电力企业档案管理中电子信息技术的应用分析

袁新杰

摘 要：档案管理是企业管理中的一部分，主要的作用就是能够对相关的信息和文件进行合理的保存，以备查阅。在信息化时代，电子信息技术快速发展，已经被应用到各行各业当中，为相关的工作提供技术支持，使各项工作逐渐向信息化、智能化、自动化的方向发展。为与时代发展相融合，档案管理工作也引入了该技术，来提高管理的质量和效率。下面，笔者以电力企业档案管理中电子信息技术的应用为例，进行详细解析，为相关的工作人员提供参考。

关键词：电力企业；档案管理；电子信息技术；应用

引言 电子信息技术是在经济快速发展的新时期所形成的一项高科技技术，其最基本的技术组成就是电器元件、通信技术、计算机和网络系统。而档案管理则由来已久，并逐渐从纸质档案的保存在向电子档案发展，是一种基础性数据，有助于企业决策的参考。在电子信息技术应用到档案管理的过程中，简单的说，就是对原有档案的内容、储藏场所、查阅方式、安全监管等等进行数字化、网络化、自动化的控制，消除原有档案管理工作的安全隐患。这种档案管理模式已经成为一种趋势，因此要重视电子信息技术在档案管理中的应用，进行不断的研发和改进，使其更好的服务于企业档案管理工作。

一、电子信息技术在档案管理中的应用

1.电子信息技术在档案管理内容中的应用

档案管理内容复杂，工作量大，要保证管理的全面性，并定期清查，传统的人工管理模式已经難以满足现实发展的需求，电子信息技术的出现，有效的解决了这一问题。在档案管理内容方面的应用主要体现在以下几点：第一，对档案文件目录的存储、检索与复制，使用电子信息技术将其收录在电脑等媒介当中，然后制定相应的管控程序，及时根据档案内容进行调整；第二，档案内容的储存与检索，应用电子信息技术形成电子版的档案，节省了储存空间，并建立相应的电子信息检索系统，为档案信息查阅提供便利的条件；第三，利用电子信息技术建立档案文件关键词的自动索引系统，便于查阅。除了以上的应用外，电子信息技术在档案管理过程中编目、汇总、信息备份、立卷管理、打印、咨询等方面都有应用[1]。

2.电子信息技术在档案管理系统构建中的应用

第一，利用电子信息技术设计软件及数据库，并建立相应的系统化收集管理系统，然后通过浏览器供人查阅。除此以外，还要引入相应的数据库恢复技术，可以及时进行数据信息恢复，如图1所示；第二，利用电子信息技术针对档案管理信息建立不同的模块，进行分别整理和存储，然后选取一定的排列标准，将各模块进行有序衔接，通过电子信息技术生成目录；第三，在使用电子信息技术时，可以根据档案中所包含的具体内容进行分类，也可以根据实际的用途进行分类，具体情况要根据电力企业的实际需求来确定。

3.电子信息技术在档案恢复与备份中的应用

第一，电子信息技术主要依托于计算机来进行具体的操作，一旦网络出现问题、存储空间不足或者操作失误等等，都会导致信息的丢失和泄漏，因此要对相关的信息进行备份，并设置相应的安全报警系统和识别系统，不能随意的进行信息的查阅；第二，及时的通过网络系统进行档案信息的整理和检查，清除一些垃圾内容，补充一些新的信息，保证档案信息的实用价值；第三，定期对计算机软件、数据库等进行检查、养护和升级，保证有足够的存储空间进行档案信息的存储[2]。

图1数据库快速恢复模型构建

二、加强电子信息技术在档案管理中的应用策略

1.注重电子文件管理

电力企业档案信息管理过程中引用电子信息技术是当前的一种发展趋势，也是电力企业实现信息化管理的必然。通过电子信息技术的使用，将原有的纸质版档案转换成电子文件进行储存和管理是一种最基础性的工作，所以电力企业要注重这种形式的转换，在实际操作过程中，首先要正确的录入相应的信息，做好电子版信息的搜集、整理和汇编，制定科学的管理系统，保证信息的安全和使用方便；其次还要提高相关从业人员的网络操作水平，合理进行相关管理风险和重点内容的分析，实现管理过程的优质高效。

2.建立先进的计算机信息管理系统

实现档案的信息化管理，必须要依靠先进的计算机信息管理系统。在具体操作过程中，第一，企业要详细分析档案管理的实际情况和需求，并对相关操作人员的能力以及技术水平进行合理分析，然后建立相应的规范和网络系统；第二，企业要对原有的档案信息资源进行整合，增强其对数字化媒介使用的适应性，并根据电子信息技术的相关要求制定统一的标准，规范其他部门所提供的信息；第三是要注重计算机信息系统构建过程在满足现有需求的前提下，必须保证一定的前瞻性，与时俱进，与电力企业的总体发杂很难规划和时代潮流相结合；第四，对于计算机信息管理系统要做好安全防卫工作，放置一些病毒的入侵以及认为的盗取和破坏，维护电子信息安全[3]。

3.建立专业素质较强的管理团队

原有的档案管理人员的思想、方式、专业水平已经不能满足电子信息技术下的档案管理工作，所以要建立专业的档案管理队伍。第一，对原有的档案管理人员进行培训，提高其信息化档案管理的意识和专业水平，聘请专业人士对其进行管理过程的风险、计算机操作知识、网络管理知识等等方面的培训，并对培训结果进行考核，不合格者不允许从事相关工作；第二，进行一些专业人才的引入，加大招聘力度，完善招聘机制，引进一些经验丰富、实操能力强、理论深厚的人员；第三，对信息化档案管理团队要建立相应的奖惩机制，来增强其工作的积极性，并对一些敢于创新的人员给予奖励，使整个管理团队具有活力。

三、结束语

电力企业档案管理要与时俱进，注重一些高科技技术的引入，尤其是电子信息技术，要充分发挥这一技术的使用价值，扩大其使用范围，并不断进行该技术在使用过程的创新，使其更加成熟，为电力企业档案管理水平的提升提供支持。

参考文献：

[1]黄晓星. 浅谈电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J]. 大科技， 2016（18）.41-42

[2]黄晓琴. 电子信息技术在电力企业档案管理中的应用[J]. 现代国企研究， 2015（24）.03-05.

[3]王宇. 电子信息技术在企业档案管理中的应用[J]. 通讯世界， 2016（7）：202-202.