采购业务内部控制制度设计

李奇霞

内部控制 采购业务

引言

内部控制建设是公司一项重大的系统工程。一方面不仅要不断完善公司的内部控制环境，增强全员控制意識；另一方面还需要从公司实际情况出发，结合公司的各方面因素，对公司各环节存在的问题和存在的风险进行系统的评估，根据公司存在的问题和存在的风险点建立一套完整的管理制度、控制流程和手段，加强公司的信息系统建设，强化内部监督，制定和实施一系列制度、程序和方法，实现法人治理机构各施其职、内部控制机制健全、管理层级少、风险控制到位，形成一套符合企业实际的、有效的、健全的对风险进行事前防范、事中控制、事后监督和纠正的内部控制机制。

采购业务是企业生产经营管理中的首要环节，采购业务发生频繁、工作量大、运行环节多，容易产生管理漏洞。采购业务内部控制制度的设计主要是规范采购与付款行为、防范采购与付款过程中的差错与舞弊行为。

基本原则

企业在设计采购业务内部控制制度时应遵循内部控制制度的一般原则：一是合法性原则，内部控制作为一种规范必须建立在国家有关法律、法规、准则与制度基础上；二是有效性原则，内部控制设计应适应企业内部的治理结构和管理要求，并考虑企业文化与员工素质。内部控制作为企业一项重要的制度，必须能切实可行；三是制约性原则，内部控制必须能够制约单位的经济活动，应该赋予企业内部各方面人员相应的权利以及与之匹配的责任，任何人不得拥有超越内部控制制度的权力；四是全面性原则，内部控制应涵盖企业各项经济业务及相关岗位，并能针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督与反馈等各个环节；五是牵制性原则，内部控制应当保证企业内部涉及不相容职务的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，做到不相容职务相互分离；六是效益性原则，企业在设计内部控制时，必须强化经济效益，应以合理的控制成本达到最佳的控制效果。

采购业务内控制度及流程

为了加强公司经营管理，严格规范公司物资供应管理工作，降低采购成本，减少材料消耗，提高经济效益和企业核心竞争能力，公司实行“统一管理、分级负责、供管并举、降耗提效”管理制度。公司的物资供应管理工作在主管经理的领导下，由供销管理中心负责。

采购业务内控流程主要是：

（1）一是，请购与审批。建立采购申请制度，加强采购预算管理，严格请购审批制度，建立集体决策机制。二是，采购与验收。建立供应商评估和准入制度，合理选择采购方式，完善采购物资定价机制，及时签订采购合同，加强物资验收管理，做好会计记录工作，加强物资运输管理，健全退货管理制度。三是，付款。完善付款流程，严格审批，若不符合规定，应拒绝付款，合理选择付款方式，选择适当付款方式，如分期，避免资金损失，加强预付账款和定金管理，加强应付账款和应付票据管理。

YH集团案例介绍

YH集团公司是国内一家以连锁方式经营超市的现代商业流通企业集团公司，以连锁方式经营大型超市、便利超市等业务。十年创业，飞跃发展，是中国企业500强之一，是国家级“流通”及“农业产业化”双龙头企业，获“中国驰名商标”，YH已发展成为以零售业为龙头，以现代物流为支撑，以现代农业和食品工业为两翼，以实业开发为基础的大型集团企业。

存货采购业务流程由公司内审部门负责制定清晰的业务流程图，存货管理业务主要涵盖存货的采购与存货的仓储管理两个部分，该公司需要理清采购与仓储管理两项业务的工作流程、相关参与部门以及控制的关键要点，通过调查访谈和信息反馈及时发现问题，并对流程图进行修正加以完善。存货管理过程中的风险主要有以下两个方面：

（1）存货采购计划环节

该环节潜在的风险是采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业销售停滞或资源浪费。

（2）供应商管理

该环节潜在的风险是供应商选择、信息管理和评价等方面易出现漏洞，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

配套的信息系统信息技术的发展推动着传统商业的发展，利用现代信息技术实现企业管理的自动化、现代化、信息化，把信息技术充分运用于经营中，以最低的成本、最优质的服务、最快速的反应来运作企业，能够不断提高企业的经营效率。其会计信息系统的内部控制主要通过以下几方面实现：企业在商品流转环节的会计处理实现业务数据与财务数据的共享；业务数据核算的内容通过预先与财务系统设定的平台装载到财务系统服务器中；商品的购进、销售、成本结转、货款结算各环节均实现了财务系统与业务系统的无缝链接；通过直接调用信息系统的业务数据生成相关财务凭证。控制内部各环节成本，加强内部管理。

1.采购成本控制。采购成本是企业成本控制的重点，尤其是零售业成本控制的关键。要取得较低的采购成本，必须实行全球集中采购，降低供应商数量，并与之建立合作伙伴关系；从工厂直接进货，缩短供应链，并采取后向一体化，改变交易方式，采用各种先进的供应链管理技术。将这种大批量低成本进货优势，进一步转化为相对较低的价格竞争优势，从而形成对消费者购买欲的有效刺激，使零售业在激烈的竞争中占有主动权，形成良性循环。

2.物流成本控制。它是衡量零售业经营管理水平的重要标志，也是影响零售业经营成果的重要因素。主要包括：建立物流中心，统一配送；利用第三方物流；采用各种先进的物流技术等。快捷的信息反馈和高效的物流管理系统，可以使商品存量大大降低，资金周转速度加快，企业成本自然降低。

3.通过建立了完善的内部控制管理和评价体系，案例中的连锁超市对存货加强管理，提升了公司的经营管理水平和竞争力。