Excel 在日常办公中的使用技巧

摘 要：Excel是日常办公中常用的软件，它在数据的记录、处理、对比、分析方面有着强大的作用，是日常办公不可或缺的一个软件。如何将 excel 强大的数据处理和分析功能实现有效地利用，确保对庞大数据的精确管理和自动化处理，笔者将结合 excel中的函数、宏定义，以及图表绘制等功能，来探讨 excel 在数据统计分析中的相应应用技巧和体验，以帮助更多的人来认识和使用 excel。

关键词：excel；统计；日常办公；使用技巧

excel 作为图表处理工具，因其强大的数据处理能力而被广泛应用到各行各业的数据分析领域，然而，还有很多用户，对 excel 提供的数据处理的技巧还不熟悉，在日常的大量的、费事费力的手工处理图表信息中，如何实现对数据的有效分析和设定恰当的运算函数，以满足工作的快捷、准确、自动化运算的实际需要。本文将结合 excel 表处理上的技巧和方法，探讨其应用。

1、excel 中常用函数的运用

excel 中内置了大量的函数，其中包括常用函数、逻辑函数、财务函数，以及其他统计分析函数。因此我们首先要在众多的函数中，首先认识各个函数的意义及使用方法，只有首先明白函数的意义，才能利用excel 运用函数从而实现数据分析和统计，所以在excel办公应用中广泛的使用函数也是我们谈讨的重点。

具体的操作：从工具栏中选择“fx”按钮，在出现的“函数”对话框中，选择自己需要利用的函数，从而实现对函数的调用。

在 excel 函数的处理中，IF 函数作为常用的条件函数应用十分方便和广泛。其逻辑运算规则是 IF（公式测试结果 test，为真是 true，为假是 false），简言之就是当测试公式的计算结果为真时，选择true，为假时选择 false。

现举例说明，首先在单元格 e1 内输入函数：IF（sum（c1：d1）>=90，“优秀”，“不及格”），从函数中我们可知，如果工作表内 c1 与 d1 两个单元格的数据求和大于等于90 时，则在 e1单元格显示为“优秀”，否则显示为“不优秀”。借此技巧，当我们在某项统计表中，如果发现单元格内没有数据，而统计后显示一个“0”，如何取消这个“0”，就可以利用IF函数来实现，即输入函数 IF（SUM（c1：d1），“”），其意义就是当单元格 c1 和 d1 求和的值大于“0”时，则显示求和值，否则则显示空格，这样就可以将“0”变换成空格了。

2、数据分析和处理的技巧和功能

利用 excel 中提供的相关的数据处理技巧，可以实现对工作表进行直观、便捷的管理和运算，既能实现对人工数据的处理和分析，又能提高我们的工作效率。

1）在工作表之间建立超链接

在工作表之间建立超链接，可以实现对工作表之间的自由调动，在使用的过程中，需要对工作表的某个位置进行插入书签，并在需要建立超链接的工作表中，选择“插入超链接”对话框，设置好路径和文件名即可，同时，也可以将网页地址作为超链接的形式来实现工作表与网页之间的链接关系，不同的是，插入的链接地址是网站中的网页地址。

2）在数据表中的跨表操作

作为工作表内的数据，不仅可以实现相互关联，也可以实现表与表之间的跨表关联，比如在工作表 sheet3 中，需要与工作表 sheet2、sheet1 进行关联，则可以在 sheet3 中的 f4 单元格内输入：=sheet2 ！e4*50%+sheet1 ！d4*50%，执行的结果是将 sheet2 工作表中的 e4 单元格中的内容乘以 50%，再加上 sheet1 表中的 d4 单元格乘以 50% 后的新数值和，放在 sheet3 工作表中的 f4 单元格。

3）在 excel 中实现不同列数据之间的同屏查看

在大型的 excel 表格中，由于存在太多的行與列，比如在 A 列与Z 列之间进行数据比较和分析时，需要用鼠标不停在窗口滚动条之间进行拖动，不仅费时费力，还不能实现有效的查看。为此，利用工作底部的水平滚动条右侧的小方块来实现同屏查看，拖动双向箭头光标到合适的位置，从而实现对整个工作表的有效分割，既不影响实际数据，还能实现相距较远的两列之间数据能够同屏显示。

4）实现对四舍五入数值的重新计算

在数学统计分析中，常常会遇到一些小数点后面几位数字进行缩位操作，而在实际求和等运算中，无法实现计算结果的准确性，其根源在于小数点后的数值没有进行正确的缩位操作。为此，在工具栏下的选项窗口中，点选重计算，在辅助选项中选中“以显示值为准”，

这样就可以实现对计算结构的无误差运算了。

5）选择性粘贴的特殊用法

大量的工程运算或数理统计分析需要对数值进行负操作，举例来说，原本数值为 100，如何实现让其变成“-100”问题。选择性粘贴工具的灵活运用，可以轻松实现对其的操作。比如：我们在一个空的单元格内输入一个数值“1”，然后在将“1”，变成“-1”，选中该单元格，利用复制命令，在需要转换的新的单元格上粘贴，此时选中“选择性粘贴”命令，在其运算窗口中选择运算符“乘”，便可实现对该单元格进行负运算操作了。

3、查找数据表中的数据

Exoel表格会涉及很多数据的处理，特别是财务和会计人员，一旦查找大量数据就会十分繁琐，需要相关函数来完成数据处理。其中Lookup函数功能强大，能够快速、准确的查找出数据，常用的还有VlookuP函数，它和LookuP函数的不同之处在于能够顺畅的完成表与表之间的数据查找，为两种表格建立起稳固的桥梁。

一般情况下企业都会制定完整员工信息表和加班人员工资表，员工的姓名、工号和银行账号都会汇总到员工信息表中，记录高达1000条之多，员工的姓名和加班工资会汇总在加班人员工资表中。举例来说，财务人员要将加班人员工资表中的数据和员工信息表对接起来，也就是加班工资打入员工的银行账号中去，介于这两者不在同一个表格中，需要采取一系列措施完成有效的链接。首先要在员工信息表中找到员工的姓名，将里面每个人的工号和银行账号转移到加班人员工资表中，系统会保证数据的正确转换，检查无误后自动转变为工资发放表。

Exoel函数作为办公室软件之一应用范围十分广泛。它具备操作简单、快捷的特点，对文本进行有效的编辑，同时保证格式的正确性，企业公司、政府单位都通过Excel函数来处理大量数据信息。对于财务、会计人员来说是高效分析、处理数据的一项软件。在操作Excel函数时会遇到一系列问题，而开发者在软件设计初期就考虑周全了这些问题，但是存在很多使用者不熟悉软件功能的现象，造成数据的缓慢或错误处理，对其功能的了解能帮助使用者快速完成信息的处理和数据的生成。

参考文献：

[1] 白仲贵，张毅坤，杨凯峰，邓晶晶，王凯 Excel 报表数据的自动分离引擎 [J]. 计算机工程 . 2008（23）

[2] 王劲松用 Excel 实现实验数据的计算机处理 [J]. 科技信息（科学教研）. 2008（23）

作者简介：

杨永波（1982- ），男，河北人，毕业于新疆大学计算机科学与技术专业，就职于中国石油天然气运输公司教育培训中心。