高校图书馆编目业务外包的质量控制

施 婧

施婧/毕节学院图书馆馆员（贵州毕节520500）。

高校图书馆编目业务外包是近几年出现的新生事物，目前许多图书馆都在不同程度地实施，而且大有进一步加剧的趋势。所谓图书馆编目业务外包就是图书馆和外包商之间通过合同或协议达成的由外包商提供一系列服务。包括网上数据传输，异地(或到本馆)帮助图书馆完成其图书分类、编目、加工等（参见张蕾的“高校图书馆编目业务外包的质量控制”一文，发表在《情报探索》2009年第11期第103页）。高校图书馆实行编目业务外包有其产生的必然性。

一、高校图书馆编目业务外包出现的必然性

（一）图书馆自身业务的压力

计算机和网络技术的发展与普及给大学生提供了更多获取信息的方式，也让他们对图书馆的工作提出了更高的要求，迫使图书馆开始转变。目前，高校图书馆不仅要为师生提供传统的纸质文献，光盘等实体资料，还要提供网络数字资源。此外，他们还承担起接收和传递数字资源，培训学生科学利用数字资源、解决他们使用中的问题等一系列工作。随着图书馆工作内容的增多，需要投入更多的人力。但图书馆目前的状况却是工作人员缺乏，业务水平参差不齐，不要说完成繁重且有一定技术含量的编目工作，就是实现图书馆正常的运作尚且有一定的困难。

图书馆自身的业务压力还表现在另一方面，即图书馆书目大量增加。因为国家每年都要对普通高校的教学工作进行评估，而图书馆的藏书则是其中一项重要指标。国家对高校的藏书标准有硬性规定（高职院校图书馆的藏书标准虽然略低，但也要求生均图书达80册），要求图书馆的藏书达到生均100册和生均年进书量4册的标准。（参见张蕾的“高校图书馆编目业务外包的质量控制”一文，发表在《情报探索》2009年第11期第103页。）与此相反的是，高校为了自身的经济效益，不断进行扩招。结果就造成了高校为了达标不断投入大量资金购买图书，给图书编目工作带来了更大的工作量。

（二）编目业务外包的优势

1．弥补高校图书馆人力的不足，提高工作效率。可以把繁重的编目工作承包给专业机构，大大解决了图书馆人力不足的问题，同时也把图书馆的工作人员从繁重的编目工作中解放出来，使他们有更多的时间和精力投入到服务读者，开发利用信息资源上，从而为广大师生提供更多更好的信息服务和知识导航。

我国高校图书馆人力资源往往有限，而工作却十分繁重，常常导致新出版的图书积压，难以及时和广大师生见面。如果广大师生尤其是一些硕士、博士、教授等科研工作者无法及时获得最新的科研信息，就会大大影响我们科研项目发展的进程，特别是一些理论和信息发展特别快的专业。实行编目外包业务之后，在减少馆内工作人员劳动量的同时，新书、新的资料也能很快和读者见面，从而大大提高了图书馆的工作效率。

2．提高编目质量。图书馆编目的质量高低直接影响着读者查阅的速度和准确性，所以提高图书编目质量是非常重要的。选择图书馆编目外包的另一个重要原因是专业编目机构在人员配置、技术支持上都很专业，编目工作质量更高，速度更快，售后服务更好。专业编目机构往往是规模经济，成本比较低，把编目工作外包给他们，在价格上也很优惠，必然为图书馆节省下庞大的人事费用。

虽然目前高校图书馆编目外包的出现有其必然性，而且发展势头也很强劲，但毕竟我国图书馆的业务外包还处于探索阶段，必然会出现这样或那样的问题，尤其是质量。因此，对编目外包的质量进行控制成为我们不得不慎重考虑的问题。

二、高校图书馆编目外包的质量控制

（一）服务商的选择

这是最重要也是最关键的一步，如果选择了好的服务商，后续的很多质量问题都可以消灭在萌芽之中。高校图书馆在选择服务商时要根据自身编目外包的目标和特点，重点考虑以下因素：（1）外包商经营规模的大小、诚信度的高低，成功实施的案例有多少。（2）外包商是否有优秀的企业文化，是否有“以人为本、客户至上”的工作理念。（3）外包商是否有较高的管理水平，员工是否具备较高的综合素质，创新能力、工作适应能力等等。（4）质量也是非常重要的因素。在对外包商的水平进行评估时，不要看像贴条那些几乎每个外包商都能做到的事情，而要看他们专业技能的高低。衡量外包商专业技能水平的重要标准是编目数据的分类标引、图书类查重的准确率和主题标引等等。（5）价格优势，对于前面几点综合测评结果相差无几的外包商，就要选择价格相对便宜的，以节约高校图书馆有限的经费。

综上所述，在对编目外包决策前，应该对外包商的总体情况进行充分调研，根据调研结果选择那些实力雄厚，编目质量高而稳定，有诚信，行业信誉好的外包商。当然不同图书馆的实际情况不同，对外包合作商的水平和质量要求也不尽相同。以上所谈的只是每个图书馆都应该考虑的最基本的因素，图书馆还可以根据自己的实际情况进行补充和细化。

（二）外包方式的选择

一般来说，图书馆编目业务外包有两种方式：全部外包和部分外包。全部业务外包是指图书供应商提供从新书的数据加工开始一直到图书上架的整个服务过程，图书馆要做的就是最后的验收。这种方式大大提高了图书馆的工作效率，加快了图书馆的藏书建设。但也出现了很多问题，比如图书编目的质量无法进行掌控，等到验收再提出重做，是对人力、物力和时间的浪费，是图书馆和外包商都不愿看到的。再比如，这样全部承包会导致图书馆自己编目人员业务技能的逐渐减弱，对外包商的依赖性越来越强，不利于高校图书馆的发展和建设。部分编目业务外包是指将图书馆编目业务的一部分交由图书供应商来完成。这种方式有利于图书馆编目人员及时发现编目过程中出现的问题，并及时进行反馈，改正，有利于提高图书编目工作的质量，因而当前许多图书馆都采用了这种外包方式。

编目业务工作既可以在异地也可以在图书馆内进行。对于图书馆来说，在异地虽然方便，但不容易进行监控，无法保证图书编目质量。我们建议采取在图书馆内编目的方式。这样可以让编目外包人员和图书馆人员分工合作，效果会更理想。一是它不会占用图书馆工作人员太多的时间，二是在合作过程中，图书馆工作人员可以对整个编目过程进行实时监控和管理，利于发现问题并及时反馈，以提高编目工作的质量和效率。三是利于编目人员和图书馆工作人员的沟通和交流，减少摩擦和误会，四是利于图书馆工作人员的学习，外包商的专业技能基本上都比较高，在共同合作编目的过程中，图书馆工作人员对编目的流程，处理技巧会掌握得更好，接管目录系统后会很快熟悉，对于一些小问题也会恰当地处理。

（三）编目细则的制定

为了保证图书编目的质量，高校图书馆应结合自身的特点制定出相关文献的工作细则，比如图书分类细则，图书加工细则，图书录入细则等等。这些细则一定要提供给编目的外包人员，要求他们把这些准则落实到编目过程的各个环节。编目细则的制定十分重要，它使外包商在编目过程中有章可循，减少质量问题，也可以使双方在出现问题时，权责明确，不会相互推诿责任。

（四）对外包商进行岗前培训

编目工作有几个特点，一是具有较强的延续性，每个图书馆由于自身的历史、周边环境及学科倾向性等方面的原因，在分编规则和细节上都有很大的不同，所形成的目录体系自然别具特色，编目工作人员只有长时间的实践积累才能对图书馆的馆藏目录体系有深入了解。二是由于编目工作直接影响着读者获取信息的准确性和快速性，所以编目工作人员形成了关注细节、注重编目质量的职业特点。因而一直以来,图书馆的编目人员保持相对的稳定性，他们在不断继承以前优秀编目规则的同时有所发展和创新。

虽然外包商在编目上有很强的专业技能，而且很有经验，但是每个图书馆之间存在着较大差异，例如各馆在编目、分类、加工上就有很大的不同，所以不管外包商在承接这个任务前分编过多少图书馆的编目，经验多么丰富，技巧多么成熟，也必须进行编目的岗前培训。岗前培训主要是为了向编目工作人员介绍图书馆的情况，比如藏书多少，以前的编目规则，目录体系，信息建设情况等等，还应该讲清对编目的特殊要求，尤其是各项规章制度，对工作人员的要求等等都是培训的内容。

（五）在编目过程中与外包商的沟通和协调

有些高校图书馆把编目工作外包后，似乎万事大吉了，不管不问，这是不对的。因为，外包商采用的系统软件、标准、版本可能和高校存在着很大的差异，在外包过程中，高校要对外包商的质量进行全程监控。双方要在相互理解的基础上，加强协调与沟通。图书馆编目工作的负责人要让编目外包人员深入了解图书馆的编目要求和特殊规定，同时还要把在编目过程中出现的问题及时反馈给编目人员，便于他们及时改正错误，调整方法，使得编目工作能够顺畅地进行。

（六）建立科学合理的考评制度

为了保证编目外包的质量，高校图书馆应指定有关部门的负责人专门负责这项工作，从外包计划的制定、实施到管理、验收等都要承担起责任来。另外，负责人领导的部门还要建立对图书馆业务外包进行综合评估的评价体系和质量监督的考评制度。评价体系主要针对业务外包和不外包成本的对比，以确保图书馆利益的最大化。

质量考评制度主要是针对编目工作质量而言的。高校图书馆在将编目外包时就应该和外包商协商制定细致明确的质量考评规则。例如业务完成期限、质量执行标准、人员违约及惩罚措施等等，总之，越详尽越好。（这些内容中像完成期限、质量标准等可以放在合同中，鉴于本文没有涉及到合同，此处略微提及。）这样就可以督促外包商高效率高质量地完成编目工作。在对外包商的编目工作进行考评时，必须以合同和编目细则为依据，搞清情况，酌情处理。如果是因为工作态度问题经常纠错仍然重复出现的错误，就应该重重处罚，如果是因为偶然失误或者是刚开始编目不太熟悉编目规则而出现的错误，应该提醒并及时纠正。当大家都认真工作，使编目工作没有出现错误或者出现较少的错误时应该予以表扬及鼓励。质量考评主要分为定期和不定期两种，由专门的工作小组根据事先定好的细则进行公正、公开、公平的考评。

三、结语

目前，我国高校图书馆业务外包还处于起步阶段。它在给高校图书馆带来便利的同时，也滋生了各种各样的问题，尤其是编目的质量控制更要引起我们高度的重视。高校图书馆应该根据自己的实际情况，从服务商、编目方式的选择到编目细则的制定，编目外包人员的培训再到与外包商的沟通协调，评价体系的建立都应该进行认真的考虑。总之，高校图书馆要在学习其他图书馆编目外包经验的基础上，在实践中不断摸索，总结经验，使图书馆编目外包业务不断改进和完善。

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