浅谈高校实施人事档案网络信息化管理的必要性

钟丽洪

（惠州经济职业技术学院，广东惠州 516057）

浅谈高校实施人事档案网络信息化管理的必要性

钟丽洪

（惠州经济职业技术学院，广东惠州 516057）

人事档案是人才信息的重要载体，是人才选拔的重要的工具之一。当前，部分高校人事档案管理工作中存在管理手段落后、人员管理水平不高等方面的问题。要改变这种现状，加强网络信息化建设是提高高校人事档案管理质量的必由之路。

高校；人事档案；网络信息化

人事档案是记录个人经历、思想品德、工作表现、业务水平和成长过程的真实写照，它既能反映出个人的经历、学历和专业技术资格，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。在个人求职和单位求才的过程中，只有人事档案才能够给我们提供真实、有效、原始的数据，可见，人事档案对个人和单位都起着举足轻重的作用。所以人事档案管理工作的成效，直接关系到每一位教职工的切身利益，也直接影响到人才使用的效果。近年来，我通过对各行业中人事档案管理发展情况的了解，结合自身在高校中从事档案管理工作的实践，深刻体会到要适应当今信息时代档案事业的发展和高校人事制度改革的需要，必须促进网络信息化建设管理。

一、当前高校人事档案管理现状

（一）高校管理者对人事档案管理工作不够重视

在实际工作中，往往会因为某些领导对人事档案的不够重视，致使人事档案管理缺乏专业人员和必要的设备。领导者往往将人事档案管理工作看成是简单收存保管的事务性工作，在他们看来，人事档案管理是附属性工作，工作的成效就是只要做到不丢失、不泄密，能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识的影响下，相当一部分单位忽视了人事档案管理工作。档案管理工作没计划、没安排，场所、经费、人员没有保障，就更别谈购置现代化技术设备和安排人事档案管理人员参加培训进修了。

（二）档案管理人员水平不高

高校人事档案管理人员的政治素质都比较高。虽然思想觉悟高、工作责任感强是做好人事档案管理工作的必备条件，但具备较高的业务水平和专业能力更是重中之重。而大部分学校在人事档案管理人员配备上从不配备专职专业人员，而是采取人员兼职的办法来应付。人事档案管理中出现的不少问题，都是由于兼职管档人员工作变动频繁、业务不熟而造成的。由于不懂得人事档案管理，许多单位在调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，这样做的后果会导致纸张残旧、字迹褪色等现象，影响到档案的完整与安全。

（三）人事档案收集与利用两项工作轻重失衡

要管好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而，许多高校只是照搬国家关于干部人事档案材料收集归档的相关规定，而没有结合本单位的实际情况来制定相关的实施细则，从而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动，仅注重档案材料的收集工作，而忽视对其科学合理的利用，久而久之，管理人员就养成材料来了装进口袋的被动接受习惯。最终，我们会发现要么材料不全面，要么有些材料在内容和形式上是雷同的。内容偏重于对个人的政治思想和历史问题的记录，而忽视了对人员业务档案的建立，不能准确地、全面地反映每个人的真实情况，人事档案管理形同虚设。

（四）个人对人事档案不重视

有些人认为，在社会主义市场经济条件下，个人政治表现和家庭历史毫无价值，个人人事档案可有可无，人事档案政策与己无关。许多人在毕业的时候拿到了毕业证书后，对自己的人事档案就不管不顾。有的被毕业学校打回了生原地，有的自己拿在手上自行保管，有的甚至丢失。有些人虽然认为人事档案是自己的，但那是自己从来接触不到的东西，反正有人事档案管理工作人员收集整理，根本用不着自己操心，所以逐渐对个人人事档案态度冷淡起来，就是有些需要归档案的材料证书也懒得上交，致使人事档案材料缺少、内容不真实、个人存放等问题出现。

（五）人事档案管理的网络信息化程度不高

目前大多数高校人事档案管理“保管型”的管档方式仍占据主要地位，查阅档案靠的是手工检索，人工管理，工作量大，效率低。由于没能很好地利用现代化的管理技术和手段，高校人事档案工作和服务大多处于被动状态。

二、改变人事档案管理现状的有效方法—实现网络信息化管理

（一）高校人事档案网络信息化建设的必要性

1.为人事部门“选人用人”时提供服务

人事档案网络信息化的最大好处是能让人事部门和领导方便快捷地了解各级人员的状况，迅速掌握他们在“德、能、勤、绩、廉”等方面的最新信息。

2.提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量

实现人事档案数据库网络信息化后，可在局域网内部实现数据共享，从而使库房查找变为网络即时检索查询，大大提高了管理人员的工作效率和工作质量。实施了人事档案数据共享后，在日后人员职务聘任、专业技术资格晋升提供材料时，就不会在查找、复印、整理等方面浪费过多的人力、财力和物力。省略了此项工作，也给档案的原始材料起到了重要的保护作用。

3.有利于信息的完整、准确和及时更新

人事档案实现网络信息化后，管理人员也会大大降低劳动强度，提高工作效率。主要表现在：一是准确性。档案管理能够更好地保证档案信息内容的准确；二是信息更新及时。管理人员能第一时间将收集的信息更新，这样既方便领导调阅，又为人事部门提供了科学准确的信息。

4.档案管理人员业务水平得到提高

人事档案网络信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来，管理人员就有充足的时间钻研业务，从而提高管理水平；同时，减少了管理人员在库房的逗留时间，有益于管理人员的身心健康，更能体现以人为本的人性化管理理念。

（二）实现高校人事档案管理网络信息化的有效途径

1.提高人事档案网络信息化管理的认识

在当今经济迅速发展的时代中，仅靠传统的手工操作来实现人事档案管理，已远远不能适应和满足高校发展的需要。领导者应转变观念，重视信息化管理工作，在现代化管理设备投入、专业人员引进、管理人员的培训等方面给予大力支持。

2.建设现代化人事档案管理团队

学校应定期或不定期地对管理人员进行培训。培训可采取两条途径进行：一是请进来。高校是知识丰富和人才集聚的地方，可将学校计算机专业人才请进来，借用他们的知识和技术开发人事档案信息资源，提高档案管理人员计算机实际操作能力和系统管理档案能力。二是走出走。人事档案管理人员可抽出时间，到兄弟院校参观学习，或参加社会上一些权威机构举办的培训班。通过学习借鉴，使其掌握现代化管理方法和手段，提高现代化管理技术。此外，还应适当引进专业管理人员，最终实现现代化人事档案管理团队的形成。

3.加大基础技术设施的投入

要实现人事档案管理网络信息化，除了有专业的管理团队外，基础技术设施建设也是必不可少的。学校应建立人事档案信息网络，及时更新计算机软硬件设施。

〔1〕龙明坤.如何做好干部人事档案目标管理工作［J］.贵州档案，2002，（06）.

〔2〕谢琳.档案干部“内存”不足时如何升级［J］.档案管理，2003，（01）.

〔3〕潘廷将.试论高校实施“人才强校”战略对人事档案管理工作的要求［J］.右江民族医学院学报，2008，（04）.

On Necessity of Information Technology Application in College Personnel Record Management

Zhong Lihong
（Huizhou Vocational and Technical College of Economics，Huizhou，Guangdong，516057）

As an all－round manifestation of personnel information，personnel record is a vital tool to select personnel.To solve problems in college personnel record management such as underdeveloped manner and inefficient managing staff，it is necessary to apply information technology to improve college personnel record managing level.

college；personnel record；information technology

G647

A

1009－9522（2014）01－0064－02

2013－11－09

钟丽洪，（1983—），女，广东惠州人，主要从事人事管理工作。