浅谈开放教育学籍管理存在的问题及对策*

陈海妹

(陕西广播电视大学 教务处，陕西　西安　710119)

【远程教育】

浅谈开放教育学籍管理存在的问题及对策*

陈海妹

(陕西广播电视大学 教务处，陕西西安710119)

[摘要]从广播电视大学到开放大学的转变，不是学校名称的简单翻牌，而是办学体制、管理模式、办学质量的飞跃和转型。当前，电大学籍管理在实际工作中还存在着问题和不足，为了配合电大向开放大学的成功转型，应当进一步加强学籍管理人员队伍建设，全面提升学籍管理与服务水平。[关键词] 开放大学；学籍管理

学籍管理是教务管理中不可缺少的一个重要组成部分，它贯穿学生从入学到毕业的全过程，主要包括新生入学注册、课程注册、学生基本信息管理、学生成绩查询、学籍异动、毕业审核和学位审核等环节。它是一项政策性、原则性和时效性很强的工作。严格规范、精确高效的学籍管理是维护学历电子注册制度权威性、稳定教学秩序、为学生和用人单位服务的坚实基础。在从电大到开放大学转型的过程中，开放教育的学籍管理工作在规范建设、改革创新等技术手段和对管理人员素质的要求上也发生了变化。而当前开放教育学籍管理在服务开放大学方面仍存在很多不足和缺陷， 必须在实践中加以创新改革。本文以学生基本信息管理为例，浅谈学籍管理的重要性、存在的问题及对策。

学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、入学文化程度等。这些信息是向学生颁发毕业证书及进行毕业证书电子注册的重要依据，却往往由于各种原因很容易出现差错。开放教育的学生基本信息是由招生部门依据学生填写的报名登记表手工录入教务管理系统中，由于招生规模庞大时间紧迫，加之很多学生字迹潦草难辨，招生人员在信息录入过程中往往没有时间去仔细辨认和检查，出现很多形近字、同音字等错误，致使学生信息从入学就是错误的。由于开放教育实行“免试入学、宽进严出”的教学模式，少数别有用心的学生会借用他人的学历身份冒名入学，取得正式学籍后再申请更改姓名、身份证号等重要信息，希望蒙混过关最终拿到符合自己身份信息的毕业证，这在“专升本”层次的学生中表现尤为明显。这些都增加了学生基本信息管理的工作量和难度，而当前学籍管理存在的问题也影响了学生信息管理的工作效率。

一、当前学籍管理存在的问题

1.学校领导缺乏应有的重视。 学籍管理工作贯穿于从学生入学到毕业的全过程，和招生、考试、教学管理各部门的工作是环环相扣、密不可分的。然而，部分学校领导未能认识到学籍管理的重要性，认为学籍管理不过是普通的事务工作，从硬件设施到人员配备、工资待遇上都未给予应有的支持。甚至在有些教学点，为了节约人力成本，从招生到毕业数个环节只配备一名管理人员。学籍管理人员常年忙于应付日常事务，没有时间和精力进行深层次的业务研究和创新。对于学生基本信息，也只能是通过班主任反馈回的情况进行更正管理，没有时间全面系统地对招生录入信息进行核对。

2.学生对学籍管理认识不到位。 由于宣传不到位，学生只是被动地知道一点管理制度，不知道学籍管理对他们的重要性。学生普遍认为学籍管理工作是学校教务管理工作者的事情，和学生本身没有太大的关系，把自己作为学籍管理工作的被动对象，不主动去核实自己的相关学籍信息。一般情况下，学生对于自己的学籍情况并不十分了解，认为只要每门考试顺利通过，准确无误地拿到毕业证则是自然而然的事情。有些学生入学后因为种种原因变更了姓名，身份证号，认为这是个人的私事，没有通过班主任反馈给学籍管理部门，致使原有的基本信息无法及时更新，影响了毕业证的按时发放，甚至有很多学生在拿到毕业证以后才提出信息更正的问题，只能等顺延一学期拿到更换好的毕业证。

3.学籍管理队伍建设有待改善。 由于学籍管理人员配备不足，远远跟不上招生的规模和速度，学籍管理工作日益繁重、琐碎。学籍管理人员没有时间去做科研、写论文、在职称晋级方面也没有得到相应的政策照顾，无法提高待遇。而学籍管理部门又与招生、考试、教学管理等部门关系密切，前面任何一个环节出现疏漏，往往最后才在毕业证办理环节暴露出来，学籍管理人员常常受到不公正的指责埋怨。这就使得学籍管理人员在工作中难免产生这样那样的情绪，认为学籍管理工作“出力不讨好”。学籍学籍管理岗位很难招募到年轻的管理人员，即使是能够招募到，这些年轻人也不愿意长期从事学籍管理工作。学籍管理人员流动性大，交接工作马虎甚至没有，新上岗的管理人员毫无头绪，只能在工作过程中边做边学，很容易出现差错。

4.学籍管理人员的专业技能有待提高。 学籍管理工作是一项高强度的工作，涉及面广、政策性、技术性强。目前，很多学校学籍管理人员数量不足，缺乏既精通业务又能熟练操作计算机的管理人员。然而现有管理上的“重使用，轻培训”的观念，使得他们没有得到专业培训的机会，甚至偶尔开办培训会，去的也是主管领导，干事的一个都没有去培训。

5.部分管理人员立场不够坚定。 学籍管理工作的特殊性对管理人员的职业道德有着特殊的要求，不仅要求学籍管理人员要树立良好的服务意识，同时也要具有过硬的思想品质。就基本信息管理来说，除了招生人员手工录入产生的错误，其他涉及姓名、出生日期、身份证号等信息更正都必须要求学生出具户籍所在地派出所开具的证明材料原件，然后与报名登记表上的照片信息认真比对，以防止出现弄虚作假，投机过关的现象。然而在实际工作中，部分管理人员立场不够坚定，容易受某些不正之风的影响，对于学生请客送礼请求“高抬贵手”的行为，未能予以坚决制止，不利于学籍管理工作的正常进行。

二、完善学籍管理工作的对策

1.转变观念，思想上要重视学籍管理。 学校领导要改变对学籍管理工作的传统认识，提高重视学籍管理工作，从岗位设置、人员配备、硬件设施到工资待遇等方面给予政策支持。只有这样，才能留住优秀的学籍管理人员，保持学籍管理队伍相对稳定。

2.加大宣传力度，使学生参与到学籍管理工作中。 只有对各项规章制度有了较为透彻的了解，才能在实际行动中不违规，因此普及规章制度显得尤为重要。让学生从入学开始就明确学籍管理的重要性，通过印发学籍管理手册、微信、微博、QQ群等形式向学生宣传各项规定。教会学生在教务管理平台随时查询自己的学籍状态，实现数据和信息在省校、分校、县级教学点、班主任、学生之间共享。一旦发现错误疏漏，及时反馈更正。

3.加强学籍管理队伍建设。 要实现开放大学管理目标，加强学籍管理人员队伍建设是重中之重。一是科学设置岗位人数。根据开放大学各级办学单位学籍管理在整个系统中所承担的管理职能不同，对各级管理人员要求也不相同，参考高校师生比例、结合实际工作经验，建议省校学籍管理人员与学生的比例为1:20000，分校比例为1:2000，县级教学点比例为1:200。同时注重队伍结构且保持相对稳定，没有特殊原因，不得频繁更换学籍管理人员。二是注重对学籍管理人员进行综合素质培训。学籍管理人员应当具有管理者的素质，能有计划地组织开展工作，有一定的协调能力，能提前预见问题，做好处理预案。其次是掌握专业的现代信息技术，具有熟练运用开放大学学籍管理系统的能力。

4.提升管理人员的服务意识。 开放教育的学生来源比较广泛，大多数是在职人员，他们在年龄、行业、文化程度、个人素养、学习动机等方面都有较大差异，这就使开放教育的学籍管理呈现多样化、复杂化的特点。学籍管理人员要理解成人学生在职学习的难处，不断提升服务意识、提高工作质量，为教育的终身化、大众化做好服务。同时需要具备良好的职业道德素养，坚持原则，坚决抵制不正之风的影响，杜绝弄虚作假的行为。

三、结束语

学籍管理工作本身就是一项繁重、琐碎的工作，需要从事这项工作的人员付出艰辛的劳动，同时还包括足够的耐心和责任心。不管现在的学籍管理中存在何种问题，我们都应该积极地克服，只有这样才能够顺应开放教育的发展，成功完成从电大到开放大学的转型。学籍管理人员必须以极大的热情去迎接新的挑战。

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[2]张琨.浅析广播电视大学开放教育学籍管理工作[J].吉林广播电视大学学报，2011(1).

[3]杨奕，田宝柱，王艳彦，梁黎明.新时期高校学籍管理工作探讨[J]. 教育教学论坛，2015(2).

[4]姚苏芮.开放大学环境下学籍管理的思考[J〕. 中国成人教育，2013(23).

[5]彭愈强.面向开放大学建设的学籍管理思考[J].河南广播电视大学学报，2012(1).

[6]杨晓宏.浅谈信息不对称对高校学籍管理的影响[J].2015(3).

[责任编辑张宇龙]

Introduction to open education student status management problems and countermeasures

Chen Haimei

(Shaanxi Radio and Television University, Xi’an, 710119)

Abstract：From the radio and TV university to the transition of the Open University, is not a simple turn school name card, but the quality of the educational system, management mode, leap and transition. At present, the student status management with the problems in the practical work and the insufficiency, in order to cooperate with TV university to the successful transformation of the Open University, should further strengthen team construction management staff, improve management and service level.

Key words：Open university ；Student status management

[收稿日期]2016-01-20

[作者简介]陈海妹(1978—)，女，陕西省西安市人，陕西广播电视大学教务处讲师。

*基金项目：本文为陕西广播电视大学教研课题“开放大学学籍管理研究”(课题编号：13DJ-A06)阶段性成果之一。

[中图分类号]G728

[文献标识码]A

[文章编号]1008-4649(2016)02-0019-03