现代信息技术对企业档案管理的影响及策略研究

■李清芳 王利芳 侯瑾

山西北方机械制造有限责任公司

现代化的企业管理越来越趋向于自动化程序化，很多企业都有自己独特的信息管理平台并根据社会和科技的发展不断的更新换代，档案管理作为功能模块之一，在利用、传递、形成和存储方面都发生了翻天覆地的变化，这就要求企业必须充分利用信息技术积极探索企业档案管理的新模式和新方法，企业档案管理的主要对象是人事信息、项目资料和一些具体的财务数据，涉及的内容比较纷繁复杂，规模也十分惊人，如果是规模较大的企业，那么档案管理的工作量就往往会消耗掉大量的资源，在这一背景下促进现代信息技术的融入是十分有必要的，若是没有现代信息技术的应用，在查阅、检索和管理方面的工作都十分困难。

1 企业档案管理的现状

如今各个企业都迎来了档案管理的关键期，传统的档案管理方式不能满足企业发展的需求，这就要求企业的档案管理工作需要整合信息技术，帮助企业的管理者能够从一大堆的档案中解脱出来，更准确地挖掘到更有效的信息，方便对企业资源进行整合，在经济全球化的浪潮中市场正在不断变化，企业的竞争力也在慢慢过渡到面向国际化，逐渐脱离了政府的帮助，政府不再帮助企业进行档案资料管理工作，某些企业也不太重视档案的管理工作，这就会使得一些关键资料在需要用到的时候发现缺失，这几乎是我国大多数企业档案管理制度中存在的致命弱点，在这样不容乐观的现状中企业档案管理的信息化管理需要一定的适应过程才能够逐步完善，首当其冲就是要改变档案管理人员的观念，很多档案管理人员受传统观念的思想认为纸质文本使用起来更加得心应手，这就会导致他们不能够很好的跟随时代的发展进行信息化办公，其次企业要认识到信息化办公也是有利有弊的，虽然节省了大量的人力物力资源，但是一旦网络上存在漏洞就会导致机密档案资料存在资料泄露的问题，进行档案管理信息化首先对硬件设备的要求就比较高，这对于很多企业来说都是一笔不菲的开支，引入相关的电子设备之后也不是一劳永逸的，还要定期的对其进行更新和维护，同时电子化的档案资料如果突然遇到机器故障或者断电情况，就会导致之前的工作付之东流，这些也是企业在进行现代化档案管理时不能逃避的问题。

2 现代信息技术对企业档案管理产生的影响

2.1 推动档案管理方式的变革

现代信息技术弥补了传统工作模式的不足，同时也赋予了相关工作的实施人员更多的自主权可以把创新和发展理念融入到实际的工作中来，现代化的信息技术给了传统的档案管理人员以新的企业档案管理工作思路，让企业档案管理的模式产生了巨大的变革，对工作效率和工作质量也会有较大的提升，这也有利于把档案管理工作的价值最大化，员工的工作效率有显著的提升。

2.2 实现企业档案管理智能化

智能化的档案管理工作可以通过设置进行快速的信息提取和整合，根据管理者的需要进行模糊逻辑的分析，这样管理者就可以尽快的在一大堆或有效或无效的数据中筛选出需要用到的数据，信息时代的企业档案管理工作的工作量已经达到了井喷的状态，各种复杂的信息数据都要通过信息化的手段来进行处理才可以帮助企业的管理人员挖掘有效信息当中的价值，这些数据通过智能化的处理可以挖掘其更深层次的商用价值，管理者在这些信息的辅佐下可以做出更正确的管理决策。

2.3 提高档案管理人员的水平

企业要在千变万化的市场中站稳脚跟必须让档案管理者打破思维僵化的局势给企业带来更大的利益和产出，传统档案管理模式的效率与现代化信息技术的档案管理模式相比自然是不足一提的，可是其最为致命的弱点就是让档案管理者的思维受到了一定的限制，传统档案管理模式的消失几乎是必然的结果。

3 基于现代化信息技术如何进行企业档案管理

（1）做好统筹规划工作,相关的管理人员要认识到档案的数字化并不是一朝一夕的功夫，而是需要基于企业实际出发制定的长远的计划和打算，若是想要把大量档案信息数字化首先就要对档案的信息有一个整体的了解和整合，制定出科学的规划来确定数字化处理的规划和硬件的购置计划，在选购硬件设备和数字化的过程中都要求其拥有较强的拓展能力和支撑能力，对档案进行数字化处理规划要循序渐进，先把利用率比较高的档案资源数字化以满足大多数使用者的需求，然后逐步进行其余资料的数字化。

（2）做好选择，企业档案资源要全部数字化是不可能的，部分老旧过时的信息也需要淘汰掉，这就需要相关的档案工作人员根据一定的原则对这些信息进行筛选和划分，弄清楚需要进行数字化的档案和不需要进行数字化的档案，把那些高利用率、标准、有序、高价值的信息资源进行数字化，对特色档案、重点档案和利用率高的档案要进行优先数字化以尽快满足企业管理者的需求。

（3）优化设置扫描参数，为了加快信息录入的速度，相关的企业档案管理人员要对扫描仪的分辨率的选择进行综合的考虑，扫描仪是信息录入必须用到的硬件工具之一，企业档案中文件的数字影像的清晰度和效果直接和扫描仪扫描参数的确定和选择有关，管理人员要根据实际情况来考虑扫描文件的输出打印质量、存储空间和可阅读性，重要文件扫描入系统的影像必须十分清晰，因此扫描仪的分辨率要调高，但是相应的存储空间和扫描时间就会增加。

信息化时代高速发展的技术让不少缺乏技术应用的企业逐渐没落下去，同时也为一些具备新思想新理念的企业带来巨大的生产力发展，因此现代化的企业生产力强化不仅要在业务上融入相应的信息技术，也需要把这些信息技术引入到包括档案管理在内的各项琐碎工作当中，这样才有助于强化企业在市场上的竞争力。

[1]李永元.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].卷宗,2017,(22):88-88.

[2]王肖.现代信息技术对企业档案管理的影响及优化策略[J].城建档案,2017,(7):30-31.