高职院校档案建设方略谈

文/王昕娟，赤峰工业职业技术学院

档案管理是国家和政府机关工作中的重要内容，是对某一时期发生的重大事件的记录，同时也是对个人或者团体发展变化的记录。档案建设能够为组织的发展提供丰富的资料支持，也能够为个人工作和发展提供帮助。随着信息技术的不断发展，档案建设迎来了新的历史时期，不仅在工作过程方面发生变化，档案建设的宗旨以及服务目标等都发生着改变，值得我们进行深入的思考和探索。

1 高职院校档案建设概述

高职院校档案建设主要包括三个方面的内容，第一，收集档案资料，形成档案库。高职院校收集的档案资料包括学生和教师的个人发展资料以及学校教育教学资料、学校建设和发展资料以及其他与高职院校建设相关的必要资料；第二，保存和管理档案资料，将收集到的档案资料统一保管，并保证资料安全；第三，应用档案资料，对档案资料进行整理和分析，总结出高职院校某一阶段的发展经验，为学校的后续建设提供基础。调动或者分析教师和学生的个人资料，帮助教师和学生实现个人发展目的，展现档案的服务功能。目前，高职院校档案建设普遍使用信息化的工作方法，将档案数据化，并通过网络实现档案管理是基本的建设模式。这意味着，高职院校档案建设与目前的信息化时代、大数据背景一致。但是，在当前的大数据背景下，高职院校档案建设还存在着一些问题。一些学校档案资料收集不够全面，学校之间的资料共享不足，师生个人档案的应用效率比较低，档案建设的服务性功能发挥不强。加强高职院校档案建设，是大数据背景下高职院校管理工作发展的重点内容。

2 高职院校档案建设方略

2.1 创新思维方法，改善档案管理思路

在大数据背景下，档案作为高职院校发展过程中的重要的数据资源，首先具有与其他数据相同的特征，即动态性。高职院校档案建设也应该是动态化的，这需要体现在档案管理思路方。然而，目前很多高职院校在档案管理思路方面仍比较落后，尽管意识到档案管理信息化的有利之处，在实际的管理过程中，仍没有全面推行这种管理模式。有些学校较为广泛地退信了信息化管理模式，但管理行为与大数据时代信息发展变化相差甚远，例如，只是将档案资料数据化，但没有进行相关的制度改革，导致档案资料的应用存在问题。因此，高职院校档案建设的方略之一，是创新思维方案，改善管理思路。首先，要加强对在高职院校的档案信息化建设的指导与监督，对于不规范的行为要及时改进，例如，档案资料的数据形式转化方法不正确、学生或者教师提交的文档格式不规范等，这些要及时纠正；其次，要不断健全学校自身的档案管理制度，明确信息化档案管理不仅是将档案资料数据化，而是依靠互联网和数据处理技术，全面实现档案的应用。高职院校有必要在管理制度中明确档案应用相关的内容；最后，高职院校档案信息化建设就是为了更好实现对档案的管理以及实现档案信息资源的共享。在丰富档案信息资源时，可以通过加强档案宣传来提高高职院校以及社会的档案意识。

2.2 跟住时代脚步，利用大数据进行档案管理

以互联网和信息技术为基础形成的大数据时代，其本身就是在不断发展和变化的，这是时代发展的主旋律，在这样的时代背景下，任何一项工作都需要跟住时代脚步，才能获得长足的发展，高职院校档案建设也是如此，在大数据时代，对数据的利用以及生成数据进行再利用，是事物发展的基本路线，对于高职档案建设来说，就是要利用好现在的档案数据，进行档案管理。大数据时代，简单的数据或是文件利用已经不能满足档案用户的利用需求，他们更希望获得数据背后的信息及在信息中所蕴含的知识。然而，知识不是自然生成的，也不是简单的存在于信息集合中，需要经过抽取和挖掘才能获得。针对高职院校教学、行政管理方面。对学校的资产数据进行全面整理归纳，分析其具体使用情况，所得结果可以为日后学校硬件设施采购，合理分配学校的教学资源等提供参考依据。在学生个人信息方面，应对学生入学和毕业登记表上的生源地、家庭背景、毕业去向等数据进行统计分析，对所得数据进行深入挖掘，可以为学校招生就业、专业设置、教学改革提供重要的参考价值。当然提供这些挖掘后的知识远比提供简单的数据和文件对档案用户的价值来得更大。

2.3 发展服务目标，重视档案工作能力提升

高职院校档案建设的一切工作，都需要档案部门相关工作人员完成，对档案数据的利用以及实现档案相关服务，有赖于档案管理者的职业能力的展现。因此，发展档案服务目标，提升高职档案建设程度，需要重视相关岗位工作人员的工作能力提升，例如，为了更好地分析高职档案资料，管理者需要具备一定的数据分析能力；为了体现档案的服务功能，管理者要具备充分的服务意识；为了实现档案数据的共享，管理者需要具备信息管理和安全维护能力。因此，高职院校有必要对档案管理工作者开展职业能力培训，或者按照档案建设发展要求，聘任相应的专业人才。

3 结语

综上所述，高职院校档案建设应该尊重时代背景，从当前互联网和信息技术的应用除法，利用大数据开展档案建设。在建设过程中浓，不仅要改革档案管理思路，实现服务型的档案管理，还应该重视档案管理工作者职业能力的发展，只有这样，高职档案建设才能与高职院校发展统一起来。

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