学校档案管理存在的问题和对策

姬珑

【摘 要】学校综合档案管理具有较强的整体性和立体性，所以做好学校综合档案管理工作是促进学生稳定发展的重要条件。通过分析学校综合档案管理工作的重要性，深入分析学校综合档案管理的现状和问题，并提出具有针对性的学校综合档案管理策略，旨在提升学校的管理水平。

【关键词】学校档案管理；存在问题；解决对策

档案是反映学校发展建设的重要资料，档案管理是对学校工作的一种整理、统计、分析和总结。新形势下如何系统、科学、全面地开展档案管理工作，已经成为学校发展规划所需要考虑的重点。做好档案管理工作，有助于学校更加全面和准确地贯彻党的教育方针，并为学校的建设发展提供可靠数据。

一、加强学校档案管理的意义

作为教育事业的重要组成部分，学校档案记载了学校的发展历史及教育教学工作的进程，承载着学校演变过程中的重要信息资源及教育教学成果，是学校教学水平的重要体现，切实维护了党和国家的历史面貌。加强学校档案管理工作，并充分予以充分有效地利用，对学校教学科研工作的顺利开展及教育事业的发展有着极为重要的意义。学校档案中的教育资料信息能为教师开展教学工作及教学科研提供有益的借鉴，充分地体现出档案的价值，为教育工作者研究改进、提高教育事业提供宝贵的历史资料。加强学校档案管理并有效分析，能帮助学校领导全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，不断总结学校形象建设的成效，从而能够迅速、高效地为教育科研以及学校的各项工作提供优质的服务。

二、学校档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理人员素质低下

随着社会的进步和我国高等教育的振兴，学校档案管理的重要性在近年来受到了高度的重视，但是却由于信息资料异常复杂等原因，从而使得学校档案管理工作中存在诸多的问题。其中比较明显的一个问题就是档案管理人员的素质低下，这也就使得他们难以做好相关的学校档案管理工作。

虽然不少学校都招聘有专门的档案管理人员，但是他们的文化水平普通比较低，而且很多还不是科班毕业的。由于没有接受过专门且全面的档案管理培训，因此在档案管理中无法及时地对相关材料进行收集、整理与保管，进而也无法使档案管理形成相应的系统，而这样只会加大后期相关资料管理和查询的难度。其实，档案管理是一项非常复杂且需要一定耐心的工作。因此，想要做好学校的档案管理工作，不仅要依靠资金的投入，更需要及时提高相关工作人员的整体素质。

（二）档案管理手段落后

虽然现代信息化技术水平得到了较大的提升，但是一些学校在档案管理过程中所采用的管理手段依然非常低下，信息化程度较低，导致学校综合档案管理无法跟上信息化发展的步伐。甚至还有一些学校在综合档案管理过程中以人工为主，工作效率低下，所以一些资料在管理过程中常常会因为受天气或者其他原因影响而受到磨损，从而导致学校档案资料失去应用的价值。

（三）管理意识淡薄

由于档案管理工作缺乏足够的重视、没有一套相对完备的管理制度，現阶段学校档案管理人员的管理意识较为淡薄。档案管理人员缺乏明确的档案管理目标，其档案管理工作多流于形式，并未注重对档案资料的开发和利用。

三、新时期学校档案管理工作改进措施

（一）提高管理意识，建立健全管理制度

学校领导和各职能部门应当充分提高档案管理意识，明确档案管理的重要性，并将档案管理意识渗透到师生的日常学习生活中，形成“档案管理，全体参与”的格局。同时，学校有关职能部门应当根据学校自身的发展实际，建立健全档案管理制度。档案管理制度的建立要坚持“统一领导、分级管理、落实责任”的原则，由校长或者副校长统一领导，由档案管理部门负责人负责，由相应的档案管理人员完成具体的档案管理工作。在此分级管理的基础上，落实每一级档案管理人员的管理责任，督促其认真完成档案管理工作。

（二）强化人员服务意识

档案管理一定要顺应时代发展，树立服务意识。在传统的档案管理中，管理人员很少开展主动服务，这不利于发挥档案的功能。因此，新时代下，学校一定要强化人员的服务意识，不能按照自己的思维、理解以及认识去保管、整理以及收集档案，更不能为了方便省事、凭空捏造，一定要树立为教学、为学校服务的意识，为教育评估提供真实可靠的档案资料，创新以及改进服务时效、服务过程、服务策略、服务手段、服务方式、资源基础、服务主体、服务目的以及服务理念。

（三）利用信息化技术，实现档案管理现代化。在社会信息化发展程度日益提升的同时，学校的档案信息化建设亦将成为时代发展的必然趋势。对此，作为学校方面应首先具备现代化的档案管理观，以现代发展观来促进学校档案管理工作逐步往现代化的方向发展。其次，则是在技术方面努力实现现代化，简言之，即以现代化的办公设备来取代手工操作的方式，以进一步提升工作的效率。最后则是实现信息资料的电子归档管理，以电子档案的方式确保学校档案信息的完整与安全。

（四）保证档案管理的完整性以及连续性

当前，很多学校积压了多年资料并没有归档，导致档案管理缺乏完整性和连续性。档案管理对学校长期发展具有直接影响，涉及全校教师和学生的利益，因此，学校一定要重视这项工作，建立以及完善长期管理机制，确保档案管理的完整性以及连续性。例如，教学改革实验课题由于周期较长，学校一定要做好每学年、每学期的报告工作，并且主動收集相关资料，保证实验报告归档的连续性，同时，对本学年以及本学期的大事、要事记录，要做到善始善终、有头有尾，杜绝有计划但没有总结、有部署但没有检查的情况出现。

四、结束语

总而言之，档案管理是学校管理工作的关键组成环节，因此一定要做好档案的归档、整理以及收集工作，树立服务意识，充分发挥档案的功能和价值。同时，管理人员要充分熟悉档案资料，提高档案归档以及收集的质量，提高自身的专业能力和综合素质，对档案的利用信息进行分析和研究，发现工作中的缺陷，以科学和严谨的态度对待档案管理工作，提高档案管理的质量和水平，进而促进档案发挥功能，确保学校健康以及稳定地发展。

参考文献：

[1]杨贝戈.学校档案管理存在的问题和对策[J].办公室业务，2017（02）.

[2]张红.电子档案管理在高职学校档案管理中的应用[J].兰台世界，2016（12）：65-67.endprint