浅析医院物资采购流程存在的问题及优化对策

王敏

摘要：医院是国家医疗卫生系统的重要组成部分，是一类社会福利性质的机构。为了确保医院的正常营运和成本控制，医院采购部发挥着极为重要的作用。医院物资采购的种类繁多，采购数量和为之付出的工作量巨大，因此，医院及管理人员需要研究和实施科学的采购流程，需要医院多个部门分工、协调和配合，以便更加准确和高效的做好这项工作。

关键词：医院采购；物资采购；流程

一、医院采购概述

医院采购工作包括物资采购和固定资产采购，其中物资采购种类和数量更为众多，采购的次数更为频繁，对于医院的成本控制的意义更为重要。物质采购主要包括：药品、医用耗材、医疗器械、办公耗材、后勤用品等大类。具体的主要物资有：西药、中药、医用器械、高低值耗材、检验试剂、办公电脑及耗材、医用服装、熟料盆具、印刷品等。

当前，医院物资采购作为医院资金的主要支出之一，占医疗成本的较大部分，对医疗收入的影响很大。因此，研究医院采购流程和加强医院采购管理意义重大。在当代各类医院中，有的物资是相对固定的用量，有的物资用量不定，为了保证物资供应，各家医院采用的采购流程和方式也不尽相同。

二、物资采购流程及存在的问题

（一）物资采购流程

采购的前提是出现物资采购需求，制定采购计划，上报主管领导审批同意，然后实施采购。一般的医院采用以下采购流程：请求采购、实施采购、物资验收、付款和质量反馈。

1、请求采购采购管理人员依据仓储部门的库存数据和消耗情况制定采购计划，向采购主管领导提出采购申请。有一些物资由使用部门（科室）提出申请，报请主管部门审核，重要物资采购须有医院主要领导审批。各家医院根据物资使用进度和财力状况，一般都制定有物资库存量和库存期的标准，形成了相对稳定的采购申请程序。

2、实施采购采购计划获得主管部门及领导同意后实施采购活动。当前，大部分医院实施的采购是在年初研究和编制全年的采购预算，编制物资采购的价格依据上年度实际采购价为基础，部分物资如药品、医用耗材需执行本省统一定价。医院制定全年物资的招标采购价格，并确定物资采购目录。采购部门根据采购计划向协議供应商采购。在采购过程中，采购人员严把物资质量关，处理突发问题，确保采购物资跟上医院的日常使用需求。

3、物资验收物资运达时，采购部门派遣专门的物资验收人员依据《物资请购单》对所采购的物资进行验收。验收人员主要职责是：在验收时负责物资的质量问题，如：物资的生产日期、到期日期、物资的名称、规格、厂商、包装等质量问题；对与订购单不符的物资或质量不符合国家要求的物资，验收人员有权拒绝入库；负责物资的数量清点，如：物资的数量是否正确，对超过采购申请数量的物资，库房管理人员有权拒绝入库。

4、付款现代医院根据物资的种类和采购方式的不同，通常主要采取货到付款和延后付款两种付款方式。例如，医院通过公开招标确定的供应商，在合同中规定了付款的期限，采购部门和仓储部门按照约定把采购的数量和价格报给财务部门，在合同规定的日期，财务部门支付给供应商货款，此种方式是比较普遍，形成了相对正规的程序。另外，对于市场紧缺医疗物资或特需医疗物资，需要采用预付款或现付款的，应事先报经领导批准，财务部门凭批准报告予以预付款。

5、质量反馈医院各科室在使用医用物资之中发现有质量问题，以书面或通信图片等形式报给物资主管部门，然后由采购部门及时联系供应商去解决存在的质量不合格产品问题，一般采用换货或退货的方式，保障医用物资的使用安全。采购相关部门应定期对供应商提供的物资进行调查和评估，根据质量和价格进行综合考评和管理，调整物资质量差、价格高、供应不及时和信誉差的供应商，通过市场调查和公开招标选择更适合的供应商。

（二）采购流程中存在的问题

1、采购申请环节复杂，容易出现遗漏。采购流程涉及到主管部门、采购部门、使用部门和财务部门等，各个部门负责特定的方面，也需要相互沟通和配合。各个部门如果不能依据科学合理的原则，粗略的制定采购计划，有可能会出现价格偏高、质量不高、采购数量过剩或不足和物资存储难度大等问题。

2、采购实施阶段工作量大，权责划分不详细。有些医院的采购部门人员数量有限，无法做到采购物资专业管理和细化管理，采购人员笼统的负责所有物资的采购，由于物资种类和数量多，有时候管理工作不能面面俱到，容易出现物资采购实施不及时和物资接收混乱等问题。

3、采购验收阶段的专业化和制度化不强。物资验收在大部分医院已经实现了由专门的人员依据验收管理制度和入库管理制度施行，注重对名称、数量、厂商、生产日期、保质期、规格和包装等进行验收，但大部分医院缺少派专业人员对物资供应商运输途中的保存和防护方法等进行科学的验收，潜在的破损和使用效果损耗不易被发现。

4、质量反馈形式化，一线人员参与度不高。有些医院的物资质量反馈工作主要由主管部门和采购部门负责，侧重对价格、供应商送货速度和信誉进行评估，质量评估工作做的不够精细。不太注重引导一线医务人员对医用物资使用过程中的信息进行总结，也不注重一线库管人员对物资仓储的信息进行总结和反馈，因此，缺少技术人员参与的质量评估，容易导致质量综合评估的结果有偏差。

三、优化物资采购流程的对策

为了规范医院的采购工作，为了更好地保障临床的物资需求和医院日常工作的顺利开展，需要明确各部门在物资采购过程中的职责，采取相应的内部控制流程和措施，相互协调和落实采购管理工作。

（一）医院主管部门在采购中发挥关键作用，负责物资采购和固定资产采购的规划、审批和组织质量监管，正确选择物资供应商，注重采用市场招标的形式，有效的管理医院物资采购的总体财政支出。

（二）财务部门指导采购部门做好固定资产和库存物资采购的成本审核、物资出入库的汇总审核、物资采购总账目、相关费用报销审核，监督物资采购价格和库存。督导采购部门定期对各项物资进行定期盘点，监督和控制医院物资的成本情况。

（三）采购部门负责实施固定资产和物资采购工作，保证验收质量，与技术人员协同，审查各项物资的各项信息是否符合相关规定，然后与库管人员交接，协助落实入库保管工作。负责采购物资的登记、入库和日常库存管理，按照审批的出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。采购部门记录的出入库数据是医院的重要资料，这些资料是制定年度采购计划、实施采购和财务部门计算采购支出等参考依据，因此，采购部门应当采取多方参与和分类管理措施，重点监管重点特殊药品，高值耗材、化学危险品、临时采购等物资的管理，做到重点突出，实时监管、登记全面、及时沟通。

（四）使用部门应及时做好物资质量的登记反馈工作，发现问题及时沟通，做到病人满意，减少医疗不良事件的发生，同时应配合财务、采购等部门做好物资质量的调查工作。对本科室申请的特殊物资应监管到位，避免供应不畅、过期报废、质量变化等不良情况发生。

上述各部门应按照医院的各项相关管理制度，及时沟通协调，协同做好医院物资的采购供应工作，不断对采购供应流程进行优化改进，做到采购各环节运行顺畅，保证各项物资的质优价廉。

参考文献

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