信息技术在学校档案管理中的应用及其作用

刘骏宇

摘要：随着我国科学技术的不断发展，多样化的信息技术被广泛应用到人们的生活和工作当中，也在学校档案管理当中发挥出了比较大的应用作用。在当前的学校档案管理当中，由于档案数量的不断增加和内容复杂化，利用信息技术是十分必要的，这样不仅可以省去人力和时间，还可以保证档案管理有效性。在应用信息技术之后，我国学校的档案管理水平都得到了不断提升。

关键词：信息技术；学校档案管理；有效应用；问题；对策

计算机网络技术的广泛应用，档案管理工作进入了现代化管理的阶段。在这一背景下，继续沿用传统的学校档案管理方式已经不能适应新时期档案信息管理的要求。为了充分发挥学校档案工作在信息社会中的作用，学校应积极有效地将信息技术与档案管理技术有机结合起来，不断地加强档案信息化建设，提升学校档案的管理水平。

一、21世纪是科技迅猛发展的新时期

科学技术的不断发展，一场以科技进步、科技创新为主题的信息化浪潮席卷祖国各地，计算机的普及迅速地推动着社会经济发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，学校档案管理工作也越来越多地运用信息技术进行现代化管理。学校档案信息化管理应具备以下特点：

（一）工作人员的高素质化。从当前情况来看，学校档案管理队伍普通存在着知识老化、知识结构不合理等现象，无法满足信息化工作的需要。学校档案实行信息化管理必然意味着要加强档案管理队伍的建设，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构，不断提高档案工作人员的职业素养和综合素质，只有这样才能不断地适应档案事业的迅速发展。

（二）管理系统的科学化。现代化档案管理系统应用功能强大的模块集群可以对文字、表格、图形等档案信息进行管理，便于档案的分类、查询、阅读、修改和利用，具有处理迅速、存储量大、查阅方便等特点。三是信息存储形式的数字化。现代化档案管理是现代科学技术的产物，随着计算机技术在档案管理工作中的应用，产生了大量的电子文件，档案载体变为磁介质材料、光介质材料等，信息记录方式由原来的笔写文字或图形变成了电脑识别的数码。新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题：电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性，归档管理及档案信息载體的原始性，要求档案管理工作人员必须不断研究新时期学校档案信息化管理的新特点，明确电子文件归档和电子档案管理方面的规范标准，确保档案信息完整、安全。新时期学校档案管理工作应该加强信息技术的应用

二、建立信息化办公系统

（一）信息技术在学校中的利用能够建立信息化办公系统，因为学校的档案管理工作并不是单纯的对档案进行管理，还要对档案信息进行采集，明确相应的工作职责。信息化办公系统的建立能够为各个部门提供有利信息，并能够对相关信息进行收集、整理以及归档等，从而保证档案信息在管理期间的全面化发展。这种系统的建立，不仅能加强各个部门之间的信息共享以及交流、沟通，还能提升学校整体的办公效率。而且，学校在传统管理方式中，各个部门是独立发展的，而信息技术的利用正是打破了该现象，使学校在真正意义上实现了多媒体的信息化档案管理方式。

（二）加大领导的重视要发挥档案管理工作的信息化、自动化发展，要加大学校领导者的认识与重视。学校管理者以及档案管理人员都应充分理解信息技术在档案管理工作中发挥的重要性，认识到信息技术在档案管理工作中实现的应用价值。根据学校在档案管理中的实际发展情况，不仅要对各个阶段的信息发展情况进行记录，完善学校的教育活动，还要促进教学研究以及教学改革发展的积极形式。而且，将档案管理工作中的信息技术与学校的管理形式有效结合，能够为档案管理工作形成有效的绩效考评方式。

（三）规范档案信息的收录与整理

在信息技术利用形式下，对档案工作进行管理能够实现整体性以及持续性的发展情况。信息技术的有效利用将学校的档案管理工作由传统的整理、收录形式发展为自动化的信息管理方向。利用信息技术，档案管理人员能够将纸质档案进行保存、归档，然后利用网络形式对档案资料进行审核、传阅，最后实现归档形式。根据信息技术的整理、归档形式，不仅保证了信息收录的完整化，还促进了校园发展的网络化形式。利用校园网促进了档案管理的标准化，不仅提高了档案管理工作的质量，还提升了档案管理工作效率。

三、新时期学校档案管理工作如何加强信息技术的应用

为适应当前社会经济发展的需要，传统的档案管理方法必然被以计算机技术应用为基础信息管理所取代，学校必须应建立起完善的档案信息管理系统。具体可从以下几方面入手：

（一）提高标准化水平

当前学校档案信息化建设的现状是因标准化滞后而导致的应用多且乱，这严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准本身是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化工作。

（二）加强办公自动化建设

计算机应用、网络管理，是知识经济时代档案管理的标志。利用计算机进行档案管理的优点是以“件”为单位的立卷方法，便于档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件，如剔除某一文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题；利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效；计算机管理具有遗漏文件的补漏增缺、保持文件的原貌、利用档案资料方便和检索简便、准确率高的优点，可随时修改档案目录，以便及时解决遗漏问题，实现档案管理工作以及服务水平质的飞跃；更有利于文档的保密，通过计算机管理将其改为单份文件提供利用，利用者无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。

（三）加强学校档案数据库的建设

目前，档案信息管理系统仍处于文件处理向信息管理过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库是依据先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用，对档案的开发利用有着重要的作用。四是配备懂业务、具有良好素质的档案管理人员。一个档案管理人员必备的素质应是政治素质、业务素质和智力、能力素质的综合表现。档案管理人员应是知识面“广”与“博”的多面手，有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识；要善于学习档案管理的先进做法、经验，开阔视野，增长知识，努力提高自己档案业务水平。

四、结束语

总之，信息时代对学校档案管理工作和档案管理人员都提出了更新更高的要求：由传统的管理方式和理念向现代管理方式和理念创新转变，在提供利用服务上，发挥更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的社会效益及经济效益。

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