灰色文献的价值——来自政策信息领域的研究与实践

蓝海波



灰色文献的价值
——来自政策信息领域的研究与实践

蓝海波

通过对当前灰色文献发布、收集和利用情况进行调查研究，以及开展网上灰色文献收集、管理并为政策制定工作提供信息服务，“澳大利亚政策在线”(APO)数据库项目揭示了灰色文献作为循证政策证据的作用与价值，为我国相关领域的工作提供借鉴。参考文献5。

灰色文献循证政策澳大利亚政策在线

1　关于“澳大利亚政策在线”

“澳大利亚政策在线”(Australian Policy Online，APO)[1]是一个由机构支持、政府奖助和广告维持的公益性、研究型开放获取数据库项目，通过对灰色文献的收集和编目，为澳大利亚和新西兰公共政策的制定和实施提供信息服务。项目主要合作支持机构包括斯威本科技大学、皇家墨尔本理工大学、惠灵顿维多利亚大学、阿德莱德大学、澳大利亚研究委员会(Australian Research Council，ARC)卓越创意产业和创新中心、澳大利亚国家科学数据服务网络(Australian National Data Service，ANDS)。自2002年成立以来，APO多次获得ARC“关联基础设施和设备奖”(Linkage Infrastructure and Equipment Grants)，最近一次是在2013年。2014年，该项目获“澳大利亚和新西兰互联网奖”(Australia and New Zealand Internet Awards)，该奖项用于奖励对互联网发展做出重大贡献的团体和个人[2]。

APO收藏和提供的灰色文献来自于澳大利亚、新西兰和国际组织的4000多家机构，包括政府部门、大学、学术中心、智库、非政府组织、媒体等；主要内容包括研究报告、论文、统计数据等类型的学术研究成果和其他重要资源，目前已列出超过3万条资源目录；时间可上溯到2002年，之前的资源正在不断回溯补充之中。该项目按格式将资源分为研究成果、评论、音频、视频、网站、数据、工具等类型，按专题将内容划分为人文与自然环境、贸易与经济、文化与交流、教育与培训、卫生与健康、原住民、政治与社会问题、科学与技术等专题。用户可按专题或格式浏览，并免费获取全文。为方便用户选择利用以及了解更多相关内容，收录的灰色文献中标注了书目信息和其它参考信息，包括制作机构、作者、发布时间、文摘、主题与类型、原文链接、审查代码及说明、版权许可、永久网址、引用方式、相关文献、评论与反馈等。为帮助用户了解最新信息，APO同时提供通报服务，每周两次为17，000多名用户提供免费时事通讯电子邮件，同时提供博客、微博、Facebook等社会化媒体的网址链接。

2013年，APO承担了“灰色文献战略”(Grey Literature Strategies)项目[3]。该项目是ARC2012—2015年资助研究项目之一，目的是通过对灰色文献发布者、利用者和收集者以及相关机构当前信息政策、工作规程、实践成果及国际动态的调查访问、案例分析，明确灰色文献的作用和重要性，设法提升其影响力和价值，促进决策部门、研究和教育机构、图书馆、档案馆、网络资源收集管理机构等各利益相关方之间的合作共享和技术发展，为改善灰色文献的制作、发布、传播、检索、获取、保存和管理提供最优化模型和实践指南，凸显电子出版、数字化教育、媒体与通信、灰色文献、开放获取、信息政策等领域的学术价值，参与相关领域国际前沿研究。项目研究成果包括关于相关政策及实践、技术系统、标准规程以及潜在效益的研究报告、分析评估、改进方案框架及建议等。项目研究团队由斯威本科技大学斯威本社会研究所、维多利亚大学、澳大利亚国家图书馆、大洋洲国立与州立图书馆联盟、澳大利亚教育研究委员会和Eidos研究所等机构组成。

2　APO研究报告

APO收录的报告《证据在哪里：实现灰色文献对公共政策及实践的价值》[4](以下简称《证据》)为“灰色文献战略”项目研究成果之一，通过对调查结果的分析，探讨了澳大利亚政策信息领域灰色文献的发布、使用、收集服务现状及存在问题。受访者包括144家灰色文献制作机构、114家收藏服务机构和943名个人信息用户，并分为三组，每组均有来自政府部门、教育机构、非政府组织和营利性机构的用户。研究方法包括网上采访、政策和立法考察、基础设施和数字化资源收藏调查。

《证据》将灰色文献定义为：不通过营利性或学术性出版部门出版，而是直接由机构发布的文献。该报告提出，可作为证据用于公共政策及实践的研究成果和信息，分布于公共领域的多种类型的资源中，大部分可归入灰色文献的类别。报告探讨了互联网如何深刻地改变了灰色文献的发布、利用和收集方式，特别关注其价值和面临的挑战。报告认为，网上发布的大量信息和研究成果为获取来源广泛的知识提供了前所未有的便利，使公众有可能更大程度地参与公共事务。然而，它也带来了一系列问题：搜寻、筛选、甄别和获取政策信息往往是一项非常耗时的任务，占用了政策工作者的大部分工作时间；尽管用户偏爱访问网上政策资源，但大型数字型馆藏却远远少于印刷型馆藏。此外，尽管用户高度评价灰色文献，以下因素却使数字型灰色文献的利用和收集变得困难并使服务受到影响：著作权立法滞后、数字基础设施规划和管理不善、缺乏资源制作和编目标准、大规模收集并提供优质高效资源服务的机构数量不足。报告最后提出了使公益性灰色文献价值最大化的建议。

2.1灰色文献的作用与价值

调查显示，灰色文献被视为开展政策工作的一个重要的必备条件。用户重视灰色文献的原因在于：它对公共政策至关重要，提供了广泛的研究视角，是在别处无法获得的独特的最及时的专题信息来源，具有学术期刊未涵盖的内容，可通过网上大量免费获取。80%的受访者认为，无法获取灰色文献将对他们的工作产生严重影响。

2.2灰色文献的使用情况

调查结果表明，灰色文献在政策工作中大量使用。受访信息用户认为，最重要或非常重要的资源依次为报告(81%)、期刊文章(75%)、研讨会论文(69%)、简报/综述和指南(66%)、数据集(61%)。在搜寻的工作材料中，灰色文献占60%以上，有四分之一的受访者认为灰色文献占材料来源的80%以上。此外，受访者估计每年大约有三分之一的工作时间在使用灰色文献。

关于信息来源机构，调查结果清楚地表明了政策工作所需知识领域的多样性特点。受访者认为，重要的来源机构依次为政府部门(94%)、大学研究中心(83%)、非政府组织(79%)、出版机构(78%)、智库(55%)、营利性研究公司和咨询公司(31%)。

关于资源选择标准，绝大多数受访者认为主题(98%)和网上可获得性(93%)最重要，其次是使用搜索引擎时的可发现性(80%)、出版日期(75%)、信息来源的可信度(66%)、与政策或实践领域的相关性(64%)。其他通常在学术调查中排名较高的标准在本次调查中却排名靠后，如作者、被引率、出版发行机构等。

2.3灰色文献的产出、发布与传播

灰色文献的产出机构包括政府部门、学术研究中心、非政府组织和智库、营利性咨询公司，常见文献类型包括报告、研讨会论文、工作文件、简报、白皮书和绿皮书、提案、评估报告、信息发布文件、指南、正式声明和工作规程等。

灰色文献是不同类型机构用于传播研究成果或表明政策立场的一种重要形式。90%以上的受访机构认为发布灰色文献最重要的原因包括向公众告知公共政策并提供证据基础，其他重要目的包括向公众传播知识(84%)、使研究成果和信息公开访问最大化(79%)。

调查表明，有大量机构制作并在线发布政策信息和研究成果。84%的受访机构至少每季度发布，三分之一至少每周发布。受访机构工作人员估计每年花费三分之一的工作时间用于编制灰色文献。在过去一年中，绝大多数机构提供了不同数量的开放获取资料，三分之二的机构将其资料中的半数以上在线发布或免费出版，70%委托第三方发布，半数是在期刊上发表成果。

灰色文献的传播同样采用了直接的方式。80%以上的受访机构认为重要或非常重要的三个最常用的传播方式依次为：在机构网站上发布信息、直接与联系人分享材料、发送电子邮件。

2.4灰色文献的审查与标准化

90%的受访机构都在发布前在内部对材料内容进行了基本编辑和格式化。60%的机构通过咨询小组进行内部审查，55%接受同行评议，40%进行专业编辑，25%接受外部审查委员会审查。

2.5灰色文献的存储

与灰色文献的发布和传播相同，存储和访问也经常由制作机构自己管理。大多数受访机构(85%)使用网站存储信息和提供访问，46%使用知识库软件管理灰色文献，很少机构利用外部数据库、图书馆或其他管理机构的服务。按照呈缴本制度的规定向国家图书馆或州图书馆提供打印副本，及将材料上传到主题数据库或信息交流中心的机构分别只占20%和12%。在这种情况下，国家图书馆收藏的制作机构网站的网页内容，在确保大量灰色文献保护和长期访问中就起着至关重要的作用。

2.6灰色文献的搜寻

关于信息来源，重要机构的网站、电子邮件、同事分享是用户寻找新信息的重要来源(75%)；其次是通报服务和新闻媒体(63%)，这表明时效性的重要性。图书馆、出版机构和主题数据库或信息交流中心，被半数以上受访用户视为重要新信息来源。社会媒体作为新信息来源的重要性较低(22%)。

关于搜寻方式，受访用户每天或每周使用搜索引擎的有95%，使用机构网站的有67%，使用主题数据库或信息交流中心的有55%，其次是出版机构网站(43%)和机构图书馆(35%)。

2.7灰色文献的收集与收藏

除发布机构自己存储信息外，还有专门的数字内容收集和管理服务机构，如图书馆、数据库、信息交流中心，其任务是对大量分布无序的灰色文献资源进行收集、选择和编目，通过有效的信息管理和资源提供来满足政策及实践工作的信息需求。

80%以上的受访收藏服务机构认为，最常见的收藏材料为期刊文章、图书、报告和会议论文。收藏较少的是社交媒体和博客(12%—15%)、营利性研究成果(23%)、法律文献(27%)、综述(30%)、信息表(33%)、提案(40%)和数据集(41%)。最重要或非常重要的收藏材料依次是：期刊文章和图书(78%)、报告(68%)和会议论文(57%)、档案材料(54%)以及政策、标准和法规(53%)。

另一个相关问题是信息收集的难易程度，主要是指因花费时间的多少所造成的收集难度和成本。许多收藏服务机构和信息用户都认为重要的资源并不容易收集。比如报告，只有50%的收藏机构认为容易收集；评估报告被认为是最难收集的资源，只有31%的机构认为其容易收集。

关于收藏量，约20%的受访机构拥有10万件以上印刷型灰色文献，约三分之二拥有1万—10万件。相比之下，只有6%的收藏机构拥有超过10万件数字型灰色文献，18%拥有1万—10万件，约三分之一只有不到1000件，15%没有数字收藏。

2.8灰色文献搜寻、获取和收集存在的问题

45%的信息用户面对的重要问题是搜寻资源，包括了解信息来源和筛选、甄别资源所需时间过长；43%是获取资源，尤其是获取期刊文章和市场调研报告的成本、获取政府资源的困难；14%是资源质量差和判断资源可信度的困难。被用户视为最重要的文献类型中，有25%的用户找不到报告，20%找不到期刊文章和研讨会论文，三分之一难以找到数据，43%难以找到综述。最难查找的是档案材料，有57%的用户认为很难找到。

近半数用户抱怨搜寻、筛选和甄别文献所花费的时间过长。用户估计，如果灰色文献更容易访问，平均可以节省16%的工作时间。许多用户指出，他们可以找到的资源太多，问题在于很难及时找到内容相关、质量高的资源，并难以判断其可信度或确定是否进行引用。由于许多机构的出版物未标注足够的书目信息，并且未与收集服务机构合作去完善搜寻方法和长期可访问性，使得搜寻任务变得更为困难。由于发布信息的机构涉及各行各业，鉴别其资源的可信度通常需要该领域的知识。灰色文献的质量存在很大差异，甄别灰色文献对信息用户和收集机构来说是一个很大的问题。虽然多数灰色文献发布之前都经过审查，但即便是专业编制和经过同行评议的资料也可能不包括搜索引擎、社交媒体或电子邮件收件箱搜寻功能在甄别文献时所需的相关信息。

对图书馆和收藏服务机构来说，灰色文献的收集一直是一项挑战。由于灰色文献分布无序，并且难以归入标准化的文献分类类别，造成了搜寻和编目上的困难。印刷型灰色文献相对容易收藏，数字型灰色文献则不同，收藏全文数字内容和提供访问需要专业软件和持续的系统维护管理。

另一个主要问题是著作权立法过度限制受版权保护的资源的收集和保存，包括无主作品、未出版文献及非营利性、公共资金资助的研究成果和公益性信息，阻碍了图书馆和档案馆提供用于研究和公共利益目的的免费、开放存取的全文数字文献。

2.9变革的机会和建议

《证据》认为，通过提高制作质量、改进收集服务和管理、推行立法改革等途径，可以为灰色文献的收集、保存和利用提供更好的机会，这样的改革是无需成本的双赢。为了支持这项工作，“灰色文献战略”项目已经为数字出版物、网络发布、灰色文献评价和推荐审查代码开发出一系列基于最佳实践的工具指南，并通过APO网站发布。为使灰色文献价值的最大化，报告最后提出了以下建议：

(1)提高灰色文献制作标准化程度和透明度。提高制作质量，制定和使用明确的发布标准，鼓励制作机构在网上出版物中标注标准化的详细书目信息，如发布日期、作者、制作机构、著作权声明、网址等，以提高可访问性和可信度，并降低使用和收集成本；使质量审查程序正规化，开发标准化的审查程序代码或特殊符号，标注于灰色文献中，用以说明审查的程序和水平，表明其质量、可靠性和知识产权符合控制标准。

(2)加大灰色文献搜寻和获取权限。鼓励资助机构和授权机构在研究协议中删除默认隐私条款，使用知识共享默认许可。

(3)认可灰色文献的学术交流价值。鼓励学术研究成果发布于开放获取期刊或数据库，将灰色文献纳入学术影响力和学术质量评估体系。

(4)改进灰色文献的收集服务和管理。实施政策资源数字馆藏国家战略；增加由图书馆和信息服务机构收集和编目的灰色文献的数量和类型，尤其是难以收集而需求量大的数字资源；建设用于收集和收藏数字型灰色文献的大规模基础设施并增加对其投资；开发先进、高效的用户查询工具和界面；制定和采用基于国际最佳实践的知识库和数据库的元数据共享标准和引文系统通用标准；建立灰色文献合作编目和馆藏建设协作机制。

(5)立法改革。修改著作权和呈缴本制度的相关法律法规，支持公益性数字资源的大规模收集、长期保存和合理使用。

3　结语

目前，“循证政策”作为一种政策制定模式，已受到发达国家政府部门的高度关注，并在公共政策制定和实践中重点采用。“循证政策”又称“基于证据的政策”(Evidence-Based Policy，EBP)，通常可以理解为将严谨的证据和研究纳入到政策的制定、评估和改进过程中，以此提高政策的质量[5]。

循证政策的关键要素之一是证据。灰色文献主要来源于学术机构、专业机构的研究成果和行业信息、政府部门的官方文件等，具有较强的科学性、专业性和权威性，网上灰色文献还具有较强的时效性。这些特点使灰色文献成为证据的重要组成部分，在循证政策过程中发挥着不可替代的作用。

《证据》既是“澳大利亚政策在线”数据库收录的成千上万篇灰色文献中普通的一篇，同时又具有特殊意义，可以看作是对该项目的宗旨和实践的最佳诠释。APO作为灰色文献管理服务项目，分别从研究和实践层面彰显了灰色文献在政策信息领域的价值。一方面通过其下属研究项目开展调查，对大量调查统计数据进行分析研究，在此基础上揭示灰色文献发布、使用、收集服务现状及存在问题，提出了使灰色文献价值最大化的建议，倡导呼吁灰色文献制作发布、收集管理规范化、标准化。另一方面，在数据库实际运作中身体力行，优化管理，对通过不同渠道传播的网上灰色文献进行收集整序，规范了统一的检索方式，标注了清晰、详尽的书目信息和相关参考信息。并开发了一系列用于政策信息资源制作、发布、管理的工具，包括使数字化和网络出版物更易于访问、甄别、获取、存储和引用的制作指南和审查代码等，为相关机构的制作发布和用户的查找利用提供了极大的便利，为政策制定和实施提供了优质高效的信息服务。政策工作者在这种经过专业化规范的数据库中检索利用数字型灰色文献，与在互联网上漫无边际的搜寻、鉴别和获取相比，其效率、效果的差异显而易见，前者所产生的社会效益更是难以估量。

APO项目在政策信息领域的研究与实践，揭示了灰色文献作为循证政策证据的作用与价值，为灰色文献的规范制作和有效利用提供了成功的范例，为我国相关领域的工作提供了借鉴。目前，在党和政府突出强调依法治国执政方略的背景下，我国应大力倡导循证政策理念，增强决策者的“证据”意识，提升“证据”在决策中的地位，充分发挥灰色文献作为证据的作用。通过在政策制定和实践过程中，特别是涉及较强专业性的领域中，尽可能利用科学、严谨的证据，提高决策科学化水平，避免决策的盲目性和随意性，进一步创造和完善依法治国的制度环境。

要使灰色文献作为循证政策证据的价值得到最大程度的体现，关键在于有效利用。由于灰色文献特别是网上灰色文献来源广泛，分布无序，传播渠道多样，制作标准各异，给搜寻和利用造成一定困难。改善灰色文献利用现状需要加强发布、使用、收集管理等各部门之间的合作，不断完善灰色文献管理机制。在这一过程中，图书馆行业可以充分发挥文献信息收集、整序、揭示的专业优势，通过灰色文献资源优质高效的管理和服务来满足循证政策的证据信息需求。同时还可以进一步发挥其为政府决策提供咨询的行业优势，直接参与灰色文献开发利用，进行专题性的证据整合、分析和论证，形成并向有关决策部门提供具有专业价值的、科学的、高质量的循证政策证据研究成果。教育部人文社会科学研究青年基金项目“我国学术信息资源开放存取政策研究”成果之一《基于循证政策方法的我国公共资助研究成果开放存取政策制定》[5]，通过系统收集开放存取领域的相关研究与实践证据，对其进行分级分类并进行证据综合，并基于此得出我国开放存取政策制定的思路与框架，展示了循证政策方法应用于政策制定的可行性，彰显了灰色文献作为循证政策证据的价值，体现了图书馆行业开发专业智力资源、以研究成果影响政府决策、深度参与政策制定工作的社会责任感、专业价值和行业影响力。

1 Swinburne University of Technology，et al．About Policy Online[EB/OL]．[2015-10-29]．http：//apo.org.au/about．

2 Swinburne University of Technology．Policy Online Wins 2014 Australia and New Zealand Internet Awards[EB/OL].[2015-10-16].http：//www.swinburne.edu.au/media-centre/news/2014/08/policy-online-wins-2014-australia-and-new-zealand-internet-awards.html．

3 Swinburne Institute for Social Research．Grey Literature Strategies[EB/OL].[2015-10-08].http：//greylitstrategies.info/about．

4 Lawrence A．，et al．Where is the evidence：realising the value of grey literature for public policy and practice[EB/OL]．[2015-09-23]．http：//apo.org.au/research/where-evidence-realising-value-grey-literature-public-policy-and-practice．

5 张耀坤，等．基于循证政策方法的我国公共资助研究成果开放存取政策制定[J]．中国图书馆学报，2014(3).

(蓝海波副研究馆员广西梧州市图书馆)

Value of Grey Literature： Research and Practice from the Field of Policy Information

Lan Haibo

Through surveys on current publication， collecting and utilization of grey literature， and by collecting and managing online grey literature and offering information service to policy-making work， the research database project Australian Policy Online (APO) highlights the role and value of grey literature as evidence for public policy. Some enlightenment can be derived for China in the same field.5 refs.

Grey Literature； Evidence-Based Policy； Australian Policy Online

2015-11-03