浅析做好文书档案管理的有效措施

文/王衍营 唐丽媛 杨天野，山东省产品质量检验研究院电器研究所

文书档案管理是现代企事业单位重要的工作之一，是单位各级组织、行政管理的重要依据，也是一个单位的历史发展轨迹的再现与记载；同时，档案管理也是一项繁重、琐碎且严谨、细致的工作，档案的有效管理可以为今后的工作顺利开展奠定良好的基础，是单位决定重要事项的重要依据和借鉴。如今，文书档案管理已经走向网络化和信息化，如何采取有效的措施使档案管理更为规范化、信息化和网络化，不断适应企事业单位办公室工作的变化需要，是摆在文书档案管理工作人员面前的一个需要深入探讨和研究的课题。总结文书档案管理的实践经验，笔者认为应采取以下措施：

1 单位领导重视档案管理工作是重要前提和基础

文书档案，一般是指机关、团体、企事业单位在日常的行政管理工作中产生的由各种通用文件档案，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、 会议记录、计划和总结等文字材料。由此，文书档案管理工作可以分为以下两类：一类是上级组织产生的各种下发文件的管理工作；另一类是由本级组织或单位产生的各种文件材料与上报上级单位的文件材料的管理工作。因此，这两类文档材料都是各单位领导集体开展工作的重要依据之一，各级领导都应该加强这方面的管理。要做好这方面工作，应该从硬件和软件两方面着手进行：

1.1 硬件方面，加大硬件设施的投入与有效管理，加强文档管理信息化与网络化，使文档查找更加方便、快捷，且保证文档管理的安全性，经常进行安全杀毒与检查。

1.2 软件方面，加强对文书档案管理人员的管理培训，学习必要的管理软件；同时，要经常对档案管理工作出现的问题进行反思，不断提出优化工作意见，并形成良好的风气。除此之外，文书档案管理要列入各级单位办公室管理的年度计划之中，由专门领导分管这项工作，并保证每项计划得以实施。

2 完善文书档案管理制度是保障

档案管理制度是做好档案管理的重要基础，是做好档案管理的重要保证。把人的行为关进制度的笼子，以制度规范人、约束人，才是档案管理的有效措施。各级企事业单位应该在《档案法》和《国家行政机关公文处理办法》的前提和基础上，制定适合本单位的档案管理制度，以良好的制度实施档案管理。

3 加强队伍建设是做好文书档案管理的关键

档案管理队伍建设是直接影响一个单位档案事业发展的重要方面，提高档案管理队伍素质是加强档案管理队伍建设的重中之重。档案管理离不开管理人员，这是基础，基础管理的好，档案管理水平自然就会高。从实践经验来看，首先，档案管理员的政治素质和思想觉悟要高，责任心要强。文书档案很多时候牵扯到单位的重要决定和上级文件精神，有时候需要有保密措施。这就要求文书档案管理人员的政治素养和责任心要强，要有大局观。其次，档案管理员要有敬业精神。档案管理是一项繁琐和枯燥的工作，档案要收集、管理、装订，这项工作不仅要求人员要有耐心，而且要细心，要有吃苦精神和奉献精神。另外，档案管理人员要不断加强自身素养的提高和能力的学习，尤其是要在电子档案管理方面，积极参加培训，不断丰富新知识，学习新技术，增强新能力，更新观念，学习与时俱进的档案管理方法。再次，学习交流也是提高队伍建设的重要手段。实践是检验真理的唯一标准。由实践得来的经验尤为宝贵和重要，所以，同行之间要不断沟通和相互交流，好的管理经验和做法要相互学习，取长补短，共同进步。

4 做好细节工作是档案管理的重中之重

文书档案工作要做好就要从细节工作入手，从各个方面把好细节关。这就要从以下方面入手：规范收发细节、做好详细记录、做好分好类、做好备好案、做好存档。

4.1 规范文件收发细节

规范档案文件的收发工作就是要将发文和收文中的各项工作环节和程序加以规定，并按照既定原则严格办理。如收文中从签收、拆封、登记等，发文中从审核、签发、打印、用印等环节都要细化，做好记录，每道环节都要按照程序规定落到实处，任何一个环节都不能出现纰漏，否则就会影响档案管理的质量，影响单位的工作落到实处。

4.2 做好详细记录

档案管理的一项重要工作就是做好详细记录，按照收发文的不同种类分别进行登记，登记要细致，分类要明确，避免漏记、漏发。

4.3 做好分好类

文书档案管理就是要对文书文件进行分类管理，这样方便管理和查找文件。文书文件按照内容大致分为命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、 会议记录、计划和总结等；按照机构大体分为:上级类、平级类、本单位文件和其他单位文件。

4.4 做好备好案

文书档案管理依据工作需要，按季度或年度做好备案表，尤其是电子档案还要做好电子档案的随时备份工作，避免电脑损坏而造成无法修复的损失。年终时，将全年做好的备份表统一装订成册，形成明确的档案明细。

4.5 做好存档工作

文书档案管理除了做好记录和分类外，最为重要的工作就是做好存档工作，要将文件根据分类分别存入档案盒，并做好分类标记、标号和电子入档记录工作，以便方便查找。

5 结束语

文书档案管理是企事业单位重要的工作之一，是维护一个单位或部门历史真实面貌的一项重要工作，对单位的管理有着重要的史料价值与现实价值，在单位管理中有着不可替代的重要作用。因此，企事业单位一定要秉持文书档案管理的历史感与责任感，采取科学的管理方法，加强对文书档案的管理工作，做好历史资料的保存与管理，并在今后的工作中发挥其借鉴与指导作用，实现其特有的工作职能。