人事档案信息化管理面临的挑战及对策

摘要：信息时代下，人事档案管理工作既有机遇，也面临挑战，对人事档案进行信息化管理可以在极大程度上提高工作水平与效率。本文对信息时代下档案信息化管理的若干问题进行如下分析，并提出相关解决策略，以期可以帮助各人事档案管理部门在信息时代下抓住机遇，不断提高档案管理水平。

关键词：人事档案；信息化管理；对策

一、制约人事档案信息化管理发展的若干问题

（1）缺乏必要的软硬件设施支持。俗话说“巧妇难为无米炊”，信息时代下，人事档案管理工作只有具备相应的软硬件设施，才能做到信息的有效整理和分析，才能与时俱进，在信息时代促进档案管理工作的发展。如今，我国的人事档案管理工作相较于国外而言，软硬件设施支持明显不足，设施技术含量较低，使得人事档案管理工作方式还较为传统，人事档案信息化管理程度不高。

（2）缺乏对人事档案的系统管理。人事档案的多少往往直接影响人事档案管理工作的水平，如若人事档案过少，则无法体现人事档案管理工作的真正作用，如若人事档案过多却又缺乏系统的管理，故人事档案管理工作的不足和弊端将严重阻碍人事档案管理工作水平的提升。如今，我国的人事档案相对丰富，但却缺乏系统的管理，信息往往残缺不全，或是杂乱无章，无法满足信息时代企业对工程信息的精细化要求，也在很大程度上阻碍了人事档案信息化管理进程。

（3）人事档案管理队伍人员不足，水平不高。某些企业、单位由于人事档案管理资金有限，人事档案管理等级较低等原因，对人事档案管理队伍的管理工作并不太重视，这直接导致了人事档案管理队伍人员不足，水平不高的现状。由于人事档案管理队伍人员不足、水平不高，目前，我国部分企业、单位普遍存在管理队伍职责不明，兼职管理人员较多，管理结果无明显反馈渠道等情况，这些都在很大程度上阻碍了我国人事档案信息化管理进程。

（4）人事档案信息化管理工作缺乏明确的方向性，对人事档案信息化认识不深。由于我国人事档案信息化管理发展程度并不高，相关的管理理论和管理技术还有待完善，所以目前我国人事档案信息化管理工作缺乏明确的方向性，各人事档案管理人员由于管理理念和管理经验的不同，对人事档案信息化管理的认识也不尽相同。

（5）人事档案信息化意识薄弱。人事档案信息化管理是一个逐渐以信息服务为工作方向的过程，即越来越强调人事档案信息对实际工作的帮助，更加强调以人为本的人事档案信息化管理策略。但是，基于我国人事档案信息化服务还比较薄弱，对人事档案信息的采集、整理、归类、校对、二次开发等工作还停留在传统的“为管理而管理”的思想层面，许多人事档案信息冗余复杂但是并没有多大的实际利用价值。

（6）人事档案信息化管理工作的变革仍受到传统工作理念影响严重。人事档案信息化管理之路只有以现代化信息处理技术为基础，不断创新，才能紧跟时代发展步伐，追求人事档案管理的高品质、高效率。目前，我国人事档案信息化管理工作变革过程中仍然会受到传统人事档案管理思想的限制，在“精神传承，方法创新”的新时代，保留原有的管理方法是制约人事档案信息化管理的重要因素。

二、解决人事档案信息化管理问题的相关建议

（1）利用信息化手段丰富人事档案资料。首先，利用信息化手段，深入分析现有的知识资源，深入挖掘现有知识资源背后的价值。其次，利用信息化手段，在互联网上大面积的搜索和采集有用的知识信息，并与现有的知识资源相融合，丰富和扩充人事档案信息。

（2）对人事档案分门别类，加强人事档案规范化和有序性管理。利用信息化手段，做好人事档案的整理工作，及时的剔除不完整的人事档案信息。人事档案管理的规范化和有序性是提高人事档案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知识信息背后价值的有力保障。

（3）保证对人事档案归档信息的及时更新。人事档案归档信息应包括人事档案编号、分属类目、人事档案保密等级等多种属性。实际的人事档案管理工作中，人事档案的归档信息往往是最繁杂，而且是变动最频繁的，因此，信息时代下，人事档案管理工作要运用相关的信息管理软件，及时更新人事档案归档信息，从而保障人事档案的完整性。

（4）提升人事档案管理人员的业务水平。人事档案管理人员的业务水平应包含三方面的内容：第一，人事档案管理水平，包括熟知人事档案管理准则、认真落实相关的人事档案管理工作、制定更加合理的人事档案管理策略等。第二，信息管理软件的操作水平，包括熟知信息管理软件的操作界面、掌握必要的快捷键、能够以SQL语句精确查找人事档案信息等。第三，相关硬件设备的管理水平，包括可以解决一些低级的硬件问题，做到定时定量的养护硬件设备等。

（5）提升人事档案管理人员的信息服务意识。培养人事档案管理员的信息服务意识，是提高人事档案管理工作水平的重要策略。因此，人事档案管理部门应积极的组织各种信息服务培训活动，提高他們的信息服务水平，在以科学、高效的人事档案管理方式之上不断创新，以人性化的人事档案管理方式为奋斗目标。

（6）提升人事档案管理人员的信息安全意识。信息安全工作往往是人事档案管理工作中最难的部分，这不仅由于信息具有时效性、共享性等诸多特点，还因为高质量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和财力。随着时代的发展，人们的维权意识越来越强，对个人信息的保密工作也越来越重视。人事档案管理工作中经常会涉及到大量的员工信息和组织信息，一旦出现大范围的信息泄露，造成的经济损失将不可估量，引发的社会矛盾也将难以调和。因此，提高人事档案管理人员的信息安全意识也是提高人事档案信息化管理水平的一个重要环节。

三、结束语

信息时代下，人事档案管理工作的制约因素和发展机遇的区别在于对信息的利用和管理是否合理。我们相信，只要人事档案管理工作可以不断推陈出新，做到与时俱进，以加强人事档案信息化管理为主要方向，就一定可以在机遇与挑战并存的时代中大跨步的向前发展，上述中所提到的各项人事档案信息化管理问题和相关解决策略只是笔者的浅见，人事档案信息化管理作为信息时代下推动人事档案管理科学化、流程化、标准化发展的重要工程，需要每一位人事档案管理者不断探究。

参考文献：

〔1〕赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008（06）.

〔2〕赵鹏，李光.档案工作落实科学发展观的关键———实现档案实物化管理向信息化管理的转变[J].山东档案，2005（05）.

作者简介：

荣梓宏，（1970.9—）女，民族：汉，山东省烟台人，大学，研究方向：档案管理endprint