探析基层电大收费管理服务问题与对策

杨洪容

（重庆广播电视大学九龙坡分校 重庆市九龙坡区成人教育发展中心 重庆市 400000）

电大远程教育利用现代网络教育资源和先进的信息技术手段多层次、多规格、多学科、多途径、多形式地培养人才，在实现教育公平、增强国民知识、构建终身教育体系和学习型社会中起到不可替代的作用。这既对统筹规划、分级办学、分级管理的电大系统管理提出了更高的要求，也迎来新的机遇和挑战。基层电大应从实际情况出发，努力提高自身管理和服务水平。基层电大财务作为一个窗口部门，其财务管理收费服务，既要面对电大、网院、职业培训的学员，也要面对下面三级办学点和各大高校的网络学院，涉及面广、层次多、要求高。需要增强管理能力、服务意识，更新服务观念，转变工作作风，提高工作效率，以良好的服务质量来展示学校的良好形象，促进电大教育事业持续、健康、协调发展。

目前收费存在以下问题：

一、非税收入管理更加严格。实行绩效以后，非税收入的管理也越来越严格，要求预算和实际收费的非税收入要一致。达不到预算不行，预算多了要收缴。

二、收费量大、程序复杂、统计方法陈旧。电大和网院收费绝大多数还是面对学员收取现金。网院学员需要将费用代收后全额付出。财政实现非税系统收缴软件后，并没有减少工作量，反而加重了收费负担。目前非税软件只能开学费，代收费又属于教育代收费，只能开“非经营收据”，一个学员开两张票。就算同样多的学员，票据都多出一倍。何况随着规模扩大，学员逐年增加？这是量的变化。就算学校开启POS机刷卡以方便学生缴费，打印缓慢、程序复杂，只能交学费刷卡，且不能刷信用卡。所以并不能提高收费速度、缓解压力。

缴费之后，将学费、代收费分账户进行、进行分班登记核对，又是一项旷日持久的工作。本来，非税收费系统要求输入班级学号等信息，票据能打印这些信息，但系统能导出的缴费信息，只是为了银行缴费、财政入库方便而设计，对学员收费登记却只有少数信息，如时间、姓名、学费金额等有用。不能导出班级信息，且不能实现按班级学号排序等要求。大量分类和统计工作要Excel人工完成，并在各个表格之间实行链接。当然，对手工开票的教育代收费登记，更是手工操作了。对学员收费信息，一般要在三个表中完成，按班级学号排序的收费明细表及汇总表，按发票日期、票据信息排序的非税、代收费收费统计表，银行分账户进行统计表。要把每一个表的相应的各项数据完全核对清楚，才能说收费登记准确无误。

电大收费工作还没完成，网院收费、登记、汇出工作才刚刚开始。网院工作才告一段落，对三级办学点费用的收取又接踵而至。可以说，基层电大的收费，就是一年四季连续不断的。具体、琐碎、一刻不停。这实在是要求财务人员要有十分熟练的计算力操作能力，要有高度的责任感和事业心，要甘于枯燥，要有细心、耐力和韧性。

三、对上交费用的管理有待改进。收费不光是财务人员的事情。学校其他部门，应该协调配合，相互支援，保证收费的顺利进行。因为，没有学校的收费工作，学校五办学经费，一切事业的发展，从何谈起?学校财务与班主任、招办、教务等基础信息不共享，上交上级电大费用十分辛苦。业务部门核算相关费用滞后、缓慢、有时候不准确。收取三级办学点费用零星、不及时，导致费用上缴运转不畅。

长期以来，学校没有完善的基本数据共享平台，收费信息交流不畅通，相关部门之间理解、交流、协调不够。以九龙坡电大为例，对于开放教育课程注册费、学分费，教务部门使用的是中央电大的“教务系统管理系统”进行管理；招办使用中央电大招生管理软件，财务部门目前没有软件，仍然采用人工键入Excel表格进行收费管理。班主任没有软件，学员学习使用学员管理软件，但不能查阅学分注册、学费缴纳情况等。大家各自为政，数据没有通用的接口，不能实现共享，导致学校与下级办学点，以及同一电大学校内部各部门之间信息流通不畅，造成学员注册、学籍管理、收费管理等相互脱节。不仅增加了出错的几率，就管理和衔接来说也有相当的难度，上交各种费用大费周折。而且每次上交费用的时候，由于教务占用了很多核对的时间，留给财务核对数据的的时间就少得可怜。由于付清费用的时间要影响市电大考核分校的等级，有时候就慌忙付出，往往后一步才来核对清理。这时候，往往发现，学员未交费用，但注册了，交出了管理费。问到班主任，可能登记费用有误。如果学员还要读书还好，可以在当期或下期追回。如果学员中途退学，无法追缴，只有学校经济损失了。这时，财务与教务、班主任，可能就出现了相互的抱怨、推诿。所以，有一个基础数据资源共享平台，能实现相互的信息共享，加强双方的沟通、协调或交流，是十分重要的。

从上述目前收费的各个环节来看，虽基本上保证了学校收费进行，但其中不乏艰辛与疲惫，不乏矛盾和困惑，不乏需改进之处。在逐渐增大的工作量和日益精确的服务质量的要求下，财务人员处在一种精神紧张、强大压力之下。为了更好地搞好收费管理服务，笔者认为应从以下几个方面努力完善。

一、前提：领导高度重视、统一管理，各部门明确职责

电大系统的特殊性，要求上下统一口径和标准，明确各自职责，加强沟通与协作，密切配合，共同完成好系统收费管理服务工作。

收费管理服务工作是一个系统性和针对性很强的工作。从全局来看，涉及学员注册、学籍管理、学员管理、教务考务管理服务等很多内容，与学校招办、教学教务、班主任都紧密联系，涉及到电大管理的很多方面，而且政策性强、难度高。从中央到地方电大、基层电大分校、工作站直至下面三级办学点，每级电大都应成立专门的收费管理服务机构。由各级电大校领导亲自督导，促使电大收费工作政策统一、机构统一，各项工作环环相扣、畅通无阻。从基层电大职能部门来说，首先是要有专门的财务人员，主要负责收费项目审批年检、收费文件的管理、收费政策的详细掌握、收费信息的核对通知、收费到账情况登记、欠费情况催缴等工作。其次，招生部门应做好学员招生注册工作，对未经批准的欠缴学费学员不予注册，并及时将招生注册信息通知教务、财务等相关职能部门。再次，班主任负责登记费用、报到注册、欠费催缴、发放教材等，教材处凭班主任发教材情况统计教材费用。教学教务管理部门应做好在校生学籍管理和专业调整、课程注册、考试考务工作，及时将各分校注册、考试、领取教材等信息通知财务部门，同时做好学员毕业审核相关工作，对恶意欠费的、未缴清费用的学员不予领证毕业。最后，财务部门是学费收取的中心部门，具体负责收费工作的组织，开具票据、发放催款单等。积极推行工作倒推机制，主动联络上下级电大，加强业务之间的沟通与协作；同时提高服务质量，以感情联络系统，运用现代办公手段，及时向下级电大传递欠费情况通知，分析欠费原因，并帮助协调解决。如此这般，就便于学费收缴管理工作的顺利开展。实践证明，只要领导重视，各部门密切配合，就一定能把学校的学费收缴工作做好。

二、环境：开发基本数据平台，畅通基础信息共享

如果能够开发出一套软件，使得一次性输入学员的基本信息，姓名、年级、专业、收费项目、费用、发票号之后，系统可以自动处理收费数据，并能按各种方式进行查询整理，那么就可以大大提高收费管理服务速度和质量。该系统可以自动按各种方式排序，如有按班级专业学号排序的收费明细表，有按时间顺序缴费的收费表，有按发票号排序的发票登记表等。学员缴费总可能不一致，或者少交多交，或者休学复学，又有专门一栏备注。该收费系统还具有连续性，输入学员的学号或身份证号等标志性信息，就可以查找学员的所有缴费信息。这个软件还可赋予学校各个部门不同的领域，让大家去发挥所长，为工作所需，去增删自己的内容，建设自己的平台信息。财务人员从中可以看到学员的基本信息、注册学分等，其他部门也能从中找到自己需要的信息，并可随时下载。学员也可查询。这样，加强基础信息共享，畅通交流渠道，以此改善财务管理服务能力。

三、途径：建章立制、加强各部门的沟通、协调和配合

1.遵章守纪、阳光收费。严格按照国家有关规定收费，不巧立名目，不乱收乱罚。按照《收费许可证》进行收费。如有新的收费文件和标准，需要及时到物价局审核批准才能实行。各类收费均实行公示制度，实行“阳光收费”。公开收费项目和收费标准，方便电大师生查询；主动与市电大、各网院高校、三级办学沟通协调，做到客观公正、一视同仁。严格执行“收支两条线”管理规定，做到收费项目和标准、收费票据、账户开设、财务管理、收缴分离、资金使用“六规范”。

2.热情服务，绝不推诿。班主任、招办、教务等部门老师，在财务人员不在的情况下，可以且应该代学校收取各类缴费，但必须使用由财务处领取的财政、税务部门等统一票据。代收人员应严格按照批准的项目标准收费，开据合法收费票据。

3.有责代收、及时上交。在寒暑假值班期间，老师及各部门代收取各类收费，一般费用应随时结清上交；招办在招生季节繁忙时代收取的费用，应在入学注册工作完成后三日内，将款项全额上缴财务处。远程办公室老师负责网院学员平时的学费等代收，应在财务人员签字结算后及时上交。

4.统一管理、统一核算。各类收费纳入学校统一管理，统一核算，不得截留、隐瞒、挪用、私存、私分和坐支。

5.建章立制、加强管理。财务室、纪监审室或督导室应按职能将收费监督纳入日常工作，定期对各类收费的管理、收费上缴情况进行检查、监督。财务部门收费应接受监督检查，并如实提供有关资料。建立健全财会收费资料的搜集、整理和保管制度，按照学校档案室的要求做好全校的财会档案工作。

6.科学分析、合理预测。收费为学校制定内部经济政策提供参考依据，为学校经济运行机制的完善提供合理化建议，负责统一管理和调度学校各项资金，努力提高资金使用效益。

7.考核考评、奖励先进。可以将收费上交结算的职责明确下放到各个部门。比如，招办负责新生注册人数的准确，班主任和教务对未交费的不予注册和考试。财务负责收费和欠费信息的准确、复核注册信息和及时足额上交费用等。出现错误和问题层层追究，责任人负担相应的经济损失。评优评先首先要无差错。考察教学点的办学水平要充分考虑缴费是否及时准确等。职责明确、奖惩分明、赏罚适度，使收费工作形成一个良好的氛围。

四、基础：搞好收费服务工作

收费、登记、进行、核对、催缴欠费，这是一系列基础性的收费工作。准确记录学员收费信息，是上交电大费用的依据。学校要选用责任心强、财务和计算机业务能力强的财务人员专门负责收费工作的各个环节，以保证收费工作的顺利进行，资金的及时到位、安全到账、高效运转。收费服务一般包括以下环节：

1.收费准备。在每期的结束，教务和财务部门一起，对学员费用进行再次核实，确定下期收费项目和标准，发出收费通知，以适当方式，或上传网上，或张贴出来，予以公示。每期开学前，财务要做好充分的准备，以保证开学收费工作有条不紊地开展。

2.进行收费、登记。负责收取电大、网院、教学点各项费用，还要做好对社区教育、农民工培训、园长培训等各个短期培训收费工作。收费类型分为大致三种：学员学费、培训费、教学点课程管理费、网院的教学管理费、学费分成等事业性收费，开具机打发票“非税收入一般缴款书”。现金直接入收入户，转账经非税过渡户收转收入户。注册建档费、报名费、书资费、考务费、毕业证书审核费等学员各种代收费，开具教育代收费非经营性收据，进专户管理，由教委统一支付使用。代收教学点各种代收费、往来款项，一律开具非经营性收据，进支出户管理。做好收费、登记和进行工作，保证收费信息的准确、完整，以备查询，并作为上交费用的依据。

3.核对、催缴。收费工作基本完成以后，财务部门需要清理各班欠费、与班主任核实未交费学员情况，并由班主任负责催收。凡欠缴、缓缴费用的，应按有关规定办理。班主任有催缴责任，对未缴费的学员不予注册。对一些恶意欠费的学员，学校应制定相关的处罚措施，如不予评优、不予考试、已考的考试成绩作零分、不能选修下一步学分等，从而降低学员欠费率。

4.上交、返款。按时足额上交电大、网院各项费用。及时核对收取各项培训拨款，对网院学费分成及时返款。

5.调整收费表、打印、装订成册。整理、调整收费表有特殊的意义。收费表是学员在校期间缴费情况的详细记录。收费表除了学员收费情况，还有领取招生宣传费、注册学分、交出考试费等说明。整理好学员收费表，便于结算学员各项费用。打印、装订好的学员收费表是一重要收费资料，应妥善保存，以备查询。

五、保障：搞好收费预算、结算、决算工作

合理预算收费情况、及时结算各项费用、做好年底收费决算工作，这是一项完整的收费工作必不可少的环节。财务室应根据《预算法》和上级业务主管部门的要求，结合学校各项事业发展规划，负责编制学校年度财务预算，并对预算执行过程进行控制和管理。

目前基层电大行政上属区教委管辖，各项费用要先收进财政支付中心相应账户。收入户资金要先上缴国库，由教委根据学校预算下拨计划指标，学校按月进行国库集中支付网上计划申报、教委计财科审批、财政支付中心拨款到支出户后，学校才可使用。教育代收费专户的资金，也是经由学校申请、上级教委计财科审批、财政支付中心或直接付款给上级电大，或者拨款到支出户后使用。实行绩效工资以后，对于非税收入的管理和使用，愈加规范和严格。学校也根据预算来安排学校的各项费用。在每年年底12月决算工作前，就要预算第二年收费的情况。非税收入预算的金额，必须要与当年实际收取的金额一致。年底的收入户要基本为零，在一年中非税拨款必须用完，否则上缴财政。要求很严格，预算须谨慎。因此，根据学员人数、专业、年级、教学点的学员信息等比较精确地预算非税收入收费，尤其重要。

收费的结算主要是指与学员、三级教学点、上级电大、各高校网院等各项费用的定期结算。主要的处理方法是：对该收取费用，应收尽收；不该收取的费用，绝不违规收取；对代收费多退少补、及时结清；按时足额上交市电大及个网络学院各项费用，结算三级办学点课程管理费的比例，避免少收多付；对各网院学费分成及时返款。非税收入收取复杂、申请困难、使用严格，链条繁多。因此财务人员需要与银行、教委计财科、财政支付中心等各上级业务部门保持长期密切的联系，畅通交流渠道。对非税拨款要做到随时关注、定期分析、及时核对，做好年底决算工作。

另外，随着财务工作量的加大，学校还应该考虑将收费工作单列，由专人负责，以应对日趋复杂的收费状况，可更有利于收费服务工作。

总而言之，电大系统收费管理工作是一个综合、复杂的系统性工程。要做好这项工作，就必须建立起整个电大系统收费管理体制。只有建立规范、高效的电大系统收费管理机制，才能从根本上解决电大系统收费管理、服务中存在的问题，从而使电大系统之间以及电大各职能部门之间建立起一个公共的沟通平台，使系统各方面都能保持有效的沟通和协调，为办好开放大学，保证整个电大系统事业发展提供坚实有力的财务保障。让学校财务工作以教育教学为中心，成为电大及今后的开放大学的坚强后盾，为远程开放教育事业的蓬勃发展保驾护航，做出应有贡献。

[1]孙素珍.浅谈如何加强电大系统学分制收费管理工作http://beta.zjtvu.edu.cn/bmwy/cwc/dispArticle.Asp?ID=192.2006-7-18.

[2]云南电大积极创建规范教育收费示范高校http://jjs.yntvu.edu.cn/htm l/gzjb/20120523480442921.htm l：2012-5-23.

[3]关于电大系统办学收费管理问题的思考http://www.xzbu.com/3/view-3762860.htm.

[4]江苏广播电视大学财务处工作职责http://cai.jstvu.edu.cn/jsddcaiwu/artical.aspx?articleid=452011-5-3.