电力企业实体档案安全管控实践

莫锦雯

摘 要：企业在其快速发展过程中，企业档案安全是档案工作的底线，不仅要注重提升自身的经济效益，直接关系到档案工作的可持续发展，也要注重对自身档案实体安全风险防控与治理，由于一些单位档案安全意识不强，从而保证企业顺利开展相关工作，档案安全事故时有发生，本文将对企业档案实体安全风险防控与治理进行探讨。科学技术及信息技术不断发展，注重加强对安全风险的防控与治理，企业档案管理与传统管理方法具有很大不同，对提升企业经营水平以及运营效率具有重要意义。

关键词：电力企业；实体档案；安全管控；实践

为了有效地实施档案安全的风险管理，而实物档案的安全也包括很多方面，必须加强对档案管理人员的培训，才能从根本上提高档案管理人员的综合素质。通过构建实体档案安全管理与控制系统，有利于促进企业的长远发展。有效保障实体档案的安全，企业应不断完善规章制度。在这种环境下，档案管理工作在企业日常管理中占据重要位置，所有的企业档案管理机制面临更多的安全风险，企业要改变以往不够严谨的档案管理模式，实现了档案管理信息化、数字化、服务社会化以及载体多元化。对企业档案安全风险的防范和控制，以及企业的发展和经营都具有重要意义。

1 电力企业档案管理整体管控思路现状

1.1 企业员工及领导风险意识有待提升

档案风险管理工作基础薄弱，缺少一定的档案安全风险管理意识，有关保障基础需要不断完善，现阶段很多企业没有认识到档案安全风险管理的重要性，一些企业在档案风险管理中，在其思想及理解上存在一定偏差，其运作机制不健全，在开展企业管理工作中，各部门之间缺少协调，没有真正将安全风险管理融入档案管理中，在实际开展工作中就无法有效地开展档案工作，员工自然也不会引起重视，资料无法全面收集，企业领导对档案管理工作的安全风险管控不重视，企业规章制度缺乏一定的系统性，档案工作人员不清楚如何使用安全风险管理，也是企业的重要资产，实体档案在企业档案资源中占据了较大比例，忽略对企业档案的安全风险控制。

1.2 明确企业实体档案安全工作责任

对按照“谁主管、谁负责，谁实施、谁担责”的原则，确保各类设施设备完好无损、正常运行。为避免设施和设备的不完善、档案单位的风险管理、监控和访问控制设施的设置，档案库房应配备完整的防火、防盗、防潮、防水、防爆、防尘等设施及防渗漏设施。预防阳光和紫外线照射，防有害生物，防污染等设施和设备，或设施和设备不运行或间歇运行情况。并详细登记封库时间、启库时间、责任人等，应对库房进行封闭处理。

2 电力实体档案安全管理和控制业务措施实践

在档案馆中设置一个专门的层来存储，分析电力企业的物理档案的收集。各类档案馆是电力企业重要的档案存储中心。目前，档案是独立运作在库房的安全管理、温湿度管理、物理文件的审阅和利用等方面都有发现。

2.1 电力企业档案实体安全风险防控与治理解决对策

企业在开展档案管理工作中，从而实现企业档案安全风险管理的目的，要积极将安全风险管理融入工作内容中，在保证自身安全的前提下，加强建设档案风险闭环管控网络，有效结合档案工作的实际情况，提高工作效率与质量，保证工作人员的安全，制定规范安全管理制度。系统能有效地管理已借阅情况，通过使用RFID技术实现馆藏档案自动化盘点，可以由系统记录档案的上下架情况并进行及时统计，在不打开盒的情况下盘点出缺件或缺盒的情况，实体档案文件可以通过扫描文件箱和归档员自动记录在架上和架下，并且实体可以通过使用闭环管理要求提供定义文件库的功能。方便集成温湿度检测设备，用户可以根据仓库的实际情况定义仓库的名称、编号、面积、是否使用文件区域、文件区域细节、货架细节等功能。电力企业档案部门的档案业务人员是档案安全的全面负责工作，档案信息的破坏和泄漏风险的增加等问题日益突出，许多企业都注重企业发展的管理，特别是在信息环境下提高企业档案安全风险意识，明确档案安全责任和具体负责人，做好实体档案安全管理和控制工作具有安全工作的重要意义。

2.2 提高安全风险管理思想认识

在工作中企业可以创建档案安全风险管理小组，档案安全风险管理体系的建设，由档案主管领导作为组长，具有综合性、系统性，进行全面部署保证企业长久稳定地发展，加大各部门之间的配合，组长要积极听取员工意见，从而有效将各项措施落到实处，保证企业全员参与。相关部门工作人员作为组员，并不是某一个部门的事情，保证档案安全风险管理小组可以全面掌握各部门的情况，而是需要整个企业提高思想认识，具有更广阔的视野。只有各部门之间进行有效、协调的合作，不断发散思维，才能在最大程度上实现安全风险管理工作的意义。

2.3 做好档案安全风险管理基础工作

首先，对于新出现的情况、问题，要及时进行总结，要对职责进行合理分配，进而不断完善规章制度，明确工作标准以及相关流程，可以规定时间定期组织员工进行工作总结，要严肃处理档案失职部门。相关工作人员要具备一定的安全风险意识，清楚各自的管理职责等相关制度，严格按照规章制度进行处理，员工之间在第一时间进行探讨，一旦发现问题，尽早拿出解决方案及预防措施。

其次，此举不仅能使员工更好地掌握安全风险知识，加强提升员工综合素质，而且保证工作质量制定考核制度，了解相关的档案风险注意事项，定期对内进行培训，提升员工的安全意识，从外引入先进的模式。

再次，创建档案安全风险管理评估体系，要积极创新技术手段，实现多元化载体，增加资金投入，从而实现现代化的设施配置，积极将安全风险降到最低，因此，企业要对档案安全风险管理工作给予大力的资金支持，确定考核标准，完善考核制度，加强对风险评估与识别工作的开展，不断加大整改力度。

2.4 做好档案安全风险应急处理

目前馆藏档案均为原始档案，企业在开展档案安全风险管理工作中进行安全风险应急处理时，将对企业发展造成一定影响，这需要有效落实相关安全措施，注重从实际问题出发，企业可以聘请专业信息技术人才，做好应急预感方案，对档案管理人员进行培训，在发生危险时，提升工作人员的信息技术运用能力，准备好救援物资，使其在开展档案管理工作时可以有效保证档案信息的安全，使其能在意外环境下，避免因为黑客、不法分子盗取档案资料，企业要加强自身网络安全墙的建设。馆藏实体档案缺乏有效安全管控措施，容易造成档案的丢失或损毁。

3 小结

随着社会经济的快速发展和经济市场竞争的日益激烈，管理应严格按照制度進行，从而有效地保障电力企业档案的安全。首先提高企业领导对档案安全风险管理工作的重视程度，还需要进一步探讨，才能有效提升企业员工的档案安全风险管理意识，档案库房设施设备的完善程度将影响档案安全，库房的建设将确保档案的规范化，明确相关人员的职责和权力。必须严格按照《档案建设标准》、《档案建筑设计标准》对库房进行建设和管理；不断完善规章制度，确保档案保管条件的符合工作条件。在工作过程中，如出现的新问题或新情况，包括使用先进的安全技术、设备和材料等，必须要奖惩相关工作人员，建立奖惩制度，提高安全管控水平。根据对员工的考核结果也可以充分调动员工的积极性，为档案管理部门营造良好的氛围。

参考文献

[1]刘福红.电力企业档案信息化安全工作管窥[J].中国电力教育，2012（06）：120-120.

[2]马筱宏.新时期背景下电力企业档案安全工作实践研究[J].中国科技投资，2017（22）：76-77.