浅谈电力企业档案信息化建设

李晓静

摘要：通过信息集成、过程优化、资源合理配置，实现管理水平和服务水平的不断提高。在系统中体现优化后的业务流程，使业务操作规范高效，更好的保证工作质量。通过数据的信息化，运用计算模型处理，为管理和决策提供准确、实时的数据支持。

关键词：电力企业；档案；信息化建设

中图分类号：F407文献标识码： A

引言

联合国经济社会理事会从 1999 年开始，连续两年都把通过信息化改进发展中国家的政府组织、重组公共管理、最终实现信息资源的共享作为其工作重点。《中共中央关于国民经济和社会发展第十个五年计划纲要》又明确了“以信息化改造传统产业”的主张。所以，我所的办公自动化和网络信息化建设是顺应新形势的需要。

一、存在的主要问题

1、信息共享程度低，信息孤岛，重复劳动严重

我所各管理部门之间的信息不能互通、互用、互联，形成了信息孤岛；各种信息资源无法有效共享和交互，利用率低，重复维护信息率高，一致性和完整性难以保证，且未形成对科研多角度、多层次统一管理的信息化平台。

2、缺乏用于科研人员之间进行协同工作、信息传递和共享的工作平台

在科研项目研制过程中，缺乏一个协同工作平台和项目信息共享环境，而该协同工作平台和项目信息共享环境可对科研过程用到的基本资料和产生的文件进行有效版本的管理及其协同，以杜绝差、错、漏、空。

3、缺乏用于管理人员对科研过程进行进度控制、质量跟踪、资源调配和绩效考核的管理平台

在项目研制过程中，各级管理人员缺乏一个实用的系统对科研项目的运行进行监控和调度，不能及时有效地给领导的决策提供全局的信息支持，给领导的决策带来错误的依据。

二、信息化建设的原则和工作目标

1、信息化建设的原则

（1）实用性原则

系统真正满足办公方式的需要，使业务逐步规范化，真正能增强管理能力、降低劳动强度、提高办公效率。在保证系统性能并达到要求的前提下，尽量使系统投资最省。

（2）安全性原则

信息处理和传递的任何环节如果出现漏洞，其损失将是巨大的，因此，系统的安全性是非常重要的一个原则。一要从软件层次利用认证和加密等机制对此做好充分保证，二要通过我所的防火墙，对系统进行绝对的安全控制；系统任何数据和资料的流转、调用等操作，都要通过严格的权限管理系统进行保证，而且系统的操作都是可追溯的。

（3）可靠性原则

在信息处理与传输的各个环节，严格控制和区分用户的权限，防止越权使用数据信息，保证对系统的总体绝对控制权。为了保证系统的不间断运行和出现错误时能及时恢复并没有数据丢失、系统崩溃等现象出现，系统采用 UPS（后备电源）、磁盘阵列、备份等技术相结合的手段来实现。

（4）易用性原则

系统设计以简单、易用、实用为宗旨。系统的使用人员不需要经过复杂的培训，即可方便、灵活地使用，做到真正的办公方式自动化。

（5）高效性原则：系统具有良好的性能、较高的处理效率，较快的运行速度，且配置和使用灵活。

（6）先进规范原则

尽量采用先进而且成熟的计算机软硬件技术，在采用 Internet/Intranet 和 OA 技术的同时，充分考虑系统的可伸缩性、可扩展性和可继承性，使系统具有较高的技术含量和较长的生命周期。

2、信息化建设的工作目标

应用信息技术，支持我所的信息化战略规划与战略目标。信息技术与现代管理技术相结合，通过信息集成、过程优化、资源合理配置，实现管理水平和服务水平的不断提高。引进先进的管理理念和管理思想，适用的管理方法，对业务流程进行优化。在系统中体现优化后的业务流程，使业务操作规范高效，更好的保证工作质量。通过数据的信息化，运用计算模型处理，为管理和决策提供准确、实时的数据支持。

3、系统框架、主要工作内容和工作成果

（1）系统框架

我所信息化建设的总体框架可分为三个层次：网络、存储与计算环境；基础应用与网络应用平台；各种应用系统。底层网络设施是基础，数据存储、高性能计算和数据库系统提供底层应用服务，应用开发平台和具体的应用系统提供应用开发环境与应用服务功能。

（2）主要工作内容

办公自动化和网络信息化建设的主要工作内容是：将我所的主楼和辅楼实现联网，在主楼四楼的中心机房配置核心交换机，其他楼层安装楼层交换机，实现整个所内网络互联，在基础网络和其它一些配套设施建设的同时，建立一个我所服务型门户网站，围绕综合办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等来开展我所的信息化项目建设。

（3）主机、存储备份系统及 UPS 不间断电源选型

随着信息化建设的不断发展，如何建设一个合适的综合信息服务平台，在其上建立与集成适应单位信息化需求的功能强大、使用方便、易于管理、界面友好的各种应用，是单位信息化建设成功的关键。初步设想：网络中心配备一台数据库服务器、二台应用服务器，一台防病毒服务器，一个磁盘阵列柜、一个磁带机、一台不间断电源（UPS）。随着应用系统的应用，将产生大量数据，为了确保数据的安全，我们采用 SUN 架构，部署一套全光纤的存储和备份系统，存储设备采用 HP MSA1000 企业级磁盘阵列柜，存储容量可以按照需求增加，同时这些数据也应实时备份到 HP 磁带库中去。考虑到我省近几年供电比较紧张，同时为了预防突发时件，我所应对重要的网络设备提供不间断供电，综合考虑所有设备的功率和供电时间要求，我所选用山特 20 千瓦（三进单出）主机做供电方案的主机型。

（4）信息安全保障体系

随着网络技术的普及和发展，网络上承载的应用越来越多，应用越来越复杂，针对应用层的攻击越来越多。当前的企业网络正在面临着 Web 滥用、病毒泛滥、黑客攻击和来自于企业内部的安全威胁等安全问题。如何确保整个网络处于有效的安全防护下，也是我所信息化建设的重点。本次项目我所信息网出口处部署防火墙设备，核心交换机上部署入侵检测设备，为了加强对网络的控制和监控能力，部署一套安全审计系统（对网络、终端、数据库进行安全审计）。另外我所信息网应该能够对网络病毒形成有效的防御和查杀，需部署一套服务器版杀毒软件。

（5）应用系统设计

我所的信息化管理系统的建设主要围绕着我所的实际需求展开的，其内容可以概括为：建立一个我所服务型门户网站，完成所内办公自动化管理系统、档案管理系统、科技项目管理系统、人力资源管理系统等的建设。

4、管理系统分类

（1）办公自动化管理系统

办公自动化就是采用 Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，使我所内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为我所的管理和决策提供科学的依据。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。

（2）档案管理系统

该分系统主要为档案等相关管理部门提供一个相关科研文档、公文文档、会议纪要文档、图书管理以及科技情报管理等方面的综合信息管理工具。实现电子资料与实物档案的统一管理，包括电子文档和实物档案的借阅申请审批流程，电子文档的下载、实物档案借阅和归还，库存、催归等功能；并与协同办公管理模块集成，实现公文档案的自动归档；为档案管理人员提供各种档案的统计及报表功能。

（3）科研项目管理系统

本系统提供了科研项目的申请、立项、执行、验收、成果申报及项目费用等的科研自动化和流程化管理。立项管理提供对科研项目的申请、审批及项目立项等管理；执行管理提供对科研项目执行过程中的阶段管理、合同管理(如技术转让合同，技术开发合同等)、项目验收等信息的维护查询功能；成果申报管理提供对科研项目最终成果的申报、获奖等信息的维护、查询统计管理；经费管理提供对整体科研项目经费划分、拨款、使用记录的信息维护功能；具体项目经费的使用申请、审批、领用等过程管理；归档管理提供对科研项目的基本信息、立项信息、验收信息、成果申报信息、经费领用信息的归档管理。

（4）人力资源管理系统

该系统融合了现代人力资源管理的先进理念，为研究所人力资源管理提供了辅助管理和决策支持功能。系统涵盖人力资源管理的各项业务，具体包括组织机构、人事管理、薪资与福利、考勤管理、出差管理、招聘管理、培训与发展、绩效评估等，为领导和人力资源管理部门提供强有力的日常管理、决策分析等功能。

结束语

在项目实施方面，项目经理在制定项目计划时必须对项目可能遇见的风险进行评估和预防。在项目进展中，项目经理应及时与工程管理部进行沟通，共同处理可能遇到的棘手的问题。在项目验收后，将设立针对本项目的服务小组，负责本系统建成后的维护和与专业公司人员联系，及时解决系统问题。项目领导小组协调各种资源，处理和决策重大事件和问题，保证项目的顺利实施。

参考文献

[1]张欣.浅谈电力企业档案信息化建设[J].兰台世界,2013,(z5).

[2]陆杏.电力企业档案信息化建设的探讨[J].管理学家,2013,(18).

[3]梁丽宁.新形势下如何加强电力企业档案信息化建设[J].科技视界,2013,(20).