高校照片档案管理新举措

杜鹏鹏

[摘 要]随着数码相机的广泛应用，数码照片逐渐取代了传统的照片，档案工作者要解放思想、更新观念、改变措施，做好照片档案的管理工作。

[关键词]高校照片档案；档案管理；文字信息；照片选取

高校的照片档案是指学校在教学活动、科研工作、重大活动等活动中形成的具有保存和利用价值的照片。随着数码相机的广泛应用，数码照片逐渐取代了传统的照片，因具备成像快、无底片、不必冲印便可观看和利用等特点，海量的照片正在等待接收，而面对着海量的照片，归档的措施也要发生改变。

一、加强高校照片档案的收集力度

档案的收集是做好档案归档的基础，也是难点，照片档案作为档案的一个重要组成部分，这个问题显得尤为突出。纸制档案每年都会开展年度立卷，学校的各个部门对于纸质的档案也很重视，因此收集的比较完整齐全。而照片档案，因为拍摄者分散，每个部门没有一个明确的拍摄者，档案意识薄弱，而且缺乏全局观念，工作时只考虑自己或本部门工作便利，新闻照片只在自己或本部门内部保存，不移交给档案馆统一保存。因此每年都有海量的有保存价值的照片档案没有归档进入档案馆，加强对其的收集力度很有必要。

1.以服务为宗旨，提高档案收集意识

拍摄者是照片的直接生产者，当拍摄者在拍完照片之后，只考虑用于发表新闻或本部门保存，很难再重复利用，随着岗位的变化容易丢失。在他们的思想意识中不会考虑到要统一归档到学校的档案馆，因此，我们每年在年初年度立卷的时候，专门把电子档案兼职人员召集开会，并且定期组织业务培训。平时通过QQ联系群，积极主动热情地与各个兼职档案员沟通，主动了解用户的需求，介绍利用档案的制度、解决用户利用中的难题，通过照片档案的利用工作在主动服务中扩大影响，从而强化兼职档案员的“档案”意识。我们提出“以服务为宗旨，提高档案收集意识”，要让他们知道，我们是帮助他们保存，方便他们利用，同时保存也更加安全。

2.坚持全面性和独特性相结合的原则

把照片的发展脉搏和本单位的发展情况相结合，才能更加全面、完整的做好照片档案。照片技术从传统胶卷照片发展到现在的数码照片，数码照片因具备无底片、不必冲印便可观看和利用的特点，所以各个部门不管大小活动都要进行拍照留念，但是也是因为数码照片的这些特点，使得海量照片都存在拍摄者的电脑上。对于这种情况，我们结合高职院校以及我们学校自己固有的特色，对比2012年提出的《数码照片归档与管理规范》（征求意见稿）归档范围，制定合适的归档范围，比如加强对学生的顶岗实训、技能培训等方面的照片收集。

为了能够把我们学校照片收集的更加齐全，把学校的特色通过照片体现出来，我们采取的措施是：1.集中的照片，比如宣传部、科研处等部门。每年的5月前把前一年度的照片，按要求移交到档案馆。2.分散的照片，比如是各个二级学院等部门拍摄的照片，这些是我们学校特色的照片，按照年度立卷的方式很难形成有序归档，我们采取在二级学院再建一个二级网络，就是在学院的各个部门再指定一名电子档案兼职人员以及各专业主任为兼职档案员，要求他们在活动结束后就立即挑选照片，上传到我们的档案管理系统，并且写全文字说明，同时我们也在档案网站上提供浏览，以便提供浏览观看和重复利用。除了上面的两个步骤之外，作为照片档案的管理者，要做一个档案有心人，要做好档案的监督工作，平时要密切关注学校的各种重大活动，以防有漏网之鱼。比如在2010年世博会上，我们学校旅游学院的学生曾参与世博开幕国宴招待服务，里面有学生接受军训，模拟招待等珍贵照片，但是我们档案馆一直都不清楚，直到今年学校要建校史馆，到学院走访调研，才收集到这组照片。3.征集照片，通过学校师范学院的摄影协会和社会各界摄影爱好者，征集学校各方面的照片。4.主动拍摄照片，照片档案管理者要主动走出去，随时留意学校新变化，进行拍摄保存。

二、加强高校照片档案的文字信息完整性

虽然现在的数码照片和传统照片档案在组成部分方面有所区别，数码照片由数码照片、EXIF信息和文字说明组成（2012年的《数码照片归档与管理规范》），而传统照片由照片、底片和文字说明组成。但是文字说明一直是照片的三大组成部分之一，也说明了文字说明对于照片档案的重要性。

文字说明是照片内容的补充，是照片形象的灵魂。照片画面的固定性和表面性决定必须用文字说明加以补充、丰富，只有文字说明才能充分的表达出照片中所含的深层的内容和特殊意义。如，我们学校一所并轨学院中的一座水塔，只看照片不知道真正的意义，和很多学校的水塔一样，只是一座水塔，这次我们学校建校史馆，走访了这所并轨学院的第一任校长，听他讲述才知道这座水塔见证了学校安全饮用水的历史，也了解到这座水塔是80年代建校初期，学校校长越级到省政府请示，副省长亲自批示4万元，专款专用修建学校的饮水工程。从而补全了这张照片的文字说明。离开了文字说明，就无法去了解和认识这些历史事情，从而也使照片档案失去了历史记忆的作用。

文字说明实行主动移交和时时跟进原则。文字说明也是照片档案收集的一个难点。以学校宣传部为例，拍摄者对于拍照的目的都是从新闻价值的角度去考虑，往往忽略了历史保存的价值性，所以在文字说明方面就尤为缺少，只写明时间和活动的简要标题，而忽略了其他要素，更加不会为每张照片去写题名。档案管理人员只能看图写字，写出表面的内容。而现在随着互联网技术的广泛应用，学校门户网站的地位也越发凸显，学校重要的会议等活动都会在学校的门户网站上以新闻的形式予以发表，以宣传部的照片为例，在2011年的活动照片中，有82.47%的活动都可以在门户网站上找到，在2012年，有84.23%；2013年，有90.03%。借此我们在对照片档案的年度立卷和平时收集时，要求归档部门除了提供照片之外还要把新闻电子稿一并归档，新闻稿中不仅有着时间，地点、人物等信息，还有丰富的事件和背景等信息，很大程度上已经补全照片档案的文字说明。没有新闻稿的活动在没办法写清楚文字说明的情况下，退回相关部门，要求写清楚之后再交上来。

三、照片选取实行两步走原则

随着数码技术的广泛应用，我们面对着海量的电子照片，要从中选出需要保存的照片，这个不仅是对档案员耐心的考验，也是对照片理解的考验。对于照片选取的的环节，一直都不被人重视，甚至认为是一项可有可无的工作。事实上，照片的选取就是档案鉴定环节，是“判断档案真伪和价值的过程”。随着大数据时代的到来，数码照片几何级数的递增，必定要求与其想适应的照片档案鉴定，其要求更高、分量愈重。

我们学校的照片档案实行两步三套制归档管理。第一步，我们要求移交部门以“原始、全面、真实、清晰”为原则，对照片进行初步筛选，然后把经筛选后的电子照片移交到档案馆；第二步，电子照片的数量很庞大，比如我们学校就宣传部2011年移交的照片为16800张，2012年为18487张，2013年12138张。档案馆以“去粗存精、主题鲜明、信息量丰富”为原则把部门移交的电子照片进行再筛选，把精选出来的照片实行电子与纸质双套制归档。

在照片的选取中要注意一点是一些重大的活动，比如学校主办国家级的活动或者著名的人物来学校视察等大家比较关注的照片，要适当的多挑选清洗几张照片保存，尽量保存全面详细，以备今后各种之需。

参考文献：

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