关于高校OA系统构建理念及环节设计的问题浅析

吕小溪+奚建华

【摘 要】基于信息化社会的不断发展和相关研发技术的进一步提高，OA办公系统在我国高校的普及程度已进一步加深，使用OA系统实现无纸化办公已经是高等院校势在必行的趋势。目前各高校OA系统的问题主要涉及宏观管理制度的制定和微观技术管理两个层面。作为高校行政管理人员，只有不断地提高自身素质，掌握各种办公自动化管理技能，才能提高工作质量和工作效率，加快高校行政管理现代化的进程。

【关键词】OA系统；行政管理；高等院校

一、OA系统简介

OA（Office Automation）即办公自动化系统，是主要用于应对行政办公日常运作和管理的高级系统，于80年代末90年代初在国内起步，因其逐渐完善的完备性、严谨性和实用性而得以普及，目前已成为行政办公必不可少的重要环节。OA系统由多个功能性板块组成，主要包括会议管理、文件流转、流程审批及日程安排等等，因设计者不同还可以添加其他个性化、人性化板块，省时省力，智能高效。

二、高校普及OA系统皮及成都概述

基于信息化社会的不断发展和相关研发技术的进一步提高，OA办公系统在我国高校的普及程度已进一步加深，使用OA系统实现无纸化办公已经是高等院校势在必行的趋势。目前我国基本已有85%以上的高等院校使用OA系统，清华大学、北京大学等基本院校已基本通过系统实现无纸化办公。虽然普及范围广泛，但是各高校OA系统智能系数仍有所差异，南方高校OA系统使用时间和智能程度普遍高于北方高校，且各高校OA系统由不同研发队伍打造，在功能性和个性化设置方面也存在诸多差异。

经过OA系统使用者的调查测试结果显示，由于OA系统能够实现文件传阅、签收、下发及归档的功能，且系统稳定，不会出现大规模文件或信息丟失的错误，能够设计上可满足日常的基本需求，所以受到高校使用者的广泛好评，对OA系统省时省力的功效性持肯定态度。

三、高校OA系统构建时应注意问题

一个优质的OA系统在研发之前，要求使用者和研发团队能够在理念上协调统一，综合经验和技术两方面的经验，先对OA系统的构建理念进行完善，才能尽可能减少问题，加快投入使用。高校OA系统要针对高校行政管理的问题，投入不同于企业OA系统的个性化设置，才能进一步做到以人为本。

为了能够进一步完善高校OA系统的建设，现将在测试阶段发现的重要问题汇总如下，希望能为各高等院校在构建和只用系统的过程中提供经验。

（一）宏观制度制定方面

OA系统在一定程度上做到了省时省力、短时高效的作用，但是目前部分高校没有出台正式的OA系统及OA秘书管理制度。笔者认为对OA系统来说最重要的是要先建立一个相对具体的管理制度框架，从而保证在OA系统上线初期能够降低有可能出现的风险，同时在推进OA使用的时候同步完善管理制度。就目前公文流转试运行阶段出现的情况，提出如下几点设计管理制度建设的问题

①OA秘书人选及培训：目前尚存在个别高校或部门OA秘书人选不明确，或OA秘书并不重视系统使用的情况，导致部分学院或部门的OA秘书参与测试次数少，掌握并不熟练；部分工作人员本身未对学校该项工作给予重视，使用阶段若出现了联系不上OA秘书或者OA秘书完全不会使用的情况，会对高校工作进展带来困扰和不便。OA秘书作为该项工程的重要参与者，在人选确认方面应引起所在高校的高度重视，应选择责任心强、有公文处理经验，并掌握一定计算机使用技巧的工作人员担任，就OA秘书的具体选拔标准，希望能够首先引起各个高校的重视，最好能出台正式文件、提供选拔标准，以供工作时参考。

另外，高校需要对OA秘书群体进行跟深入和全面的技术培训，OA系统有其使用的专业性，若OA秘书因特殊情况不在岗，应有其他工作人员能够及时、熟练的顶替操作，所以学校是否针对全校行政工作人员进行OA技术培训与考核是一个需要考量的问题。

②法定节假日OA系统的管理规定：寒暑假是否仍由OA秘书完全处理流转文件、节假日是否仍要登陆OA处理文件、OA秘书若因病假或事假等问题缺席，文件可否转由他人代为处理等管理问题——较多反应的问题是认为OA系统上线后，在寒暑假和法定节假日等特殊时间段大量增加了OA秘书个人的办公量，同时也确实存在一定的不便性，例如以往寒暑假阶段，部分高校或部门的公文收发由部门值班老师代理，OA系统上线后整个假期的工作量将集中在OA秘书一人身上，若假期时间OA秘书外出不具备网络环境（例如出境、或所处环境信号闭塞），恐对工作带来不便。就此问题，一方面公文流转是我校工作的重要环节，不可有任何闪失，需要专业管理，另一方面，从人性化管理的角度来看，各位老师反馈的问题也确实有其合理性，如何平衡两者之间的关系是个问题，需要设计者能够从人性化的角度给予考量；

③OA完全上线后的文件管理办法：目前部分高校的OA系统和档案管理系统是相互分离的，即文件归档办法是由档案馆工作人员每学年年初到各部门，先对文件进行分类，再由部门工作人员登陆档案馆系统填报文件信息，最后将纸质版文件送至档案馆保存。OA全面上线后基本可以告别有纸办公，但这就存在与档案馆管理工作的接洽问题：档案馆的信息填报系统目前是与OA系统完全独立的，不可共享信息，且公文由OA流转后直接归档入系统，不再另印纸质版，因此希望高校能够从技术角度完善OA流转完毕后的文件管理办法。

④督办问题：部分流转文件由于其内容要求的复杂性，需要多个部门协调，部分部门督办，督办功能如何在OA系统中进行完善和分化的？系统是如何对督办功能进行设计的？

⑤风险防控问题：目前各高校公文流转量都逐年增加据初步统计，部署高校近几年的年均公文流转数量已达千余件，除了在OA系统上留存文件信息之外，各个高校是否还采取了其他保险方式；一旦OA系统因黑客攻击或其他不可抗因素的干扰出现系统瘫痪或信息流失，应制定怎么的应急机制？各个院校是否应出台相关的防控制度可供参考？

⑥保密性：各个院校是否使用OA系统流转保密性文件？如是，请问针对保密性质的流转文件制定了哪些规章制度，以及如何进行相应的责任划分？

⑦OA系统与线下办公相互协调问题：各个院校是否使用OA系统处理全部公文；流转过程中如何处理文件附带的实体材料（如光碟、画册、海报）等无法实现线上流转的文件；需要领导签署的文件（如协议书、邀请信等）信息是否要在OA上流转与归档？

（二）微观技术层面

①各个院校的手机OA程序都实现了哪些功能？在手机OA软件试运行阶段有何经验可供借鉴？

②各个院校的OA公文流转流程是如何设计的？能否对流转过程中的文件进行撤回？

③网页OA版面的美术设计？

④对比企业管理使用的OA系统，高等院校需要增添哪些人性化的功能板块？

综上所述，OA系统在高校的行政管理工作中是不可或缺的工作方式和服务手段，其发展与应用是顺应时代潮流，是高校行政管理工作实现现代化、规范化的必然要求。作为高校行政管理人员，只有不断地提高自身素质，掌握各种办公自动化管理技能，深入发现和总结工作终于到的各种问题，才能提高工作质量和工作效率，加快高校行政管理现代化的进程。

【参考文献】

[1]王静 辛玉明，高校OA系统与档案管理系统集成问题探索[J].兰台内外.2016，（4）

[2]张晓蓉. 高校OA 系统应用的现状与价值[J].价值工程.2012

[3]高见 孙娜. 论OA系统在高校教学管理工作中的应用[J].黑龙江科技信息.