试析学生档案管理常见问题及对策

赵忠国

摘 要：无论在哪一种学校之中，档案管理都是一项重点工作尤其是对学生的档案进行管理，学生的档案数量比较多，由于学生这一群体属于稳定性比较差的群体，其档案材料的可变性就比较多，随着各个学校对于管理学生档案这项工作的重视加深，其管理方式逐渐有了很多改变，包括档案材料存在的形式逐渐由纸质转变为电子材料，管理人员的专业性也有提升，但是学生档案管理这项工作仍旧存在问题，本文对一些相对较为常见的管理方面的问题进行分析，并对解决对策进行研究。

关键词：学校管理；学生档案；管理方法；问题；对策

学校档案管理这项重要工作中出现的问题，如果没有被管理人员积极地进行解决，不但会给学生的发展造成不良影响，同时还会使社会受到阻碍性因素的影响，其中内容虚假的学生档案不仅仅会对学生升学、进入单位等社会活动造成影响，同时还会阻碍学生的未来发展，因此管理人员需要对学生档案进行妥善管理，采取科学的方式来管理档案，科学管理档案，首先需要将以往的管理工作中存在的问题进行解决，本文根据对管理学生具有的档案这项工作的了解，对其存在的主要问题以及解决对策进行探讨。

1 主要管理问题分析

如果想要对档案管理工作进行改进，首先必须要将学生档案管理工程中存在的主要问题进行了解，明确问题，解决问题是发挥档案管理作用的重要方式。

1.1 管理人员方面的问题

档案管理人员身上的问题在管理活动中相对比较明显，一些学校对于管理学生的档案这项工作的重视度不高，因此在选聘管理档案的人员时，具有较大的随意性，学校中的很大一部分档案管理人员并非专业人士，也不具有管理档案工作的经验，对于一些具有突发性的管理问题的解决方法不明确，使其管理行为存在不恰当的部分，而学校并不会给这些素质相对不高的管理人员提供培训活动，因此，这部分人员管理水平不高的问题也难以有效被解决，导致学生的档案中存在漏洞。

1.2 学生档案真实度不高的问题

学生档案中有一部分内容是由学生自行填写，这部分档案内容中就存在一些问题，一方面是与实际情况相违背的问题，有的学生在对自己的年龄进行填写的时候，计算标准并不统一，有的学生是按照虚岁的标准计算年龄，还有一部分学生是按照周岁来对年龄进行计算，不同的计算方式计算出来的年龄也存在区别，实际上年龄计算应当按照周岁进行计算，填写出生时间的时候，还有学生将自己农历的生日进行填写，比较符合填写要求的应当是公历生日，另外有的学生的名字有何出现了变化，但是并没有将曾用名进行标注，还有一种常见的现象是同名同姓，档案管理人员也没有对其进行明显的标注，这些问题会使档案信息出现不一致的问题，进而导致档案管理体系中的归档工作难以顺利进行，一些学生为了保护自身的利益，也为了给自己的工作创造更多的机会，在填写档案的过程中，并没有坚持实事求是的原则，将自己档案中原本存在的处分以及其他不良信息进行摸出，将自己受到的表彰范围扩大，在填写特长的时候，填写的是爱好信息，对成绩进行伪造，其社会实践经历也是虚假的，这些问题都难以被管理人员及时发现，给工作单位对学生能力的了解造成困难。

1.3 档案信息体系中存在的问题

学生档案要全面、详细地反映此学生各方面的情况，做到看过档案要如见其人，看过档案，对其家庭状况、社会关系、成长环境、特长爱好，思想品德、优缺点、发展目标等均有一定的了解，而不是官话、套话，千篇一律，很多学生档案中的特长、优缺点、品德等如出一炉，内容雷同，格调一致，使人阅后一头雾水，不知其好坏优劣。

2 提升管理学生档案水平的策略

对于常见的档案管理问题有清晰的认识之后，就可以通过以下策略对管理学生档案的工作进行改进。

2.1 领导要大力宣传档案法规，提高教职员工的档案法制意识

要规范、完善高档案的管理，首先领导要重视，了解学生档案管理的重要性，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。其次要提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识。这两点是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求全体教职员工要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，进一步增强学生和档案管理人员的法制观念，提高政治觉悟，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义。

2.2 档案管理人员要具备较高的政治素质和良好道德品质

档案管理人员要树立正确的世界观、价值观，提高自身素质和道德修养，讲政治，敢于坚持原则，日常工作严肃认真，一丝不苟，严守纪律、遵守制度、保守秘密。不管是什么人，不论职务高低，都要按规章制度办事，按程序办事。要胸怀坦荡，不计较个人恩怨，不计较私仇，不计较个人名利，看重肩上的责任，踏踏实实，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心。

2.3 建立并及时补充完善档案管理制度

建立档案《收集制度》，明确收集的范围和要求，使学生档案内容充实，更全面地反映每一个学生的情况；建立《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时整理，去假存真，查漏补缺；建立《保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏；建立《流转制度》，明确人事档案利用的方式和方法，保证档案的完整性、真实性和档案安全，延长档案的使用寿命。

2.4 下决心防范和杜绝学生的假文凭

从源頭抓起，要严密防范、彻底杜绝“权学交易”这种丑陋现象，要严格执行教育部门学籍管理规定，把好入学关。在日常的教学管理过程中，对那些需要继续学习深造的干部和管理人员实施全过程重点监控，帮助和督促他们保质保量地完成学业。对于少数不按时上课，不认真完成作业，学习困难，企图靠与任教老师拉关系、混学分的学生，应采取劝其退学或强制中止学习等措施。

结束语

本文首先对学生档案管理工作运行中存在的主要问题进行快乐分析，之后又针对这几方面的管理问题，将解决对策也提出来，管理学生档案的相关人员首先需要对自己的工作性质有所了解，才能对于自己肩负的责任有所认识，先将自己应当尽到的责任在工作中有所体现，才能对自己原有的管理档案的体系进行改进，进行档案管理工作，尤其在档案比较容易出现变动的关键期，需要格外对这项工作进行重视，管理人员需要认真对待自己经手的每一份档案，充分扮演好档案管理活动的中的重要角色。

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