新时期人事档案管理工作要点分析

文/李想，吉林省白城市洮北区人力资源和社会保障局

人事档案管理是党和国家工作不可缺少的一个重要组成部分，一份规范的人事档案可以很全面的反应个人的工作表现、行为轨迹、历史背景及其经历的重大事件。做好人事档案管理工作责任重大，意义深远。随着信息时代的发展，人事档案管理工作将面临更多的新情况，新问题。因此，档案工作者必须适应形势的需要，把握好档案管理工作的要点，进一步提高人事档案管理水平，使人事档案管理工作达到规范化、标准化和制度化，使其更好地为地方发展服务。

1 档案材料的收集

人事档案材料的收集是人事档案工作的基础，是人事档案工作的重要环节，为保证档案的完整性，在工作中首先要加强档案材料收集工作。

1.1 主动收集。作为档案员，要密切注意单位人事档案材料产生的信息，主动出击，争得各部门和单位的工作配合，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，及时归档，避免材料形成时间过长，未及时收集或经办人员岗位变动造成档案材料丢失。

1.2 有重点的收集。个人档案材料包括很多内容，为了使材料更具有价值，材料的收集必须要有重点。可以依照干部人事档案分类法的十项分类，拟出重点收集的材料。比如，重点收集反映职工思想政治、工作实绩、品德作风、业务能力、学识水平等材料充实档案，成为单位选人用人的依据。

1.3 实行经常收集与追踪收集相结合。档案管理人员工作中要经常关注单位个人基本信息，经常对档案进行清查，随时掌握所有人员的变化情况。对新进入人员，要认真审查档案材料，将缺少的材料进行认真登记，及时沟通，并按规定时间补充缺少的材料，避免时间过长或人员流动造成档案材料无法收集归档。

2 档案材料的整理

人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档等工作，才能保证档案资料的规范化和完整性。

2.1 材料鉴定。材料鉴定是人事档案材料归档以前的最后一次检查，鉴别工作的好坏直接决定着人事档案质量的优劣。材料鉴定，必须要保证规范准确和真实有效。因此，在鉴定时凡需组织审查盖章或个人签字的，一定要盖章或签字后方可归档。如收集时发现未盖章或签字的，应及时与归档单位或个人取得联系，对于内容不实，字迹不清，不能反映真实情况，有弄虚作假，涂改痕迹的材料，不能归入档案，要及时处理。

2.2 剔除材料。鉴别工作的任务之一，就是把不属于人事档案归档范围的材料剔除出去。认定不属本人的材料，或者是不应归入人事档案的材料，均应转给有关单位保存或处理。转出时，要写好转递材料通知单。退回近期形成的档案材料，手续不够完全，或内容尚需査对核实，应提出具体意见，退回有关单位，待修改补充后再交回来。对于无保存价值、重份的材料，应按有关规定销毁。销毁时要认真审查，逐份登记，并说明销毁的理由，经主管领导批准后，进行销毁。

2.3 技术加工，分类准确，编排有序。高标准对档案材料进行技术加工，严把技术质量关。对小于档案规格的干部人事档案材料，要进行加边或包边，切实做到整齐划一，归档材料左边应留出2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。加边后的档案材料上、下、左、右边沿要和本卷其他材料相等。特别情况，例如对折皱、破损的材料进行裱糊。如内容太多可折叠后贴在备用纸上，做到裁剪仔细，装订整齐。依照人事档案材料的具体分类要求，对材料排列、合理分类，使每卷档案达到完整、精练、真实、条理、方便利用。

2.4 及时、准确做好目录，录入计算机。要随时有效地保存有效档案，对于每年每个人常规产生的档案材料，如年度考核表、工资晋升表，可进行集中整理，而对于年中不定期产生的材料，可采取随时产生随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。

3 档案资料的保管

档案保管是档案管理中的极其重要的基础性工作。加强严格的保管，才能维护档案的完整与安全，便于调用。那么，做好档案保管工作：一是加强档案的库房管理。要做好档案基础设施的更新，要注意档案室的防水防火的设施的完善，配置防盗档案柜等基础设施，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开要加大投入，购置先进的计算机设备，完善人事档案管理的信息化；二是档案流动过程中的保护。如需借阅档案材料，则需经过非常严格的程序方可借阅复印，并且要加盖公章。三是加强保护档案的技术措施。定期进行网络安全的防护，防止出现人事档案泄露、系统被攻击等网络安全问题。要委派专门的档案管理人员进行管理，在遇到问题时能够及时解决，以满足工作需求。

4 档案资料的查阅

人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。对于已经整理好的人事个人档案要拓宽服务范围，除了在政审、调资、晋升时提供人事档案以外，档案部门在当前人事工作改革中积极提供人事档案信息，如为机构人员调整、定岗定员工作提供人员现状情况、综合信息、统计信息等。

目前，人事部门普遍使用计算机人事信息管理系统，不但提高了查找信息的速度，而且能对所管理人员的情况进行研究，做出统计分析，开展高层次的信息服务，对人事档案利用工作的改革和发展起到了促进作用。

5 结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

[1]任改莲;新时期如何做好人事档案管理工作[J];内蒙古师范大学学报(哲学社会科学版);2013.

[2]张同芹;人事档案管理研究述评及趋势展望[J];科技致富向导;2013.