中职学校学生档案管理存在的问题及对策浅析

谭新

（内江医科学校，四川内江641100）

中职学校学生档案管理存在的问题及对策浅析

谭新

（内江医科学校，四川内江641100）

学籍档案管理是中职学校教学管理工作的重要内容，中职学校学生档案管理工作是学生工作的一个重要组成部分，学生档案是用人单位选拔、任用、培养人才的最基本依据。但是目前中职学校学生档案管理还存在一些问题，所以应完善学生档案管理相关制度，加快学生档案网络化管理建设，充分挖掘档案的利用价值，为毕业生就业服务。

中职学校；学生档案；管理问题

档案管理工作是衡量中职学校教育质量和管理水平的一个重要标志，而学籍档案是中职学校档案的重要组成部分，管理和利用学籍档案是中职学校档案管理工作中的一项基础性工作。加强学籍档案的管理，促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化，对规范中职学校的教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才等都有着巨大的促进作用。学生档案是学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每名学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，中职学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。

1　中职学校学籍档案的主要作用

学籍档案对个人、学校和社会都具有重大价值。（1）对个人而言，学籍档案记录的内容是评价学生在校表现和学习情况的依据。因此，学生在校期间，通过了解学籍制度，可以明确努力的方向、规范自己的行为［1］，并有意识地遵循有关规则，从而促进良好学风的形成。学籍档案作为学生在校期间真实情况的证明，学校可据此为学生开具相关证明。（2）对学校而言，学籍档案的建设是学校基础性建设之一，学籍档案的管理是学校日常管理的重要部分。好的学籍档案管理制度可引导教学活动有序进行，有效降低学校管理成本。学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化水平在一定程度上体现着中职学校的教学管理水平，加强学籍档案的管理，可大大提高中职学校的管理水平。（3）对社会而言，学籍档案是用人单位挑选人才的重要参考依据，学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响着单位对学生的评价。

2　中职学校学生档案管理存在的问题

中职学校的学生档案管理旨在对学生在校期间以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及进行毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，中职学校的学生档案工作未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全、质量不高，不能准确全面地反映中职学校学生的全貌甚至出现档案丢失等现象，此现象在大多数民办中职学校尤为突出。当前中职学校学生档案管理工作主要存在以下几个方面的问题。

2.1学生档案不受重视，管理体制不完善

学生档案是学校档案的一个分支，是学校档案的重要组成部分，但是大多数中职学校往往只重视教学和其他方面的档案管理工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作纳入议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，有的虽配备了人员，但人员却是非专业的。综合档案管理部门没有进行必要的检查监督和指导，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

2.2学生档案的收集整理不规范

目前中职学校学生档案的管理一般由学生管理或招生就业部门进行统一或分散管理，并将学生档案的整理交由院系或学校综合档案室来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程中没有标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、填写或盖章不全、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等。

2.3学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备

因档案的收集不及时、不完整，整理、服务环节跟不上，查阅学生档案相当困难或无法查阅、借阅，不利于档案的利用，更不利于中职学校教师了解学生，对学生因材施教。

2.4毕业学生档案的转递、管理等工作不完善

目前，中职学生毕业时，大多数学校会派人将毕业学生档案移交生源地人才交流中心保管，而成人档案仍由学校管理或由学生本人取走交回原单位保管，这两种方法都有相同的弊病。由于许多学生在毕业时没有找到就业单位，没有及时领取档案，人才交流中心对这样的档案保管数量巨大，保管年限不一等原因，使得多年后学生就业后去领取档案时却找不到原来的档案，学生又到学校重新补档案，既浪费人力、物力，又为毕业生档案造假提供了方便等。2015年开始，各人才交流中心不再收取毕业生的档案管理费，即使是办理了人事代理关系的人员，档案都由单位取回保管。另外，邮政从2015年起，也取消了中高职毕业生档案的投递工作，改由各学校自行安排人员派送档案到各人才交流中心，这些都将对中高职毕业生的档案管理工作带来不便。

3　加强中职学校学生档案管理工作的对策

针对以上存在的几个问题，笔者认为应该着力进行以下几方面的工作。

3.1狠抓组织和人员落实工作

实践表明，要搞好中职学校学生档案管理，首先必须理顺管理体制，做到组织机构、人员、库房落实。不论当前中职学校对学生管理采取何种模式，都要根据学校工作的实际情况，建立学生档案管理组织机构；不论学生档案放在何处，必须有专人负责学生档案的管理工作。为了确保学生档案的管理质量，应该实行集中式管理，管理机构可设置在学生处或招生就业办下，并配备专职档案管理人员。如果中职学校已经设立综合档案馆（室），那么学生档案应归综合档案馆（室）统一管理。对于采用分散管理模式的，一定要加强业务指导工作，以保证学生档案的及时收集、归档和整理，从而提高管理质量。

3.2加大宣传力度，强化师生档案管理意识

通过宣传学习，提高师生对学生档案管理工作的认识，积极关心支持学生档案管理工作。让大家认识到，学生档案是关系到中职学校全面推进素质教育、向社会输送合格人才和中职生毕业就业的大事。每一位学生都应该重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚、格式规范、纸张统一，档案制成材料符合要求。

3.3建立健全归档材料的形成、收集和传递制度

3.3.1规范归档材料的要求按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用A 4规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，要选用激光打印件或静电复印件归档，该盖章的一定要尽量盖章，并要盖齐全。凡是不符合要求的，必须退回重新处理后方可归档。

3.3.2建立归档材料收集制度虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但是材料形成还是比较有规律的。中职学校学生档案材料的收集工作大致可以分为3个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和学生就读中职学校前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集；第二个阶段是档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学校期间各类社会实践活动、各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生处、实训科等收集教学、实训和评优评奖等材料；第三个阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在中职学校期间德智体各方面的总结和评价材料［2］，大致的材料有：就业报到证、毕业生登记表、毕业生鉴定表、毕业实习鉴定册、成绩卡和学籍卡、考生登记表、毕业生体检表等。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。

3.3.3严格毕业生档案转递制度一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：填写转递单—填写转档登记—严密包封—通过机要转递—检查收存回执—回执未退的及时催查（应在1个月之内）。现在学校应派专人将学生档案送至各人才交流中心，并收取各中心开具的接收档案回执。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“人事部门或县级（含县）以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构［3］。若用人单位不具备保管条件，应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管，这样就可以有效避免档案转递出去后档案丢失的现象发生；另一方面，对中职学校毕业生档案中能够体现在校期间德智体成绩的综合材料，如毕业生登记表、成绩卡、毕业实习鉴定册、成绩总表、学籍卡等材料一式两份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生档案丢失后的重新建档（即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档），同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如制作假材料、开假证明、涂改成绩等现象的发生。

3.4加速学生档案工作现代化的步伐

随着信息化社会的到来与办公自动化的普及及中职生数量的剧增和档案内容、数量的不断增加，传统的手工操作已不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。有条件的学校也要逐步加大档案管理工作的信息化投入，加强档案人员的信息化培训，并积极开发或使用实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化步伐。档案管理人员应该进一步加强信息化知识的学习，跟上时代的步伐，适应工作的需要。

［1］金玉洁，黄保，刘臻.高等学校学籍档案管理与利用［J］.石油教育，2006（3）：70-71.

［2］姜珊.浅谈中职学校学生档案的管理和利用［J］.商业经济，2008（16）：12-15.

［3］李进德，李桂华.浅谈中职学校学生心理档案的管理及应用［J］.科技创新导报，2008（16）：32-33.

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1671-1246（2016）10-0030-02