预备立卷原则在项目档案管理工作中的运用

胡志富

摘 要：通过研究预备立卷原则认识和影响因素，确定其现实中的应用实践，提出发展趋势，使预备立卷原则更加合理、规范，满足公司以至全社会管理需求。

关键词：预备立卷；项目档案；运用

预备立卷原则是指与建设项目施工同步形成的项目文件，按照形成规律和特点，进行科学分类，将零散、无序项目文件，按照具有有机联系、价值相同、密级相同提前系统排列组成满足归档要求的案卷过程。其原则是对档案来源原则、档案鉴定理论、档案整理理论和档案分类管理的科学概括和总结，对指导项目档案管理实践具有重要意义。而项目档案管理过程中比较重视项目档案积累、收集，而整理工作又往往“滞后”，形成两者之间衔接失衡，因此，加强预备立卷工作具有重要意义。本文总结了在项目档案预备立卷方面的经验和做法，借鉴参考了国内外先进的管理方法和理念，论证了预备立卷原则在项目档案管理中的实践运用。

1 国内外主要相关理论

1.1 来源原则

来源原则起源于法国的“尊重全宗原则”，形成于德国的“登记室原则”，理论论证于《荷兰手册》，发展于苏联和我国“体系化的全宗理论”。他的整理体系包括：第一要尊重来源，强调项目档案室应按照来源标准整理档案，保持其形成者之间的来源联系；第二要尊重合同主体的完整性，强调合同主体是一个有机整体，不可分割，整理档案必须维护合同内的完整性，不同合同主体的档案不得混淆；第三尊重原始整理体系，强调档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成部门获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整。来源原则是预备理论遵从的第一原则，从历史主义思路出发探索档案形成规律，揭示案卷本质特征“有机联系”的重要保障，其系统的整理原则和标准，构成了预备立卷的理论体系，在形成、整理和分类中均有深刻理论性和实践性应用价值。

1.2 档案鉴定理论

档案鉴定理论包括年龄鉴定论、行政官员决定论、职能鉴定论、双重价值理论、利用决定论、宏观鉴定理等，理论核心是将项目档案文件依据一定的原则、方法和标准，科学判断项目档案历史与现实的价值，确定保管期限。其过程中要坚持整体、全面、历史、动态价值观，分析技术、功能、名称、作者、时间等因素对项目档案保存价值给与鉴定，对其完整性和准确性进行鉴别保证归档质量。

1.3 档案整理理论

项目文件的整理，是在文件材料收集完整的基础上，由文件形成单位根据文件的内容性质和形成特点，将项目文件划分为不同层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级。包括按照一定的原则和方法进行分类、排列、组卷等，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。整理工作主要包括系统整理和科学编目两部分。系统整理是指对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系；科学编目是指对整理后的项目文件进行档号和目录编制，用以固定案卷分类排列的整理成果，揭示各类案卷的内容和构成。整理原则是遵循项目文件材料的形成规律和成套性特点，进行科学的分类和系统排列，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，使组成的案卷便于保管和利用，要及时整理，避免积压；保密文件，专柜保管；重要文件，优先处理。

1.4 档案分类管理

项目档案分类是尊重项目档案材料形成规律和特点，在档案解析和固化档案材料之间的有机联系，使档案案卷之间具有一定从属关系和平行关系，便于查找利用。依据成套性特点选定对象分类法，通常以结合时间、类别、型号、机构等作为分类特征，将大量无序的档案材料记性模块化分割，用序号固化特征，保证总体联系。一个项目可以将档案分类为综合类、勘察设计类、项目建设阶段、竣工验收等。

2 预备立卷原则在项目档案管理中的实践运行

2.1 来源原则的实践运用

项目档案大体来源于建设单位、监督单位、监理单位、设计单位、施工单位以及上级机关文件。接收单位要按类别收集齐全、成套，保持形成单位上的统一。基本要求是不能缺项，即不能缺少某个组成部分；在一个项目文件内，不能缺份，即不能缺少某份文件；在一份项目文件内，不能缺张少页，一个工程项目的文件，项目各工作阶段、工作程序的内容应齐全、完整，能够完整地反映该项目活动的全部内容和历史面貌，因此，既要有原始依据性材料，又要有过程性和成果性文件材料。

建设单位或监理单位提出的设计变更，项目部要根据变更程度、范围及时调整或重新策划施工方案和计划。在接到变更通知后，档案员应在原设计文件上标明作废，并通知领用文件人员，以防误用。

2.2 档案鉴定理论实践运用

对已集中起来的工程文件按归档范围要求进行鉴定，剔除不属于归档范围的文件材料，剔除重份文件，确保归档文件材料既符合归档范圍要求，又具有一定保存价值，需要归档的原件不能缺少，以确保项目档案的完整性、准确性。

2.3 档案整理理论实践运用

项目文件材料的组卷，应遵循工程建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，分类科学，组卷合理，保持文件材料的内在有机联系、科学分类，基本组卷程序包括：鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订。

项目档案整理时，应检查文件内容是否填写完整。施工技术文件的内容直接反映了工程建设的实际情况，是评定工程质量的重要依据。施工技术人员往往存在重外业、轻内业的思想意识，常造成施工技术文件内容的填写不完整，无法反映工程施工过程的详细情况。如在原材料试验记录中，只填写试验数据，没有结论意见；在施工工序报审文件中，只有施工单位申报的内容，没有监理单位审批的意见等，针对内容填写不完整的文件，施工技术人员、监理人员应该根据现场实际情况重新核对，补充完整。

整理时，应注意文件的签名、盖章手续是否完备。签名、盖章的完整与否，会影响工程文件使用的合法有效性。同时，已实行建设工程质量终身负责制，文件中的签名与盖章表示参建单位和个人对工程质量负责。工程建设活动中形成的文件，如各种试验记录、施工记录及往来的报批文件中出现的漏签名、漏盖章现象，应补签名、盖章，不允许代签名或用私章代替签名。应检查文件材料是否为原件。原件是工程档案作为凭证最有力的依据，归档的文件应为原件。但在工程建设过程中往往会出现许多复印件、传真件，既不利于档案的长期保管，也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦与损失。因此，应该认真检查，尽量规避复印件、传真件归档。

2.4 档案分类管理实践运用

施工单位是项目档案管理产生量最大的主体，以施工单位产生文件为例，可分成交（竣）工综合档案、技术综合档案、施工过程验收档案、分部、分项工程质量检验档案、工程质量保证档案、交（竣）工图、施工技术管理档案、施工日志和大事记、声像资料等分大类，在大类下再分属类，属类下再分小类，再次进行组卷规定。

竣工综合资料卷可以以合同段为单位，将各单位工程形成的竣工验收文件统一归类此卷；工程技术综合资料、技术管理综合资料、招投标文件资料按类别和时间顺序，分别整理组卷，其中施工方案、技术交底等资料，如果文件很多，可以按单位工程进行组卷，也可两个及以上单位工程合并组卷；施工过程验收资料与分部/分项工程质量检验资料按照单位、分部、分项工程和检验批，分别整理组卷；工程保证资料中原材料质量保证文件，如属共用的，则按照单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别组卷；设备文件材料以单体设备为单元，按照年度或合同段的整理组卷，排列顺序为依据性文件、设备开箱验收、随机图纸、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；会议纪要以合同段为单位，按时间发生的先后顺序依次排列；施工日志等施工原始记录以合同段为单位组卷，卷内以发生的时间顺序进行排列组卷；图纸按专业顺序排列，同专业图纸按图号顺序排列。变更文件按变更文件号或变更文件的时间顺序排列；管理性文件按按照问题、事由、主题结合时间或重要程度排列。如果卷内多份文件反映同一问题，一般本单位在前，外单位在后；同一类型文件按时间先后顺序排列，综合性在前，单项性在后；问题不同文件，要区分问题之后再按顺序排列。

3 预备立卷原则在项目档案管理中的发展趋势

3.1 预备立卷原则应纳入管理体系向规范化、制度化发展

现有的管理系统中对预备立卷大体上是概念性、尝试性应用，并没有在全过程中进行明确和约束，缺少理论基础和依据，在社会发展过程中应在系统上、制度上、程序上加以论证和明确。预备立卷与档案整理原则相近相同，但又有不同，体现继承和发展的关系，也只有做好预备立卷才能保证组卷的完整性，因此预备立卷价值更加凸显。

3.2 预备立卷的价值日显突出

项目档案是工程建设全过程各项活动的原始记录，是保障工程质量符合规范标准的依据和凭证，在管理过程中会多次迎检、评价、审核等工作，都离不开项目档案，如果零散、无序必然影响履约情况，不利于项目整体进程开展，而完整、准确、详实的项目档案是真实记录和反映施工验收的全过程，有利于追溯过程，为日后维修改造、纪检审计和科研攻关提供基础性资料；有利于项目管控水平，高水平的项目档案是企业珍贵的知识资产和信息资源，可为以后类似工程项目管理提供借鉴；有利于形成大量生动的管理素材，可作为项目及公司宣传的工具，为公司社会影响发挥重要作用。

预备立卷原则是在现有整理环节和实践经验上的提炼总结，在项目档案管理逐渐成熟过程中，应加以重视、提炼、分析形成具有普遍共识的价值规律认识，使之在管理过程中论证、发展和充实。

参考文献

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