略论单位办公室档案管理

陈梓源

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）09-132-01

摘要 随着时代的不断发展，单位办公室档案管理的要求越来越高。为了契合时代发展的需要，单位必须积极采取措施，不断优化办公室档案管理、提高档案管理的水平，进而为单位的良性发展创造条件。本文围绕“单位办公室档案管理”展开讨论，分析了办公室档案管理的内容，办公室档案管理中的问题，并就提高办公室档案管理质量提出了策略，希望能够为相关者提供借鉴。

关键词 单位 档案管理 办公室

随着社会的不断发展，单位不断进步。办公室档案管理是单位管理工作中的一个重点，对单位的稳健发展意义巨大。办公室档案管理工作涉及内容较多、信息量较大，加之档案管理工作具备极强的专业性，因而在落实该项工作时，必须由专业人员来执行，否则很难保证办公室档案管理的质量。

一、单位办公室档案管理的内容及问题

（一）单位办公室档案管理内容

办公室档案管理内容主要包括四点，分别是：档案收集、档案整理、档案鉴定以及档案保存。“档案收集”是档案管理的最基础环节，由于近年来先进科技不断涌现，传统的以纸張为介质的档案已经逐步退出了档案的主流市场，电子档案形式不断发展。电子档案的发展有效地提高了档案管理工作的质量和效率，但也对档案人员的素质提出了更高的要求；基于相应的标准将收集到的档案进行归类，即为“档案整理”。档案整理工作需要严格遵循相应的规律，档案必须被整合进一定的编目中，如此才能够方便档案的后续使用；“档案鉴定”工作存在的意义是鉴定档案的价值，以确定档案保存的时间、提高档案的利用率：档案保存工作关系着档案的安全，是延续档案实用价值的必须手段。

（二）单位办公室档案管理的问题

虽然近年来，单位办公室档案管理工作取得了让人满意的成效，但是通过分析办公室档案管理的细节，却不能发现众多问题。问题的存在已经严重地阻碍了单位办公室档案管理质量的提升，也给档案作用的发挥带来了一定的阻碍。具体来说包括如下三点：第一，办公室档案管理认识不到位。由于很多办公室档案管理人员未能正确认识档案管理工作，因而在落实档案管理的时候常常会采取消极态度、敷衍对待管理工作；单位领导者未能正确认识档案管理工作的重要性，以至于不重视档案管理工作考核、盲目缩减档案管理工作的人力、物力、财力，档案管理的质量因而难以有效提高。第二，先进的现代信息技术引入不达标。现代信息技术的引入无疑能够有效地提高办公室档案管理质量，然而现代信息技术引入需要有强大的资金作为支撑，而资金恰好是办公室档案管理过程中最为稀缺的资源。第三，档案管理人员素质不达标。档案管理人员是档案管理工作的主要执行人，其素质直接影响着档案管理工作的质量。然而，现阶段很多单位的档案管理者并非档案管理领域的专业人士，由于缺乏必要的专业技能，这些人在遭遇档案管理问题时很难及时采取措施，对问题进行有效解决。此外，办公室档案电子化管理对档案管理人员的电子技能要求较高，很多单位办公室档案管理者并不具备电子技能，而这无疑也会影响办公室档案管理的质量。

二、优化单位办公室档案管理的策略

想要优化单位办公室档案管理必须基于现阶段单位办公室档案管理问题，设计针对性的措施，具体来说包括如下几点：首先，帮助档案管理者正确认识档案管理工作的重要性。单位的领导阶级必须充分发挥模范带头作用，要善于利用各种途径宣传档案管理的重要意义，要帮助当管理者明确自身工作的意义、明确提高档案管理质量的意义，进而能够积极钻研档案管理工作、创新档案管理，与时俱进地发展办公室档案管理工作。其次，构建完善的档案管理制度。档案管理制度是档案管理工作落实可参考的依据，单位应充分地考虑自身的实际情况，设计科学、合理的档案管理制度，明确档案管理者的责任、义务，规范档案管理者的行为，以不断提高档案管理的规范性、科学性提高档案管理的质量。最后，构建优质的档案管理队伍。加大力度培养现有的档案管理人员，提高档案管理人员的档案管理技能以及信息化技能，提高整个档案队伍的素质；加大档案管理人才的引入力度，积极吸纳优质的档案管理人员，在为档案管理队伍注入新鲜血液的同时，活化档案管理人才队伍。

三、结语

综上所述，单位办公室档案管理工作是一项艰巨的系统性工程，对单位的长远发展意义巨大，单位应予以重视。在提高单位办公室档案管理质量时，单位应首先深入研究自身的档案管理现状，在结合社会对单位办公室档案管理要求的基础上，不断的创新办公室档案管理，进而促使单位办公室档案管理与实俱进发展。