做好中学档案管理工作之探讨

叶章英

(福建省晋江市毓英中学 福建 晋江 362251)

中学档案是学校在发展过程中形成的原始记录，这些文字、图表、音像、实物等材料对于学校来说极为重要。但是在中学教育教学生活中，档案的价值一直未得到应有的体现，档案管理工作得不到重视。下面结合本文论述将市场机制运用到档案管理工作当中，以供给需求促发展，针对不同的需求，以此来做好中学的档案管理工作。

一、中学档案管理的现状

1．种类繁多，利用率低。“麻雀虽小，五脏俱全”，一个学校就是一个大社会，在这个大社会中，形成的材料种类非常多，它几乎囊括了所有种类的档案，即文书档案、教学档案、科技档案、科研档案、基建档案、财会档案、声像档案、实物档案等等。所以学校档案门类多，内容复杂。但是中学工作主要是以教学为主，领导主要是抓教学，虽然档案工作也在开展，由于档案本身的特点是时效性差、利用率低，加之领导重视不够，导致档案的价值得不到充分的体现。

2．管理工作被动，缺乏主动性。在当前市场经济条件下，学生的成绩和学校的升学率倍受“宠爱”，而档案工作不同于其他工作，它不能够马上产生经济效益，人们对档案工作也不重视，这种情况在整个档案界普遍存在。况且在以教学为主要活动的学校工作中，平时又要应付各种各样的检查和评估，档案的收集工作往往是被动的，材料不齐全，难以及时归档。档案工作开展缓慢，缺乏积极主动性。

3．管理人员专业性不强，缺乏经验。多年来，由于高校开设档案专业的班级较少，培养的档案专业人才与岗位需求失调，这就造成很多单位不可能招到档案专业人员，再加上学校的主管部门不重视，中学管理档案的大多不是专业人员，很多是老师转岗或兼职的，这样的现实，使得中学档案管理人员专业性不强，缺乏必要的理论指导。

二、中学档案的利用需求

1．学校本身的教学需要。学校最主要的活动就是教学活动，围绕着教学活动产生了各种各样的材料，这就是中学档案收集的主要范围。比如教学方面，针对老师教学中复习的需要，教务处把每一个备课组每一次考试前出的试卷，考试中出现的问题，考试后质量分析等都集中起来按学年度归档，极大方便了老师的教学、查阅等工作。再比如德育方面，在学生毕业的时候展示出学生三年来活动的图文资料。按照这方面的需求，就要求平时做好这方面材料的收集，作为德育活动的档案。学校档案的种类繁多，在专兼职档案工作人员有限的情况下，学校应根据教学的需要，组织专人各自负责一方面的档案收集、整理工作，让全体教师充分利用学校档案的有利条件，助力做好教学工作，将被动的档案工作化为主动。

2．教师评聘职称的需要。在中学，教师的主要任务是教学，当然在教学过程中，教师评聘职称也是教师重要的任务之一。为了老师评聘职称的需要，建立教师业务档案是每个学校档案工作中的重要组成部分。我校建立教师业务档案，是以每个老师为单位，按照职称评定的需要收集相应的材料，这些材料包括:教师基本情况登记表(各种学历、学位证书、教师资格证书、任职资格证书、普通话、计算机等级水平考试、继续教育等等复印件);承担教育教学基本情况表(任教班级、担任班主任、教研组长、备考组长、行政职务等证明材料);承担教科研情况表(论文获奖、汇编、担任课题等);获奖情况(获奖文件、证书等等复印件)。每学年度考核时，将每位教师当年晋级、获奖、继续教育培训等材料更新情况补充到个人的业务档案中，为老师日后评职称提供方便。

3．编撰校史的需要。我校是一个有一百二十多年历史的百年老校，办学历史悠久，但是由于历史原因，以前领导重视不够，导致以前的档案没有得到很好的保存。为了吸收历史教训，我校在2012年决定编撰《毓英园》这一校刊，每学期一期，把一学期开展的重要活动以图文的形式编撰下来，包括:功勋人物、校园动态、探索园地、校友之窗、榕树下、光荣榜、心灵驿站等栏目，围绕这一刊物平时收集材料，基本上囊括了一学期学校的重要活动，材料齐全。

4．其他特殊需要。我校是福建省体育传统项目(排球)重点培养学校，同时还是省毒品预防教育基地示范校等等，根据学校的办学特色，收集特色档案。按照每个特色项目验收的标准来收集整理档案，为日后复查或学校做宣传展览提供详实的材料依据。另外，外部对于学样档案工作的依赖也很多，如校友需要，由于我校历史悠久，校友很多，遍布海内外，每年校友联谊活动特别多，为此专门收集整理校友档案，比如校友活动照片，校友活动材料，校友荣誉录，知名校友档案等等。

三、针对需求加强中学档案的管理

1．提高认识、统一规范。档案即是宝贵的历史史料，查阅档案可以知现在。学校档案工作是一项综合性的工作，它不是某一个处室，某一个人员的工作，它贯穿在整个学校工作当中，所有人都与它有关，不管老师还是学生都与之有关联。因此，从校级领导到中层行政，再到专任老师，再到学生都必须有档案意识，都要加入到学校档案的工作当中。有了这个意识，就必须有一个统一的规范，根据《档案法》的相关规定，我们学校按照自己的办学特色，制定了《毓英中学各处室兼职档案员工作职责》、《毓英中学各处室归档范围和保管期限》、《毓英中学档案分类大纲和编号方法》、《毓英中学教师业务档案归档范围和保管期限》、《毓英中学体育传统项目(排球)归档范围和保管期限》、《毓英中学知名校友档案归档范围和保管期限》等等。

2．针对需求、建立特色。针对不同的需求，我校建立了与之相一致的特色档案。学校最为重要的档案工作便是学生的学籍档案管理，我们在做好常规学籍档案的整理、归档工作之外，还利用学籍档案做好毕业生的跟踪，制作毕业生花名册以便做好校友档案，为开展校友活动提供依据。另外，根据我校是省体育传统项目(排球)重点培养学校，我们建立了与之一致的特色档案，这为每年体育传统校的检查验收，对外交流，总结经验提供了极为便利的条件。

3．积极主动、发挥实效。学校的各种档案蕴藏着十分丰富的价值，中学档案工作人员要积极主动地查找整理出学校最具特色的历史档案资料，编辑成各种媒介，开放式地供学校的教师和学生观赏，会使档案发挥出更多的功效。同时，学校领导和档案工作者应该创新档案工作思路，以充分利用现有学校档案服务于学校各部门工作，服务于学生的德育工作，让优秀的学校档案成为爱国主义教育的新阵地。只有我们抓住档案辅助和促进学校发展这一目标，沿着“需求”将工作开展下去，中学档案工作才有动力。按需求来做，学校档案工作就不会处于被动状态，而是获得大家的认可，使其发挥出最大的实效，同时也会促使中学档案工作做得更好，全面为学校各项工作服务。

总之，中学档案工作由于其种类繁多，加之领导重视不够，档案管理人员素质不高，各个学校档案管理经验很少相互交流，严重滞后了中学档案工作的进步，针对本校的需求来加强档案工作的管理，建立本校特色档案，对促进学校档案工作的发展具有重大的意义。

［1］张卫宁，关于创新中学档案工作的几点思考，行政管理，2010(194)．

［2］赵静，中学档案资源的开发和利用，中国档案，2007.12．

［3］李烨，做好中学档案工作的几点认识，档案学研究，2012.3．