浅析药品档案管理中的保密工作

朱丽英

[摘 要]本文将从药品档案管理保密工作的必要性，以及如何搞好药品档案保密工作等两方面入手，阐述自己的观点，以供相关人员或相关部门参考，进一步提高药品档案管理保密工作的能力与水平，不断促进药品档案管理中的保密工作逐步向科学化、制度化等方向发展。

[关键词]药品档案；档案管理；保密工作

近年来，我国步入社会主义发展的关键期，社会主义各项事业的发展取得了显著成绩，随着我国成为全球第二大经济体以及综合国力的提高，国家对科教文卫等各项事业的投入力度不断加大，为使社会主义建设朝着可持续发展的方向奋斗。在众多领域中，药品安全是关系着国民生命健康的大事，一方面制药体系在国家的监督下不断完善，但另一方面已存在着许多问题，比如药品档案泄露，不仅对国民的生命健康带来危害，更是对国家社会主义事业的破坏。

1.浅析药品档案管理保密工作的必要性

1.1药品档案库房管理保密工作

药品档案管理的保密工作是一个企业实现可持续发展的关键所在。对一个企业而言，药品档案保密的重点在于档案的库房管理，库房管理是搞好药品档案管理保密工作的基础。一般而言，药品档案库房的建筑规模、建筑模式等应与国家规定的相关标准一致，对于一些基本条件不完备的单位，药品档案库房也应尽可能设立在办公楼内，不仅克服了条件限制，也保证了药品档案管理保密工作的展开。在建立药品档案管理库房时，应注意以下几个方面：首先，应慎重选择药品档案管理库房，不是任意地点都能作为药品档案管理库房的，在选址的时候，应尽可能遵循保密原则，还要尽可能的不将办公楼的最底层设为库房所在地，一般而言，库房所在地的门窗要尽可能的加固加厚，以保证药品档案的安全；其次，库房要尽可能的与办公室、阅览室、休闲室等分开，以减少人流量，对于药品档案管理尤其是一些新型药品的档案管理的保密工作有着重要意义；再次，加派专人负责管理药品档案库房，并制定与单位相一致的规章制度来管理药品档案，禁止无关人员进入药品档案管理库房，不断促进药品档案管理保密工作的能力与水平的提高，进一步搞好药品档案管理工作，实现单位的可持续发展。

1.2绝密药品档案管理与保密

众所周知，制药企业的核心秘密是绝密药品档案，它是企业商业机密的关键所在，也是企业利益获取的重要途径。随着经济全球化的不断推进，尤其是在当前复杂多变的市场竞争机制下，如何搞好绝密药品档案的管理与保密，成为制药企业的重要工作，笔者认为搞好绝密药品档案管理与保密工作主要有以下几个方面：首先，学会分类，将非绝密药品档案与绝密药品档案分别存档保管，从保管条件入手，不断提高保管设施的保管力度，设保险柜、保险锁、防盗器等，以硬件设施来确保绝密档案的安全；其次，提高药品档案管理人员的素质，尤其是绝密药品档案管理人员的素质，绝密药品档案的重要性决定了绝密药品档案管理人员的特殊身份与地位，由于长期与绝密药品档案打交道，使得绝密药品档案管理人员具有知密多、知密早、知密深的特点。这就要求绝密药品档案管理人员的素质一定要有很强的责任意识、事业心与保密意识，要有良好的工作作风，绝密药品档案管理人员在做事的时候要严格按照规章制度办事，做到头头是道，有理有据，手续清楚。值得注意的是，制药企业要防止绝密药品档案管理人员的“无形”储存在头脑中秘密的泄露；最后，加强药品绝密档案的日常管理，药品绝密档案的调阅、移除等都应该严格按照规定的手续办理，要经相关领导人审核签字，并做好登记，任何人不得擅自查阅药品绝密档案，对于绝密药品档案的泄露问题，要及时查清原因，进行补救，以期使损失达到最小化[1]。

2.药品档案管理保密工作的有效措施探析

2.1搞好档案的保密期限与保管期限的区分工作

区分药品档案的管理期限与保密期限是搞好药品档案管理保密工作的重要途径。制药企业应该立足于药品档案内容的现实作用与历史作用，根据该企业的需求，估量药品档案的保存价值，准确无误的判断出药品档案管理的保管期限。同时在确定药品档案保管期限的基础之上，还应正确确定药品档案的保密期限。一般而言，药品档案的保管期限是药品档案的价值体现，而药品档案保密期限则是在一定时间内的保密工作，可以根据药品档案泄露后对制药企业的危害程度来确定药品档案的保密期限，按重要程度将药品档案归类，可以将非常重要的药品档案的保密期限设定为“长期”。不管是普通药品档案还是绝密药品档案，企业都应该采取有效的保密措施，从而保证商业机密不外漏，不断促进制药企业的可持续发展[2]。

2.2明确药品档案管理人员的职责

维护档案的安全与完整是药品档案管理人员的首要职责。不仅是药品档案管理人员的基本工作任务，更是搞好药品档案管理保密工作的目标。在药品档案管理中，档案管理人员要将不坏、不丢、不散、不乱等具体要求践行到实际工作当中去，不断提高药品档案管理保密工作的能力与水平。所谓的不坏，指的是药品档案的不坏，简言之即药品档案的完好无缺，这就要求在进行药品档案管理工作时，杜绝一切可能造成档案损害的因素，确保档案的完整性。不丢，则是指在药品档案管理中，不能遗失药品档案，确保档案内容的安全。不散，指的是药品档案的管理要集中，不能分散，以确保档案管理的便利性。不乱，要求进行药品档案管理时，做到有条不紊，有规可循，有目可查[3]。

3.结语

综上所述，药品档案管理保密工作对制药企业而言，意义深远。因此，制药企业要不断完善药品档案管理保密工作的相关规定，不断提高药品档案管理人员的素质，确保档案保密工作万无一失，不断提高药品档案管理保密工作的能力与水平，以实现制药企业的可持续发展。

参考文献：

[1]张丽军.浅析药品档案管理中的保密工作[J].中国医药指南，2007，09：84.

[2]钟声.探讨档案管理中的保密工作[J].华章，2012，30：295.

[3]孟烁.论档案管理中的保密工作[J].机电兵船档案，2013，06：48-50.