文件归档卷改件后档案接收进馆问题的思考

高秋凤

2006年12月18日，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》以国家档案局8号令的形式发布实施，归档文件的整理工作更加规范、科学。《细则》实施虽然不到十年，但一些临时机构和个别单位已经陆续向档案馆移交以件为单位的档案。由于卷改件后档案的实体、检索工具等都发生了一系列变化，致使档案接收进馆中出现了一些新的问题，现就这些问题的解决办法，提出自己的浅解。

一、卷改件后档案实体的变化

《细则》规定“归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒”。这就是说归档文件经过整理后，每一份档案是相对独立的，档案的保管、统计、移交、查阅利用，以“件”为单位，而之前归档文件以卷为单位整理，档案的保管、统卜、移交、查阅利用以“卷”为单位，在提供利用文件時必须把该文件所在案卷整卷习出，卷内所有文件都会受到磨损和信息泄露。

二、卷改件后档案检索工具的变化

归档文件以卷为单位整理、管理、利用时，由于归档程序的繁琐，尤其按照六特征标准立卷时，各立卷人对标准理解不同，操作技能、工作经验不同，使归档文件之间的关联性、案卷题名拟写等出现较大的差异，导致以案卷目录查询查准率不高，以文件级目录查询工作量增大，极大地影响了工作效率和档案馆的服务功能。

而归档文件以件为单位进行整理后，只形成单一的归档文件目录，即文件级目录。与以卷为单位形成案卷目录、卷内目录、全引目录及专题目录相比较，目录检索数量大为减少，极大地方便了查阅利用工作。在现代化办公条件下，基于计算机文档管理软件的支持，还可根据需要打印出各种专题目录，既方便了手工检索目录的管理，又可直接利用计算机进行检索。

三、卷改件后档案接收工作中会遇到的新问题

一是清点核对数量增加难度增大。对于以件为单位整理的归档文件，档案馆在接收时，需要对每盒中的档案，逐件检查是否加盖归档章，归档章填写是否正确，盒内件数与与盒外标注是否一致，盒脊各项目填写是否正确，件号编写是否正确，归档文件与归档文件目录是否一致等。这与接收以卷为单位档案相比，清点核对数量增加十几倍。如果发现有漏编或错编件号，之后的所有件号，及与之相关的所有目录和所有盒脊都必须改动，这又增加了极大的工作量。

二是“馆编件号”和“断号”问题。各立档单位在整理归档文件时，在归档章中填写了室编件号，并且与归档文件目录中的件号一致。按《细则》附件一规定文件归档时会形成断号，即断号后又从“尸开始编号，所以断号前后的件号就成为重号。按《细则》附件三中规定档案接收进馆时必须编写“馆编件号”，并且要逐盒逐件进行编号。当“室编件号”断号时，“馆编件号”就会遇到相应断号还是续编的问题。当立档单位某一时段的归档文件移交进馆后，后续产生的归档文件也会遇到同样问题。

三是“保管期限”问题。2001年一2006年形成的归档文件，按照国家档案局1988年1月1日颁布实施的《关于机关档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》，保管期限划分为永久、长期、短期。2006年12月18日，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(即国家档案局8号令，简称“8号令”)发布实施以后，归档文件的保管期限划分为永久和定期，定期又分为30年和10年。按规定国家综合档案馆接收永久、长期(50—15年)和30年保管期限的各种档案。这就出现了“8号令”实施前后永久保管期限档案之间件号连续编写还是断号的问题，长期(50—15年)和30年保管期限档案之间也会出现同样问题，并且当对到期档案进行鉴定时会产生混乱。四是卷改件之后，进馆“件”档号编制问题。根据现行《档号编制规则》，即1995年1月1日实施的中华人民共和国档案行业标准，档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号。对于以件为单位的档案，只能选取全宗号、目录号、件号。按照这样的档号结构，必然出现重号，首先，永久和长期保管的档案号就会重复，计算机检索时会发生混乱。其次编制件号时的断号，也会形成重复。

五是归档文件移交进馆时是否编写“盒号”。《细则》不要求编写盒号，但是档案移交进馆时，如果不编写盒号，清点核对就不方便。在档案的利用工作中，如果需要查找档案作凭证时，就得先找到存放文件的盒子，再从盒子中抽出所需要的文件提供给查档者，利用完后再把文件放回原处。有盒号查找会更快捷。

六是“归档文件目录”项目与归档章项目不相对应问题。目录中“件号”在实际操作中为“室编件号”，进馆后又有了“馆编件号”，而此“馆编件号”在归档文件目录中没有涉及。归档文件移交进馆后的“馆编件号”如果与“室编件号”不相一致，那么归档文件目录中的件号不能真实反映归档文件数量，也不能检索到所需文件。

四、解决问题的方法和途径

新时期归档文件整理以件代卷，是档案事业发展史上一次里程碑式的改革，其宗旨是“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”。所以把好以件为单位档案进馆的关口，是推动档案工作改革是否成功的关键。

笔者认为，解决以件为单位档案在接收进馆时遇到的问题，可以从以下几方面着手：

首先，对于清点核对工作，可以由接交双方共同协作，采用移交档案单位自查和档案馆检查、抽查相结合的办法完成。移交前要求移交单位按照档案整理规范要求进行自查，移交时档案馆工作人员检查、抽查。归档章填写、件号是否连贯、盒外各项目填写等主要项确定为必查项目，核对归档文件与归档文件目录是否一致为抽查项目。并且发现问题，有错必改。对于需要改动件号的文件，在尽量不拆散文件之间联系的情况下，可以采取前调或后移的办法减少改动，并在目录中备注说明。

其次，对于“馆编件号”问题，按《细则》要求逐盒逐件进行编制，遇到“室编件号”断号时“馆编件号”也相应断号，立档单位某一时段的归档文件移交进馆后也可断号。断号前后的归档目录分别装订，并编写目录号，这样就可以避免重号。

第三，对于“保管期限”问题，“8号令”实施前后永久保管期限的档案连续排列，件号可连续编写也可断号；长期(50—15年)保管期限档案之后续接30年保管期限档案，件号断开编写。

第四，解决好“件”的档号编制问题。笔者以为，对于以件为单位的档案，采用“全宗号+保管期限+目录号斗件号”的档号结构较为合理，也能更有效解决“馆编件号”、“保管期限”问题。在档号中增加“保管期限”后，两种期限中的件号不再重复。

第五，归档文件移交进馆时编写“盒号”。首先，档案移交进馆时，如果不编写盒号，清点核对就不方便，尤其十几年的档案堆积在一起，，数量是相当．可观的d其次，在档案的利用工作中，如果需要查找档案作凭证时，就得先找到存放文件的盒子，再从盒子中抽出所需要的文件提供给查档者，利用完后再把文件放回原处，有盒号查找会更快捷。

第六，同时接收纸质和电子版目录并做修改。各立档单位在整理归档文件时都已形成电子目录，档案移交进馆时要求移交纸质和电子版两套目录。进馆后，先在原目录中增加“馆编件号”和“盒号”两项，同时修改清点核对中发现的错误，然后重新打印装订纸质目录。这样，“归档文件目录项目与归档章项目不相对应问题”和“盒号”都可解决。

第七，接收纸质档案的同时接收电子档案。档案行政管理部门应统一档案管理软件并全面推广，对2002年以来形成和移交的档案，要求在移交档案实体的同时，移交电子档案，为数字化档案馆做好基础工作，避免由档案馆独立承担数字化工作的繁重任务。

《细则》实施的这十年，是档案工作的现代化、信息化发展中的一个过渡阶段，随着办公现代化的发展和政务信息公开的需要，“文档一体化”是党政机关、企事业单位文档工作发展的必然趋势。在没有实行完全自动化办公的情况下，电子文件和纸质文件都在发挥作用，既使实现了无纸化办公，文件归档还是要实行双轨制。“文档一体化”能保证档案信息收集的完整、系统、准确，实现从文件生产到归档的全程控制和数据信息的重复利用，有效提高工作效率。所以未来接收进馆的电子和纸质双套制档案，不但是规范标准的，对解决文中提到的具体问题，都会在“文档一体化”管理软件的完善中一一解决。