辛玉明 刘 远 高鸿雁
(吉林大学,吉林 长春 130022)
编制档案工作发展规划 促进高校档案工作开展
辛玉明 刘 远 高鸿雁
(吉林大学,吉林 长春 130022)
编制高校档案工作发展规划是高校档案工作的重要内容,是实践科学发展观、促进档案工作不断发展有效措施,因此需要明确认识高校档案工作发展规划的意义,注意把握编制过程中的具体问题,从而制定出科学的、反映本单位特点的、有文化内涵的、操作性强的档案工作发展规划。
高校;档案工作;规划;编制;意义;方法
任何工作的开展,都离不开科学的谋划,档案工作发展规划的编制,就是科学谋划档案工作。为了卓有成效地开展工作,作为保管档案和肩负传承高校历史文化责任的管理机构,高校档案部门应当明确高校档案工作的中长期发展方向,制定一定时期内奋斗目标和具体的工作任务,并采取相应措施保证各项工作圆满完成。这不仅是档案法律、法规赋予高校档案部门的重要职责,同时在高校文化传承及档案信息化建设中也具有特殊意义:
一、编制高校档案工作发展规划是贯彻执行档案工作法律、法规的具体体现。
《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》都明确规定各级档案主管部门应当制定本行政区域内的档案事业发展计划并组织实施。《高等学校档案管理办法》(教育部令27号)第八条第一款也指出高校档案部门要“贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作”,可见制定高校档案工作发展规划是法律、法规赋予高校档案工作者的不可推卸的责任。随着我国社会政治、经济、文化及高等教育的进一步发展,需要统筹安排高校档案工作,确立与社会大环境相适应的开展高校档案工作的指导思想和工作方针,做到工作有蓝图、有目标、有任务、有落实,因此制定中长期档案工作发展规划就成为开展高校档案工作的必然选择。
二、编制高校档案工作发展规划能够确立档案工作的发展目标,明确具体的工作任务。
制定规划的最终目的是确立较长时期内的发展目标,并通过完成具体工作任务和采取相应措施实现这一目标。高校档案工作发展规划就是通过对高校档案工作未来发展趋势的科学预见和创新思考,指明档案在一定时期内的工作方向,比如“形成怎样的档案工作体系”“建成什么样的档案馆”“在国内乃至国际达到什么样的领先地位”等等,具有明确的方向性,其他各项具体工作都是沿着该方向实施的。这样既能够保证高校的档案工作不偏离正确的轨道,在一定时期内稳步发展,同时也能够避免和减少短期行为、盲目行为、功利行为的发生,有利于高校档案工作的可持续发展。
三、编制高校档案工作发展规划有利于高校的文化传承。
2011年4月,胡锦涛总书记在庆祝清华大学建校100周年大会上重要讲话明中把引领文化传承创新确立为新时期高等学校四大功能之一。温家宝总理在十一届人大四次会议上所作的《政府工作报告》中也着重论述了文化对民族和国家的深刻、久远影响,并把档案事业划入文化传播范畴,档案的文化教育和传承属性已得到国家的认可和重视。高校档案是高校各项工作开展的最原始、最真实的历史记录,它不仅记录了高校艰苦创业、曲折发展的实践过程,同时承载着广大师生在教学、科研、管理、生产、文化建设及其他各项活动中形成的许多经验和知识信息,是宝贵的物质财富和精神财富,因此档案不仅是记录载体,其自身就是一种文化,围绕档案所进行的管理工作和服务工作也都属于文化范畴。突出了档案及档案工作文化属性也就突出了来源于高校这一沃土的高校文化,先进的高校文化在档案工作的开展中得以继承、传承和弘扬。
四、编制高校档案工作发展规划是信息社会高速发展的客观要求。
21世纪是信息社会,信息技术是当今社会最具潜力的新的生产力,信息资源已成为社会发展的战略资源,信息化水平已成为一个单位发展程度的重要标志。作为专职储存、管理庞大信息的高校档案部门,信息化建设更具有重要地位。高校档案信息化建设已经成为高校档案工作的重要组成部分,是全面开放档案信息的基础,是建设数字化校园的重要环节。通过档案的信息化建设不仅能够极大地促进高校自身的档案业务建设,同时能够使档案管理部门充分掌握和享有数字化的档案信息资源,在档案信息的开发、开放和提供利用过程中掌握主动,更好地服务学校、服务社会,使档案的利用者和提供利用者都能够充分享受到信息化所带来的快捷和高效率。因此高校档案管理部门就要在新的历史机遇期搭上信息化建设的快车,规划出信息化建设发展目标,分步骤、有组织地开展好这项工作。
基于对编制高校档案工作发展规划重要意义的明确认识,在规划编制过程中还要把握好以下几方面内容:
一、要用科学发展观作为编制规划的指导思想
党的十六届三中全会提出了“坚持以人为本,树立全面、协调、可持续的发展观,促进经济社会和人的全面发展”的科学发展观。高校档案事业是社会主义文化建设与精神文明建设的重要组成部分,坚持“以人为本”,促进高校档案事业“全面、协调、可持续发展”,是科学发展观对高校档案工作提出的新要求。高校档案工作者要按照《国家中长期教育发展纲要(2010-2020)》确立的有关加快学校管理信息化进程,促进学校管理标准化、规范化,不断提高教育管理现代化水平的战略目标和具体要求,通过把握我国社会政治、经济、科技、文化的发展方向,对比国内外知名高校的档案工作发展情况,找出本校档案工作的差距,找准发展定位,制定出科学的、高水平、具有前瞻性的档案工作发展规划,引领档案工作步入崭新的空间;反之,如果失去科学发展观的指导,编制的规划没有高度或原地踏步,那么就失去了编制规划的意义。同时,编制规划要坚持“以人为本”,要从他人的角度、利用者的角度规划档案工作,不断满足学校工作以及社会公众对档案的需求,最大限度地发挥档案的价值。因此规划中要处处体现人文意识,在档案内部业务建设及外部利用环境上均应有所体现。
二、编制规划要紧密联系本校档案工作实际
编制规划的目的是引领和促进本校档案工作的开展,因此,编制档案工作发展规划要在本校原有档案工作的基础上进行。首先要厘清本校现有档案基础设施以及档案业务建设上的基本情况,以此为出发点制定科学合理的发展规划。既要突出发展目标,同时也要使目标切实可行,经过努力可以达到,也就是人们常说的“跳一跳,够得到”。如果脱离本校档案工作实际,制定的目标遥不可及,那就是空中楼阁,同样没有现实意义。同时还应做到定性目标与定量指标相结合,能够量化的尽量量化,措施要尽量实际,即目标易把握、任务易分解、责任易落实、措施可操作。当然,制定出的规划也不是固定条文、一成不变的,具体工作任务和量化的任务指标可随着档案工作的开展情况进行调整,使其更加合理、科学和可操作。
三、编制规划要体现本校的特点和档案的文化特色
高等教育承担着培养高级专门人才、发展科学技术文化、促进社会主义现代化建设的重大任务,人才培养处于高校工作中的中心地位。各高校由于历史根源、地理位置、资源条件、社会背景、发展目标、办学情况等原因,形成各自不同的特色。编制档案工作发展规划必须紧密联系本校的实际,以学生培养的档案为主线,名师、名家、知名校友的档案为重点,以反映学校教学、科研发展历程、总体历史演变为平台,进行档案的收集、保管、利用及信息化建设。为了彰显本校的特点,制定规划时还要重点突出本校的文化建设。高校文化是学校的灵魂,是学校精神、学校传统和学校作风的综合体现。高校档案作为高校文化的载体,其记录的思想精髓和卓越成就成为了维系与促进高校校园文化延续和发展的基石,成为高校优秀文化发展、传承的基础。作为档案工作者应敏锐地认识到这一点,在制定规划时要解放思想,突破条条框框的限制,把能够突出反映学校精神和文化的人物档案、实物档案、声像档案等,不论是平面的、立体的,有形的、无性的都纳入规划中,并重点建设。同时还要规划出如何让这些档案走出档案库房,走进课堂、走进社会,成为先进精神的传播者、优秀文化的传承者,使广大师生从中受到教育,得到熏陶,把档案馆真正建成进行爱国主义教育、弘扬和发展优秀文化的基地。
四、规划编制过程要体现科学化、民主化
要广泛征求意见,集思广益,广纳群言、民主决策、科学规划,使编制高校档案工作发展规划这一工作成为统一认识,凝聚人心,共谋发展的过程,成为学习提高的过程。通过制定档案工作发展规划,激发高校档案工作者热爱档案事业、关心学校档案事业发展的热情,并使他们积极投身到学校档案工作开展和建设中。高校档案工作人员更应当努力提高自身综合素质,通过学习刘义权同志先进事迹和崇高精神,使自己热爱党、热爱祖国、热爱祖国传统文化、热爱档案事业,树立民族自豪感,职业责任感,认识到自己现在从事的不仅仅是维系个人生存的职业,而是肩负着记录当前,凝聚历史、传承文化的重大责任。档案事业功在当代、利在千秋。这样,在编制高校档案工作发展规划时就能够主动建言献策;反之,就会事不关己高高挂起。
五、要注意规划的外在表现形式
编制高校档案工作发展规划的目的是为了执行,在规划的内容上不仅要“以人为本”,在形式上也要体现出这一理念。要站在他人的角度来撰写,要让别人能舒舒服服地阅读下去,从而更好地领会规划的内容,有效执行规划中的各项条款,而不是为了规划而规划。因此就要求制定出的档案工作发展规划要结构严谨、条理清晰、内容具体、文字简练。不能官话、套话、废话连篇。在编制方法和表现形式上,可以改变完全用文字叙述的枯燥方式,可借助于表格、图片及其他方法来表达编撰者的想法和目的,使得档案工作发展规划既具有指导性,又具有实用性、生动性和可操作性。
综上所述,编制高校档案工作发展规划是一项对高校档案工作的开展有着特殊意义的工作,必须以严肃的态度对待它。只要认真思考,用科学发展观作指导,联系实际,突出特色,注意方式方法,就能够制定出科学合理的高校档案工作发展规划。编制高校档案工作发展规划固然重要,能否严格按照规划稳步实施更是解决问题的关键。因此就需要高校专、兼职档案工作人员在学校各级领导的关心、支持下群策群力,团结奋进,一步一个脚印地完成每一项工作,把宏伟蓝图变成美好现实,这也是制定高校档案工作发展规划的最终目的。
G278.6
A
1008-7508(2012)01-0115-03
2011-12-10
辛玉明(1964~),女,吉林长春人,吉林大学档案馆档案信息科科长,馆员。刘远(1964~),吉林长春人,吉林大学档案馆档案馆馆长,副研究员。高鸿雁(1963~),女,吉林长春人,吉林大学档案馆档案编研科科长,副研究馆员。