态和业务需求，增强新闻信息资料的有效性，工作方式上变静态服务为动态服务，变被动服务为主动服务；既有自己的独特见解，又积极听取采编人员的合理化建议，充分发挥新闻媒体资料室的作用。