基于业务流程的企业会计系统研究

吕雯雯，王晓梅



基于业务流程的企业会计系统研究

吕雯雯，王晓梅

（滁州学院经济管理系，安徽滁州 239000）

企业业务流程是一个全面的、系统的整体过程，可以分为存取/支付流程、转化过程和销售/收款流程。随着市场竞争的加剧，许多企业都形成了扁平化的组织结构。会计系统作为企业信息流程和主要绩效测量系统，必须改善财务控制力度，提高金融效率，以改善财务控制状况，降低财务控制成本。

企业会计；业务处理；财务控制；金融效率

业务流程是一种系统性活动，为了实现企业的商业价值目标和总体战略目标而开展。一组反映总体性能评价体系过程的业务流程包括4个宏观经济指标，即业务流程的成本、效率、客户满意度以及质量。企业的基本业务流程包括一些主要产品流程、质量流程、服务流程、物流流程和财务流程，比如，在主要流程中，定义对企业有不同责任的职能部门时，可以为每项职能作一条线，以便理清不同职能部门之间的协调关系，避免增加协调成本。不管提供的商品或服务的种类如何，每个组织都必须要有至少三种类型的业务流程。[1]购买/支付流程的核心是资源，包括购买、支付以及维持组织需要。这些活动的目标旨在帮助组织和资源（商品或服务），通过支付一定量的资源从而维持资源的可用性。因此，这也相应派生出了一系列处理流程，包括支付、预支付、借记卡、资产收购、施工、固定资产的主要数据维护等流程。

转化流程旨在按照客户要求，将资源转化为商品和服务。整个主体企业的业务流程模式受到其提供销售品和劳务的种类，包括无形和有形资产，领导者风格、政府有关部门、销售商、市场饱和度限制，消费者偏好等的影响。销售/应收账款流程由所生产的产品、支付方式以及赊销款项等组成，主要目标是为了通过销售—收款循环过程，将输出的商品和服务为客户所用，尽早恢复资金，保证资金退出流通领域。[2]图1为企业业务流程。

图1　企业业务流程

一、建立基于业务流程的会计系统的必要性

为实现良好的财务运作，财务人员必须要具备现代管理知识，掌握集成会计系统、财务决策过程、财务目标合理化等方面的知识，了解不同条件下企业的财务计划和财务目标。财务计划、组织结构、管理层目标和管理控制职能都在整个企业业务流程中，构成了管理体系的一贯内容，而且各级管理层都需要遵守整个业务流程。基于业务流程的会计系统既可以帮助内部管理，又有助于外部决策；做出明智决策前，可以及时进行事先诊断，预测可能出现的问题及原因，然后再找出合理解决的办法及限制因素。[2]图2体现了业务流程会计系统的必要性。如何有效管理企业财务计划和财务目标，解决措施便是结合现代管理理论方法和企业系统与全面具体操作规程的具体形式，将企业业务流程的目标转化成具体行动，然后基于财务控制系统推动企业生产，改进生产过程。

图2　建立业务流程会计系统的必要性分析

为有效推动传统企业财务控制的变革，必须逐步采用合适的内部性能评估计划，从而提高效率，提高财务管理、审计和内部控制的有效性。简而言之，从流程角度来看，增强财务控制，确保业务流程健康有效发展，为企业提供多种良好财务运行机制等手段。上述方式有助于加强企业自我管理及自我约束，保证各部门和人员间的一致行动可以顺利进行，规范企业运营，及时了解企业是否适应外部环境和内部条件的变化。[3]

通过业务流程会计系统，可以及时发现并纠正业务运作中的不良行为及各种不利措施。当企业本身财务运作系统无章可循时，就不可避免地会出现违约欺诈等不良行径，低效率、事倍功半等现象的根本原因在于企业会计系统与企业业务流程脱节，缺乏特定行为的指导和约束。解决这一问题的主要途径便是建立基于业务流程的会计系统。建立并严格施行有效财务控制，增强内部监控力度。

二、业务流程会计系统的控制原则

当企业可以有效控制其财务信息后，便可以抓住内部会计和财务信息系统控制的要点，确保企业整体业务流程信息系统可以有效控制企业内部的会计和财务信息，实现企业控制目标，完成商业总体目标。因此，财会信息系统的内部控制结构应遵循以下原则，[4]见图3。

图3　会计系统控制原则

（一）经济原则和成本有效原则

建立和实施内部财务控制时，必须要权衡实施成本和预期利益，用最少的成本获得最高效的控制。基于成本有效性原则，按照内部财务控制的要求程度，不必确保目标可以完全达成，但确保可以合理达成。按照经济原则——财务成本控制不能大于风险，企业运作过程中的一些错误可能会给企业带来损失和浪费，因此企业应部署好每一个因素的内部运行情况，合理降低运营成本，以获得最佳控制效果。

（二）目标性原则和全面性原则

目标性原则是指实施内部财务控制要求时应保证其具有特定性与目标性，一切从实际出发，根据内部控制会计和财务信息系统的机遇与挑战，特别是依据信息系统内部具体控制程序的发展缺陷采取相应措施，以获得最佳控制效果。全面性原则指通过决策、实施、反馈等过程监控整个业务流程实现内部财务控制，避免出现差距和漏洞。会计控制的主体应包括企业全体成员、董事会、管理层、员工等，所有这些都会包含在控制流程里，以监督公司制定决策等各方面的事项，杜绝管理层凌驾于制度之上。[5]

一致性原则要求企业建立的内部控制会计信息系统必须具有一定的连续性和一致性，充分考虑环境因素。此外，还要求该系统能够与传统电算化内部控制措施兼容，确保新的控制措施不出现盲点和失控点。

三、企业会计系统的流程

在业务流程重建背景下，统一理性与非理性，深度整合企业行政管理的理念。因此，企业应改变其传统的层级价值观，形成一种新的团体意识：结合分离状态，从分层均衡转变为一种独立状态——在竞争中合作，调整企业竞争状态。从按经验做事的方式转变为开创性做事的方式。从这层意义上说，业务流程再造的经营理念也有助于重建会计业务流程，有助于整个企业的执行、业务管理与资源回收利用。[6]

基于会计信息系统的业务流程重构，不仅包括会计成员与资金管理的会计处理工作，还包括企业会计人员资源部署的优化整合。会计人员被认为是价值的创造者，虽然从概念上看，他们创造出的价值比较模糊。会计人员需要具备很多特质，要建立价值创造的概念，不仅要被动地完成工作，还要与相关人员紧密配合，从而形成良性的协调模式与互动方式，促进企业效益不断增加。组织内部分工通常包括详细划分会计事务和围绕组织革新开展会计业务流程，会计活动中包含一种与团体相连的逻辑关系，构成了整个流程。

事实上，流程团队是会计组织的基本单位。改革后，为区分岗位或职位，会计组织就不复存在，之前不同的工作或任务也被整合或压缩成为一个整体，避免不同位置之间相互角力、重复工作，确保协调合作。同时，取消会计组织并没有增加发布职位的价值和意义，比如取消或延期总监的一部分分散检查工作，由流程团体共同负责检查结果，保证会计业务流程顺利实施，这一过程会出现一些轻微的限定风险，最后产生新工作需要流程。

事件驱动业务流程会计信息系统是当发生业务事件时，根据数据处理规定，业务部门的业务事件数据都会归入业务事件数据库，数据库中的业务事件数据为初步处理源数据后得到的数据。当信息用户想要从系统中获得信息时，可以输入信息处理代码，系统会对相应信息和业务数据信息进行处理，得到的结果会实时反馈给信息用户。图4为会计信息系统的事件驱动流程。

图4　会计信息系统的事件驱动流程

从图4可以看出财务流程可以划分为：1）经济活动产生时，管理单个经济活动的信息系统能够把经济活动的数据导入以及输出到总体数据库中。2）运行和管理货币计量信息中的业务事件数据，以审核和制备会计凭证，并将这些数据存储在数据库中。3）根据规定，对业务时间数据进行编码，并将其存储进数据库中营业时间项目。4）若信息用户需要某种特定信息，那么他可以输入信息处理代码，随时运用查阅系统进入经济业务形成的会计信息系统。5）整个体系从经济业务数据库中搜集所需工作数据，在会计流程模型库中模拟处理数据。6）系统会定期生成各种财产目录，还会定期生成常规报告，为用户提供会计信息。[7]

四、企业会计系统的构成

随着管理会计新技术在企业中的应用，很多公司可能会同时管理多个独立会计子系统，每个子系统都可以执行不同功能，最终使得不同系统之间相互协调与集成。一方面，虽然不同系统可能是基于不同目的设计的，但是这些系统用到的数据可能全部或部分相同，数据集成可以避免数据重复输入；一个子系统输出时，另一个子系统可能已经输入了，加快了子系统间信息交换集成。另一方面，当公司在面对各种各样管理会计技术的选择时，应考虑协调不同技术功能，采用不同方式确保系统的所有服务可以满足业务要求，这便是功能集成。

在公司控制中，传统预算管理系统一直是最常用的企业管理会计技术。然而，在先进的制造技术环境中，它却与传统成本核算方法一样，受到各方批评。但据调查，使用预算成本控制和绩效评估方式的企业却很少。因此，集成的想法仍保留着传统的预算框架，结合新型管理会计工具，克服传统预算的缺点。[8]

为适应工作会计信息系统的IT环境，企业将用到一个业务事件驱动架构。“事件驱动”是一个电脑术语，特指执行程序指令时，需要输入事件代码。根据这一想法可知，整个驱动的中心会计系统是经济业务的最小单元，当经济活动产生时，全部初始数据充分加工后，会在逻辑数据库或数据仓库中形成标准编码源数据集，避免出现多个低耦合系统分散、重复记录数据的现象。整个数据包能存储经济业务发生时的会计问题，还能记录所有业务事件管理器的计划、控制与评估，存储业务活动的详细信息。图5为操作时的会计信息系统结构。

图5　操作时的会计信息系统结构

整个结构包括下列职能：首先，在日常生产经济运营过程中，系统结构的主要目的是对日常生产运营活动进行记录，使用者根据自身需要的信息对会计信息进行分类，同时将有效信息进行计量和处理，以满足他们自己的需要。第二，在事件驱动构架中，每个经济业务为了杜绝发生数据记录过程中的重复记录和误差等情况会将每个经济业务记录在各自的数据库中。这一构架再一次满足了实时控制信息处理和数据库处理单元的要求，在服务产生时便能及时捕获商业数据，并将其输送到数据库存储，及时处理和导出数据，满足会计信息使用者的需要。[9]

最后通过对即时经济业务数据的导入、加工与导出，运行企业内部控制制度，核对数据的正确性和统一性。企业内控的影响也表现在制度执行和运营中充分采用了计算机及网络技术。制度也影响了网络数据库。利用网络数据中心对会计信息输出，评价这些信息，同时加工数据并且传送到相应的会计部门。组织的数据加工管理和后台系统维护部门需要对此负全责。

基于会计业务流程的会计系统除了可以提供一定的技术，还收集了很多关于组织结构及运营过程的信息，反映了组织内部正式与非正式的权力结构。文中，企业业务流程是一个全面的、系统的整体过程，可以分为存取—支付流程、转化流程和销售—收款流程。企业组织规模增大的同时，企业所需管理的资金也越来越多，企业内部管理失控问题可能是里面尤为突出的一个问题。财务控制是金融管理的最核心部分。财务控制、财务决策、财务分析是财务管理系统的三个重要部分。根据企业会计系统，我们需要获得技术支持，改善财务控制力度，提高金融效率。这有助于改善财务控制状况，降低财务控制成本。

参考文献：

[1] 斯蒂芬·哈格, 毛弗·卡明斯, 詹姆斯·道金斯. 信息时代的管理信息系统: 第二版[M]. 纽约: 麦格劳-希尔公司, 2000: 54.

[2] 恩伯. 企业资源规划: 实施步骤与关键的成功因素[J]. 欧洲运筹学杂志, 2005 (146): 241-257.

[3] 迈克尔·拉莫斯. 内部控制的有效性[J]. 企业会计与金融,2004 (15): 45-50.

[4] 汉森，托罗克. 闭环: 实现基于活动的计划和预算[M]. 得克萨斯州沃思堡市: CAM-I, 2004: 63.

[5] 约瑟夫, 阿莎. 涉及数据库设计的合并管理会计[J]. 管理会计（冬季版），2005.

[6] 亨顿·赖特. 财务审计员对企业资源规划系统的风险评估能力有信心吗？[J]. 信息系统（秋季版），2004(2): 37-42.

[7] 阿特兰, 穆赫辛. 信息技术与业务流程重组之间的关系探讨[J]. 信息与管理, 2004(41):44-49 .

[8] 奥特利·大卫, 斯泰德. 预算的实践发展：综述与研究视角[J]. 管理会计研究，2003(15):78-83.

[9] 约翰·莫里斯. 企业资源规划系统对财务申报中内部控制有效性的影响[J]. 信息系统, 2011(2): 129-133.

（责任编校：贺常颖）

Study on Accountant System based on Business Circulation

LV Wenwen, WANG Xiaomei

（Department of Economy and Management, Chizhou College, Anhui 239000, China）

The enterprise business circulation is the all-round and systematic process that can be process of deposit and drawing, payment and conversion; transferring， sales and collection. With the acute competition many enterprises form the level organization institutions. The accountant system as the enterprise constitutes the circulation and measurement system that it must be to control finance to raise the effect ration of finance, to improve the financial condition and to low financial cost.

enterprise accountant; business treatment; financial control; finance policy

F 23

A

10.3969/j. issn. 2096-059X.2016.01.007

2096-059X(2016)01–0032–04

2015-12-01

吕雯雯（1983-），女，安徽滁州人，硕士，讲师，主要从事会计、审计、审计抽样研究；王晓梅（1968-），女，安徽滁州人，教授，硕士，主要从事财务管理，上市公司财务分析，财务数据分析研究。