基于知识管理下的档案信息化建设

文·王克群

基于知识管理下的档案信息化建设

文·王克群

档案管理度对于企业具有重要作用。然而，目前档案管理工作出现了越来越多问题，存在严重局限性，档案管理模式已经不能适应企业发展以及时代变化。因此，在知识管理的背景下，应当加强对档案的信息化建设，对档案管理中存在的缺陷以及局限提出合适的改进措施，促使档案管理水平得到提高。笔者仅基于知识管理下的档案信息化建设进行一点研究和探讨。

一、传统档案管理局限性分析

（一）耗费时间以及人力

传统档案管理需要大量的人力支持以及时间支持。由于企业人员较多，档案来源广泛，使得传统档案管理变得异常困难，必须抽取大量人员从事档案工作；传统的档案管理需要专业人士进行逐步操作，除了耗费大量的人力资源，还要耗费大量时间，导致档案管理成本昂贵、效率不高，不利于企业市场竞争力的提高。

（二）占据大量空间

一般来讲传统档案资料比较多，需要大量的空间加以存储。最近几年，我国政府以及企业对人员档案高度重视，导致档案资料呈几何倍数增加，占地面积大，管理十分困难，因此，传统档案管理方式已不适应当前企业发展模式，急需进行信息化管理。

（三）查阅检索困难

传统的档案管理工作不但检索困难，而且查阅起来特别麻烦。在查阅以及检索的过程中，既需要花费大量人力、时间，又无法保证查阅的准确性，直接影响了我国企业管理水平以及效率，不利于企业可持续发展以及增加市场竞争力。

（四）安全性得不到保障

传统档案大多是纸质记录。一方面，纸张比较脆弱，容易受到虫噬以及其他因素影响，另一方面，年代过久，字迹也会出现退化现象，从而导致档案资料受到损害，不利于档案资料的安全保存，安全性难以得到有效保障。

二、信息化档案管理现状

随着社会发展以及科技进步，档案管理工作也广泛应用信息化管理模式。档案资料经过电子化处理后加以保存，不但提高了档案管理工作效率，而且增加了档案管理安全性以及可靠性。只是当前的信息化档案管理依旧存在许多缺陷。

（一）需要专业录入

信息化时代的档案管理工作，需要依赖熟悉录入、保存工作流程的专业人士进行信息录入，需要固定人员进行操作以及管理，普通人员难以完成档案录入工作。这就导致档案部门无法及时对档案信息进行有效处理，影响档案管理质量。

（二）分类原则亟待改善

当前，信息化档案管理的分类原则相对传统档案管理没有得到全面改善，在档案分类的过程中，依旧采取传统分类原则，造成分类模糊、混杂以及查找困难等问题，不利于档案管理的便捷性。其中，部分分类采用传统分类法，不但没有简化管理查阅，还导致了分类和实际工作脱节，难以适应时代变化要求。

（三）分类型号缺乏明确性

一般来讲，档案信息管理所包含的材料具有一定的差异性，应当按照差异性分门别类以方便查阅。然而，知识管理的形势下，信息档案化管理，通常采取相同标准进行档案文件定位，从而造成档案信息缺乏明确性以及档案管理工作效率低下等问题。

三、基于知识管理背景下的档案信息化管理有效途径的分析

（一）加强知识编码工作

知识管理工作中，显性知识可以通过传统以及现代手段加以获取，而隐形知识则有助于显性知识的更好体现。档案信息化不但要求显性知识得到更大范围传播，而且要求对知识进行标记，使隐形知识服务于显性知识。其中，传统档案收藏中心应当转变为知识中心，促使知识编码化形成。所谓知识编码工作，就是将知识标准化。它可以提高知识传播效率以及促使知识在更多领域得到利用。通过档案信息化建设，促使档案知识变化成为有条理性的显性知识，建立相关数据库，并将编码知识放进数据库，从而促使知识从无序到有序。

（二）实现隐性知识传播

档案相比其他文件具有特殊性，这种特殊性决定着档案工作者也必须具有特殊性。档案信息化建设过程中，最为主要的任务之一是将档案工作相关经验和信息管理技术互相结合，从而形成对隐性知识的合理管理。这就要求相关档案管理部门采取多种形式学习档案管理制度，比如技术讨论、电子论坛等，促使档案管理工作相关经验等隐性知识相互传播。

（三）提高管理人员素质

档案信息管理中，应当提高档案管理人员的综合素质，加强对人员的培养以及指导，通过带薪学习以及科研互换等方式，促使企业员工参与档案信息化培训工作。在企业内部，应当加强平台交流以及沟通，通过电脑网络、通报会以及网络电子管等形式，开展知识交流活动，促使企业员工专业水平以及综合素质得到提高，保障档案信息化建设顺利完成。

（四）构建共享理念

知识经济发展形势下，企业应当加快知识理念转变，创新知识管理体系，建立与完善资源共享机制。而知识信息化时代，想要建立起档案管理体系，就应当提高管理人员知识理念，培养资源共享意识，将学习知识作为档案管理积极因素，促进人员自身素质的提高以及个人能力的增强。

（五）加强业务转型

档案信息化建设当中，应当加强业务转型，优化知识服务。档案管理、信息情报以及文档属于同类项目，档案管理人员应当将三者相互结合优化，发挥三者各自的长处。在知识管理的背景之下，应当加强企业部门档案管理人员业务转型，助推资源共享以及资源开发利用，促使档案管理工作效率得到提高。

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[1]王华玉．基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D]．北京交通大学，2009．

[2]张淯．知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D]．南昌大学，2014．

[3]赵士丹．基于知识管理的档案信息化建设研究[J]．新西部（理论版），2013，08：108-109．

[4]姜海龙．知识管理背景下档案管理信息化建设研究[J]．鸭绿江（下半月版），2015，11：263．

[5]蒋冠．网络环境下档案信息资源整合研究[D]．湘潭大学，2005．

[6]彭远明．档案文献遗产保护与利用的方法论研究[D]．复旦大学，2008．

（作者单位：青岛市李沧区政务服务和公共资源交易管理办公室）