信息化时代政府办公室秘书工作方法新探

唐茗林

【摘 要】21世纪的今天，随着经济全球化的发展，人们之间的交流变得日益广泛，信息化已成为世界发展的大趋势，并逐渐成为社会经济改革的主要驱动力。信息化的办公模式变得尤为重要，对传统办公模式产生了影响。因此，熟练地掌握和运用计算机网络开展办公室工作是新时代秘书人员必须掌握的一项基本技能。

【关键词】办公自动化；秘书工作；工作方法

【中图分类号】C931.46 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2016）11-0115-03

1 信息化时代的因素推动政府办公室秘书工作的变化

进入21世纪，得益于经济全球化的发展，世界各个地方的资源共享变得更加广泛和频繁，信息的分享与交流成为人们连接你我的主要方式，人们逐渐意识到信息作为一种资源，是当今世界各个领域竞争的核心和焦点，能否掌握克敌制胜的主动权，走在世界的前列，成为强者，关键在于能否及时捕捉和利用信息，个人如此，国家亦无例外。

对于传统的办公室、办公秘书工作岗位而言，进行信息化办公和信息化参政议政，打造信息化网络办公室，是一场深刻的变革，是为适应新时代下经济迅速发展的迫切需要。

在当今信息化时代，没有电脑无法完成的工作和涉及的领域。利用计算机和网络对各类公文进行处理，包括上级领导机关和公司外相关单位的来文管理是信息化办公中非常重要的一项内容。因此，网络技术是推动信息化时代飞速发展，促进秘书工作创新的重要因素之一，其发展和应用使得信息高速传播，沟通与交流的方式改变，人与人之间的距离得以进一步拉近。以往秘书要与其他部门进行信息沟通需要靠邮寄的方式实现，现如今，秘书工作人员只需编辑一封电子邮件，通过互联网的传输便可实现资源的共享、信息的接收和传递，这令信息的获取变得更加方便和快捷，且真实可靠，同时更密切了部门、企业间的合作与交流。但是，互联网的出现和发展给秘书处理日常办公室事务带来机遇的同时也带来了挑战。

互联网技术的突破性发展不仅为人们提供方便，更多的是转变了人们的看法。在这种新形势下，文书工作更应该进行持续性的改进，创新工作系统，不断更新观念，不断优化运行机制。“无论是经验累累的老将抑或是初出茅庐的新兵，都需要不断地更新自己的知识，依据新时期的需求强化技能”[2]。

2 办公自动化在政府办公室秘书工作中的应用探究

秘书工作大致上可以概括为担任上情下達、下情上报、内外管理，同时协助领导决策的综合性工作。秘书是维系各部门、领导、基层三者之间和谐关系的关键，同时具备参谋、助手、协调、服务、把关、督办六大主要职能。“详细操作有记录、文件处理和管理、信息收集、解决行政事宜等”[3]。这些具体工作无一例外都要运用到计算机网络中的应用软件。

目前，政府和企事业单位都使用OA（Office Automation System，意为办公自动化系统，是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统）办公系统进行文件的传递和接收。政府机关单位内部的文件传递使用的就是内网办公OA，办公室秘书通过OA系统发布机关领导重要通知及相关指示，各个科室通过登录OA办公系统可以查阅和发送邮件，实现高效率、低成本的信息传递方式。

办公自动化的应用是文秘工作的重要转折点。秘书通过使用Word办公软件，快速地编辑出所需要的文件；通过Excel绘制出表格，统计职工的人数和信息；通过PPT，生动直观地展示政府部门的相关情况。最重要的是文件可以储存在电脑上，查找文件时只需要输入关键字便可轻易找到，不同以往需要翻阅所有的存档文件。除此之外，当我们要通过E-mail向对方发送一个含有很多文件的文件夹时，当储存设备还差一点空间就能够储存一些文字文件时，可以利用文件处理软件实现文件压缩。

办公自动化体系的发展得益于网络的创新和简易的办公程序。通过建立内部的通信平台和信息发布平台，办公自动化实现了及时将内部信息上传下达的便利性。

3 办公自动化下政府办公室秘书工作的进展

3.1 思想观念摆脱传统走向创新

秘书工作形式通过网络不断进行思想的转变。网状的立体思维模式代替古板的线性思维模式[4]。现如今，互动式的信息传递模式已经替代了旧式的单向传递模式。它大大提高了政务活动的效率，政务信息的开放性、透明性不断增强。政务信息的快速传播，大大加快了时代发展的步伐和政务活动的节奏。秘书的任务不单只是领导的“传声筒”——将领导的指示上传下达，写好公文，当好参谋。当今社会正处于信息化新时期，办公系统自动化和信息化的应用，使机器代替手工完成了许多秘书工作，例如秘书利用计算机和网络进行文字和电子邮件的处理，或是利用计算机网络技术进行电视电话会议及各种高科技设备的使用等。因此，秘书人员要转变观念，摆脱传统保守观念，学会创新，在现代办公手段更加熟练掌握的前提下，充分利用计算机网络收集信息和处理政务信息，提高政务部门的管理能力、处理能力和应变能力。

3.2 写作方式告别纸质迎来电脑

凭借一支笔、一张纸便可应付秘书工作的时代正逐渐被淘汰，一种新的办公模式，政务信息传递和表达方式——电脑写作已悄然崛起。在传统的写作中，作者容易受到思维的限制，文本的结构受到时间和空间的制约，是一种有限的思维空间。“而电脑写作，可以在自由状态下超越时空要塞，使作者的思维跨越媒体，具有极高的效率和很大的灵活性”[5]。纸质化的写作方式往往会因为反复修改造成卷面不整洁，耗费大量的纸张，使文稿质量降低；电脑化的写作方式能够快速、流畅地输入文字，即使有错误也可以随意删除和修改，对所选定的文本可以进行随意地修改、剪切、复制、粘贴等，甚至可以进行跨文本的调用，修改文本直到满意再打印出来，甚是简洁、便利、环保。书写媒介的变化，大大提高了稿件的完整性和总体的质量，提高了秘书工作的效率，减少了反复性的秘书工作，缩短了工作的时间。

3.3 信息资源打破时限走向网络

计算机网络的拓展延伸，消除了信息搜索的时空边界，打破了信息资源获取的时限性。通过电脑搜索引擎，直观面对丰富的网络资源库。过去受到信息获取渠道的制约，许多信息资料只能在报刊和书籍上取得，而报刊和书籍的空间版面又是有限的，所刊登的信息都是最新的、最主要的、影响力最大的。如果想要查阅旧的公文档案，就要翻阅许多资料才得实现，这样既耗时又耗力。自从有了网络，便可以利用搜索引擎进行信息的搜索。例如，搜索公务文书时只要在搜索栏上输入“公务文书”4个关键字，瞬间便会反馈503 000个搜索结果，其中不乏公文的写作模板或是经典案例，方便借鉴与参考。与此同时，不同部门之间的秘书人员还可以通过网络进行资源的共享，提高了工作效率。信息交换速度与频率的提高，信息资源交换与共享得以加速实现，秘书能够更加便捷地收集有用的信息，为领导的决策提供可靠有力的依据，这些都离不开信息资源的网络化所做的贡献。

3.4 办公手段拒绝单一理应多样

办公室的工作效率与质量的高低直接取决于办公手段的先进与否。我国秘书工作经历了一段长时期的历史演变与发展过程。从书写、记载方式来看，经历了以绳结记事、甲骨文、青铜文、计算机、复印机等演化进程；从信息传递手段看，经历了口头传呼、电话机、移动电话等演变过程[6]。毫无疑问，先进的办公手段与技术的发明应用，对21世纪的秘书工作带来了深远的影响。办公自动化的应用要求秘书必须学习计算机操作系统和各种文档处理软件，尤其是办公软件的使用，而且还要掌握电子邮件系统要点，发送和接收邮件。除此之外，秘书人员还要学会使用其他办公设备，如打印机、复印机、扫描仪、数码相机和摄影机等。作为新型秘书人才，不能仅仅局限于单一的办公模式，而是要适应时代的潮流，通过培训或自学的方式学习更多的技术，掌握更多的本领，更好地服务于领导和社会。

3.5 秘书修养反对滞后提倡进步

“秘书修养是指秘书在德、才、学、识、情、胆等方面经过研习和磨炼所达到的标准”[7]。办公自动化的实施，给秘书工作带来了影响和挑战，秘书工作中文字处理、信息传递等都要依靠计算机和网络来完成。在新的办公模式下，秘书人员为适应这种快节奏和精细的工作，必须具备熟练的电脑操作技能，同时要加强自身知识和能力的修养。秘书知识的多寡决定了秘书能力的强弱，所储备的知识越多，能力就越强，反之就弱。目前，以计算机为主的各种高科技设备如雨后春笋般层出不穷，更新换代的速度很快，只了解一种设备的使用并不能一劳永逸，因此秘书人员对于先进设备的学习和掌握不能停滞不前，而理应顺应时代的发展潮流，不断丰富自身的知识和提升自己的能力。同时，秘书人员还要提高自身的政治素质、职业道德和心理素质。只有这样，才能做到面面俱到。

4 结语

由于秘书工作具有很强的实践性和操作性，因此要求秘书人员在工作时需要付出百分之百的细心认真和耐心负责。当今社会，科学技术飞速发展，信息传播快速，秘书正处于办公设备自动化、系统化，办公手段现代化的环境之下，所承受的工作压力只会有增无减。针对计算机和网络的应用对秘书工作所产生的优势和问题，秘书人员要用辩证的观点分析问题。一方面，秘书要合理、有效地利用各种资源为单位、为领导服务，同时也要注意加强信息的保密工作；另一方面，领导要加强对秘书人员的管理，重视影响，防微杜渐，秘书人员也要加强自身职业道德的修养，提升自己的技能与能力，养成良好的工作习惯。总之，唯有取长补短，注重将传统办公手段与现代办公手段相互联系，创建行之有效的现代化办公体系，才能做到计算机和网络为你我所用，对领导、对事业、对人民做出更大的贡献。

参 考 文 献

[1]朱勤才，张玉辉，李波，等.如何做好政府办公室秘书工作[J].办公室业务，2004（6）.

[2]胡铮.信息化办公[M].北京：科学出版社，2011.

[3]杨军伟.浅谈信息时代秘书如何利用网络提高办公效率[J].中国经贸导刊，2010（11）.

[4]张红娥.浅谈企业文秘工作人员素养[J].陕西煤炭，2008（16）.

[5]张丽.浅析计算机和网络给秘书工作带来的影响[J].内蒙古科技与经济，2008（14）.

[6]金振邦.谈谈秘书工作的现代化和网络化[J].秘书，2004（7）.

[7]刘平.从办公手段的更新换代谈办公室工作的与时俱进[J].秘书工作，2003（10）.

[8]向国敏.现代秘书学与秘书实务[M].上海：华东师范大学出版社，2012.

[9]文华.秘书工作实用手册[M].北京：企业管理出版社，2012.

[10]何嗣纯.办公自动化发展对秘书工作的影响[J].企业科技与发展，2012（14）.

[11]赵飞.实现秘书工作办公自动化应注意的几个问题[J].中国科技信息，2005（18）.

[12]曹德蘭.论计算机给秘书工作带来的负面影响和解决方法[J].决策探索，2007（1）.

[责任编辑：高海明]