谈环保档案管理工作的规范化、标准化

摘 要：随着社会经济的飞速发展，人们生活水平的提高，人们的环保意识也越来越强。环保是当前社会谈论最多的一个主题，因此，做好环保档案的管理是至关重要的。档案的管理需要利用社会有用资源进行管理，达到规范化和标准化的要求。一方面，做好档案管理，建立资源库，便于在未来查找时能够简洁、快速地得到有用资源。另一方面，结合传统的卷宗管理和现代的电子信息网络技术，使得管理更加标准化，并且能起到保障档案的安全和完整的作用。

关键词：环保档案；管理方法；规范化；标准化；安全

环保档案有着环境保护和生态建设过程中的重要记录，是人们在保护环境过程的中做的重大决策。做好环保档案的管理，可以有效的保存历史环保记录，利于未来方便地得到历史信息，这些历史信息对未来的环保工作决策具有重要的指导意义，能及时有效的提高环保工作者的效率。本文从以下方面对环保档案的管理进行讨论，目的是得到有用的管理方式，使得环保档案管理工作更加规范化和标准化，从而实现档案管理的价值，提高环保信息检索的快速性和准确性，并且做好信息安全防范措施。这几个方面包括：档案管理的现状，规范化、标准化的措施，加强环保意识的探讨。

1 档案管理的现状

1.档案管理意识薄弱

环保档案涉及经济发展和企业的发展，然而目前环保档案管理的工作人员档案管理意识薄弱，觉得管理工作可有可无，不够重视，没有认识到环保档案管理的重要性，加上部分管理者忽略了对工作人员的管理和培训，导致一些环保档案无序摆放，没有目录的存放，一旦遇到紧急的情况，需要调用原有环保档案作为参考，但是查找起来费时费力。 部分环保档案管理人员没有经过专业的培训，缺乏档案管理的规范性和标准性的专业素养，没有丰富的档案管理知识，对实际工作中遇到的问题一知半解，多半凑乎了事，导致很多的环保档案没有形成完整的目录和查找途径，使得工作效率降低。

2.管理平台有些混乱

现阶段我国对环保档案管理的规范化和标准化缺乏统一的管理平台，相近档案的重复和排列整理的无序已经成为环保档案管理规范化和标准化的重要阻碍。这些问题的存在造成环保档案规范化缺失，管理的检索都会出很大问题。

3.管理方式十分简单

档案管理方式的简单是造成一系列问题的根源，信息单一，难以全面了解实际情况；内容零乱，无法实现共享；安全性差，容易被人更改利用；过于重视归档结果，缺乏对过程的监督和管理，造成工作人员效率低下；大量手工文档，工作量大、效率低、出错率高，不能进行全面深入的分析。这些问题不解决，档案的规整和利用就会大打折扣。

4.信息檢索繁琐复杂且效果一般

现行的档案检索大多是标题检索，极大限制了检索的范围，而一些有内在联系的档案没有放在一起，又增大了检索的难度，使得检索的结果不能完全反映出事件的来龙去脉和处理过程。要想弄清楚过程，需要检索大量档案，耗时费力，结果有时也不会很理想。

2 规范化、标准化的措施

1.提高档案质量

要实现环保档案的规范化和标准化，就要做到提高环保档案的整体质量。

首先，我们需要对现有档案进行普查。由于经济社会的发展，企业的职能分化越发明显，企业间的合并重组在所难免，关于环保档案的移交和审核不太严格，保管档案的部门职责权限不够明确，于是有案卷标题不规范或无标题、缺少卷内目录、摆放混乱等问题，这就不可避免造成有重复的环保档案或是有无检索价值的档案充斥其中。要解决这一问题，需要对原有案卷进行普查，去除无用案卷，取其精华，去其糟粕，以避免用计算机管理时再次出现重复和无效文件的问题。

其次，将内容过于繁杂的环保档案进行合并重组。对档案要精准化缩减，去除繁杂无序、鱼目混珠的部分，将互相存在某种关联的档案案卷编排到一起，对于无标题、无卷内目录、无页码、标题含糊不清或是残页漏页的问题，要重新编写，确保档案的规范化和完整性。这样一来，不管是馆藏还是计算机管理，都能提供很大方便。

最后，保证档案的完整性和检索高效性。在档案管理时，要分清主次，改归档的文件一件不落，不该归档的文件一份没有。对于同一问题或是有联系的要归在一起，确保问题的完整性，这样一来，对某一问题的处理解决方案就可以一目了然。关于文件之间的关系，可以用关键词来区别，使用关键词检索可以提高工作效率，也为档案的计算机管理提供便利。

2. 做好环保档案的制度管理

环保档案涉及面广，对与管理制度要严格执行。

首先，档案管理交由相关部门，责任到人。凡有关企业发展涉及环保相关的档案都要及时归档，而且一经归档，均由公司部门统一管理，任何个人不能擅自留存。

其次，环保档案归档时要及时登记、编号，更新档案目录。档案管理要有独立的存放空间，并做好防潮、防火等必要措施，排列整齐有序，方便检索查阅。

最后，做好环保档案的保密工作。要严格遵守保密制度，防止档案流失，并且做好相应预案。相关工作人员要进行管理知识培训和保密条例培训，人员调动要做好工作交接和档案的安全工作。对于将要实施的计算机管理或云管理，需要加强防护，增加防火墙，调解档案数据库的使用范围。

3. 利用信息网络进行管理

现在有许多档案管理软件，我们在对环保档案整理时可以加以应用，也可以基于Excel等平台开发自己的环保档案管理平台。我们也可以利用互联网，开发环保档案云管理平台，将档案备份在云端，这样一来可以节省很大的空间，而且可以根据实际情况进行权限的分配，加上关键词搜索，极大便利了档案的检索。对于公司内部可以制作相应的手机app，方便客户端的检索和利用。

3 加强环保意识的探讨

环保档案的管理工作达到规范化、标准化的目的不仅仅只是为了提高管理的工作效率，起到保护国家相关机密的作用，更应该起到增强人们的环保意识的作用。高科技的现代技术使得人们生活越来越好，但是还是存在一些不良的破坏环境的情况，比如：水被生活、工业废水产生的重金属污染；工业废气中未经去除，直接向大气排放，造成酸雨的产生；大量的生活，建筑垃圾未经过处理，随意堆放，侵占了大量的土地，等。大量的环境污染问题，警告我们：人们的美好生活需要大家的共同努力，需要解决好环境危机，才能让我们经济发展得更加速度。因此，需要做好环保工作的教育工作，从小开始教育孩子，爱护环境保护大自然。首先对中小学生进行环境教育，学生的考核不仅仅是学习专业知识考核，环保意识的考核也相对的重要。其次，各个机构或者学校应该多组织环保主题活动，增强人们的环保意识。

4 总结

总而言之，在经济快速发展的时段，需要提高人们的环保意识，做好环保档案管理工作的规范化、标准化的工作，以达到方便快捷的环保档案信息的搜索效果。同时，设立了相关的机密档案的管理工作，做好关键档案的保密工作，使一些信息得到很好的保护作用，避免出现一切不正规的负面传播信息。要了解国内档案管理的现状，从出现的问题着手，档案人员需要从基础做起，根据资料进行规范化的培训，实现档案的合理摆放及快速查阅的作用。利用网络信息做好环保档案的开发及合理利用，从而进一步提高档案管理的工作效率，实现档案管理的一体化。

参考文献

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作者简介

杜颖（1983-），女，山西寿阳人，本科，毕业于中央党校，研究方向：档案管理。endprint