浅析当前院校人事档案管理存在的突出问题

马冬雪

(佳木斯市技师学院人事处,黑龙江佳木斯154002)

浅析当前院校人事档案管理存在的突出问题

马冬雪

(佳木斯市技师学院人事处,黑龙江佳木斯154002)

高校人事档案管理是高校管理工作的一项重要任务,是高校组织、人事部门对人力资源管理的重要信息来源,只有抓住机遇,努力做好新建本科院校人事档案的管理工作,提升服务水平与管理水平,才能使人事档案管理与档案管理实现共同发展。为此,在阐述当前院校人事档案管理存在的问题的基础上,通过分析提出加强人事档案管理的措施及方法,以期促进高职院校的管理水平,推进和加强人事档案管理。

高校;人事档案;管理;突出问题

高校人事档案是教职员工的个人自然情况、经历、德、能、勤、绩、主要奖惩等综合的原始记录,是历史地、全面地考察干部和提高教职员工综合素质的重要依据。人事档案是引进人才的重要依据,组织、人事工作的中心任务是了解人和用人,做到知人善用方能选贤举能。因此,要想全面地掌握一个人的经历、特长、在校表现、道德品质、工作业绩、进取精神、家庭成员和主要社会关系等情况,主要是通过查阅人事档案来了解,人事档案对任用干部、引进人才起着重要作用。人事档案是稳定教职员工队伍的有力凭证。人事档案的形成,一方面是在组织上知人、任人的过程中产生的,另一方面是经过组织审查认可的亲笔手迹,所以学校人事档案能比较客观地反映一个人的成长过程,具有很强的凭证作用。它为落实政策、调整工资、考察、任免、晋升、外调、培训、入党等提供可靠的依据。

随着高校人事制度的进一步深化,人事档案中存在的一些问题在一定程度上制约了人事档案的利用,已不适应高等教育发展的需要。要适应新时期人事档案工作的需要,就必须规范人事档案管理。如何使人事档案更好地为高职院校干部人事工作服务,这将是人事档案管理部门亟须考虑的问题[1]。

一、高职院校人事档案工作中存在的问题

1.因个人利益驱动出现更改信息问题

近年来,院校干部职工中擅自更改出生日期、参加工作时间、学历的事件时有发生,特别是更改出生日期尤为突出。主动申请改。通过提供相关证明材料,提出人事部门将出生日期填错了,向组织上申请更正。预先有意改。在申办户口、身份证时,通过非正规渠道,有意更改年龄。转接过程改。在人事调转过程中,认为组织上不了情况,个人填写表格时想蒙混过关。巧借名目改。有人借组织名义,在借阅、查看、审核当事人档案时,隐瞒管理人员私下改动。违规串通改。通过人情关系、金钱利诱,致使档案管理人员违背职业道德和行为准则,伙同当事人违规更改。

究其原因这主要受三个方面利益驱动。首先,为谋求仕途发展。在晋职、晋级时,年龄越小就越有向更高层发展机会,现职领导也可在重要领导岗位上延长任职时间。其次,为提高工资标准。随着国家工资政策的不断调整,工资的核算与个人学龄、工龄、教龄、学历的不同有较大差异,更改信息可大幅提高收入。再次,为改善福利待遇。一般院校在福利待遇上都设有不同的层次,特别是在福利分房这种涉及教师切身利益的问题,更改工作年限、奖励情况、学历职级等可使综合排名靠前。

档案被涂改、伪造,变成虚假的材料,失去了原有的真实性、历史性,是一种破坏档案的违法、违规行为,为了个人利益,损害国家、集体和他人利益,破坏了公平、公正的原则,影响了教师队伍的稳定,阻碍了院校教育事业的发展。

2.因人员素质影响造成档案缺失问题

在教职工晋职晋级,职称评定、人事调动等重要时期,常会因档案内容缺失,造成不必要的麻烦。一方面,重要表单缺失。管理人员在人事档案材料的收集、鉴别和归档工作中,缺乏基本的档案管理知识,该归档的不及时归档,或利用工作中不按有关规定办理借阅手续,造成了档案材料收集不全或丢失。另一方面,当事人没及时上报档案管理部门,而是自己私家珍藏起来,把受上级业务部门表彰,取得第二学历等情况下形成的档案,留在了个人手中。当事人或管理者在填写相关人事报表时随意性大,没有仔细斟酌填报要素,错填、漏填重要信息,不经严格审核便装入档案,表内要素缺失,直到真正用时才发现缺失。长期以来,院校人事档案的内容侧重于记载和反映教职工个人的社会经历、政治面貌、思想表现等方面的内容,而且基本上都是千人一面,使用的都是固定的、笼统的政治性术语、套话,反映历史情况的多,反映近期情况的少;反映过去面貌的死板材料多,反映现实活动的鲜活材料少,而个人知识结构、能力特点、业务专长、工作实绩等有价值的信息明显缺乏。

究其原因主要有两个。首先,工作人员素质偏低。个别从事院校人事档案工作的人员业务能力和责任心不强,平时对档案又疏于管理,工作中很容易出现差错,从而造成了部分档案丢失。其次,主要领导修为不高。有的领导干部不重视对教师队伍的实绩考核,而偏重以个人好恶选人用人,致使用人导向偏移,档案中的考核评价内容也自然流于形式。

人事档案缺失破坏了档案的完整性,给全面了解干部的基本情况带来了困难,也影响了个人成长进步[2]。同时,只填写一些肤浅的内容,无法反映教职工的真实情况和特点,在人才选拔、利用、考评、管理等方面失去了真正意义上的参考价值。

3.因资金观念制约迟滞技术升级问题

资金、设备投入不足要实现人事档案管理的规范化、标准化、科学化、现代化,必须要有资金和设备的投入,这是进行人事档案资源开发、利用的前提和保障。但许多高职院校人事档案室在资金和设备上都很欠缺,大多数人事档案管理的档案库房、办公室、阅览室分开的标准没能达到,最多的只做到了“两室”(档案库房、办公室)分开,更谈不上配备空调等其他硬件设备[3]。有的人事档案管理条件更为糟糕,档案库房、办公室、阅览室就拥挤在一间小小的办公室内,有的仅有木柜存放人事档案。只有投入资金和高科技装备,才能保证档案管理必需的硬件条件,保证档案信息资源的开发和利用,适应人事档案管理现代化的发展需要。

4.档案管理制度不健全,执行制度不严格

管理意识停滞不前,随着信息时代的来临,实现人事档案目录信息的计算机化和网络化管理已成为必然趋势,部分院校档案管理人员信息意识淡薄,观念陈旧,还停留在过去条条框框的限制下,没有与信息时代接轨。管理手段更新缓慢,目前,档案管理信息化建设比较滞后,档案管理信息系统的类型也不多,上级配发的计算机管理软件数据库功能单一,互不兼容。管理状态简单重复,工作人员长年忙于材料的整理、装卷,简单追求案卷外表整齐划一规范,对内在的完整、准确、动态管理、立体掌握收效甚微。加强档案工作信息化、现代化建设人事档案管理可以利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理,建立人事档案数据库系统,使档案数据化、信息化实现档案的借阅、查阅、归档、统计等工作的微机操作,快速、准确、全面提供人事信息,改变过去单从纸质档案了解档案信息的传统方式,确保档案信息的真实性和准确性,不断提高工作效率和质量[4]。

5.因人才竞争激烈引发教师弃档问题

人才竞争激烈,流动人员档案管理亟待完善随着高职院校办学层次和办学规模的不断壮大,各高职院校之间、高校与科研机构或企业之间对人才的竞争越发激烈[5]。许多高职院校为了发展自我,不惜一切代价地引进高层次、高学历、高职称的人才。各地对高级人才引进的政策不一,出台一些特殊的政策,有的甚至可以不要个人档案和人事关系,从而造成原单位有档无人,现单位却有人无档的人档分离的现象。

改革开放以来,院校教育规模有了较大的发展,高等教育进入了超常规的跳跃式的快速发展阶段,这样使得院校教师出现了很大的缺口,院校人才流动空前活跃。弃档主要有三类群体,在职攻读学位人员、学科学术骨干、出国进修人员。这部分人才群体在自身素质不断提升后,感到原单位不能满足所需的福利待遇、科研条件等,发展受到限制。由一般院校流向重点院校,内地院校流向南方及其他大城市的院校,地方院校流向省城院校等。针对这种现象,原单位为了防止人才流失,往往制定一些限制人才流动的规定。当人才不能履行和原学校的约定提出调离时,为了维护自身利益,扣留其人事档案。而新单位凭借灵活的用人机制,出于竞争和发展的需要,可以为其重新建档。这样院校中就出现了一批“弃档族”,人走了多年,档案却留在原单位无人过问。

6.因单位政出多门致使管理分散问题

许多院校根据各管理部门职能的不同,将教师的有关材料分散在几个部门管理。反映教师业务水平、教学能力、教学任务完成情况、教学奖惩情况的材料存在教师业务档案内,一般由教务部门管理;反映教师科研成果的材料收科研处管理;反映干部廉政建设的材料由纪检部门管理;反映干部审计的材料由审计处管理;个人的社会经历、政治面貌、奖惩等情况由组织、人事部门掌握等。院校单位档案管理机构不合理,相互间推诿扯皮,人事档案管理分散化和非专业化;出于小集体利益观念,不愿弱化本部门对教职工队伍的约束力[6]。人事档案的这种分散、非专业管理不仅易造成档案材料损坏,而且造成人事管理体制的混乱,并且破坏了人事档案的完整性。既浪费人力、物力,又使得人事档案不能全面准确地反映一个人的真实情况。

二、规范高校人事档案管理工作的对策

1.加快高校人事档案工作的发展,实现高校人事档案管理的科学化、现代化

发展是硬道理,是解决所有问题的关键。要保持高校人事档案工作与高校其他各项工作协调、同步发展,就必须加快人事档案管理工作自身的步伐。要确保高校人事档案工作中的主体地位,积极拓展和发挥人事档案的参考功能,在高校中建立资料齐全,具有高校人事特点的档案库,为高校改革和发展提供人事档案信息服务。在计算机、通信、网络技术广泛应用的今天,高校人事档案工作依靠传统的方式方法已经不能适应新形势的要求。要深刻认识信息化对于发展高校人事档案工作的重要意义,加快计算机在高校人事档案管理开发中的应用,把高校人事档案信息化建设纳入高校发展信息化工作的总体格局中,增加必要投入,采用新技术、新手段,全面提升高校人事档案信息资料的开发、管理和保护能力,提高高校人事档案的服务水平和管理质量,实现高校人事档案的科学化、现代化。

2.加大资金、设备投入

高职院校人事档案管理为各校专业技术人员晋升职务、职称评聘,教职工工资调整提供服务,是建设一支高素质的师资队伍的重要手段和必要载体。因此,各高职院校要按照中组部文件要求,把人事档案管理工作列入各校组织人事部门工作计划,在人员配备、经费使用上给予保证。例如:把干部人事档案经费列入单位财务预算。设置库房、阅档室和办公室,配置档案柜、计算机、打印机、扫描仪、复印机和装订工具等办公设备,保证保护档案和整理档案所需耗材。

3.提高人事档案管理人员的素质

人事档案工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作,既涉及党和国家的方针政策,又涉及个人的切身利益,要做好人事档案管理工作,必须不断提高人事档案管理人员的自身素质,对人事档案管理人员进行业务培训,系统地学习党和政府制定的组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识,用档案方面的前言理论知识武装头脑,开阔眼界,指导工作,以适应新时期高等教育事业对高校干部人事档案管理的新要求。

4.探寻集体化向社会化转变的新模式

随着市场经济的迅猛发展,人的属性已经发生了根本性变化,人才是属于全社会的,人事档案管理应与人的社会化属性一致,剔除小集体利益的附加条件。

5.树立重管理向重服务转变的新理念

院校是人才聚集的高知识群体,在加强管理的同时,应更好地为个人发展提供空间,关心支持他们的家庭生活和成长进步,更好地为人才的交流和使用,提供真正意义上的指导和咨询服务,真正做到人尽其才。

由以上陈述可见,高职院校人事制度深入改革和人才频繁流动,必然导致人事档案在人才的选择、培养、使用和考核等工作中发挥着越来越重要的作用。而在新的形势下探讨高职院校人事档案管理工作存在的问题,积极寻求解决问题的对策,以使高职院校人事档案管理工作适应新的改革发展要求,缓解人事档案混乱而复杂的状况,解决人事档案管理中存在的部分突出问题。只有找到问题、解决问题,高职院校人事档案管理工作才能开辟新的工作领域,进入全新的境界。

[1]吴静.高校人事档案管理刍议[J].江西社会科学,2003, (11).

[2]刘谊.关于高校档案工作的探讨[J].云南档案,2007, (11).

[3]陈玉英.高校科研档案管理工作新探[J].湘潭师范学院学报,2008,(3).

[4]夏慧君.做好教师业务档案的管理[J].黑龙江档案, 2006,(2).

[5]沈建化.谈高校人事档案的管理[J].学校档案,2005, (4).

[6]邵波.做好新时期学校档案工作的几点思考[J].黑龙江档案,2007,(2).

Abstract:Personnel archivesmanagement is an i mportantwork of college and universitymanagement and is a significant information resource of the college,university and personnel department's human resource management.Only by seizing the opportunity to do the personnel archivesmanagementwell in newly-established colleges and universities and i mprove service andmanagement can personnel archivesmanagement and archivesmanagement get co-developed.Thus,this paper,based on the analysis of the prominent problems existing in personnel archivesmanagement of colleges and universities,puts forward the measures and methods of enhancing personnel archivesmanagement in order to promote themanagement levelof colleges and universities and their personnel archivesmanagement.

Key words:colleges and universities;personnel archives;management;prominent problems

Brief Analysis of the Prom inent Problem s of Personnel ArchivesManagement in Colleges and Un iversities

MA Dong-xue
(Depart ment of Personnel,Jiamusi Technician Institute,Jiamusi 154002,China)

G278.6

A

1001-7836(2011)04-0197-03

10.3969/j.issn.1001-7836.2011.04.081

2010-07-30

马冬雪(1978-),女,黑龙江佳木斯人,讲师,从事计算机科学与应用研究。