信息化背景下的行政机关单位档案管理工作研究

张现舟

摘 要：档案管理是行政机关的基础性工作，随着互联网的发展，数字媒体的产生，对人事档案电子信息化的管理可以有效地提高档案资源的管理，使档案信息资源可以得到充分的利用。行政机关单位的档案记录了许多重要信息以及历史资料。在信息化技术日益发达的今天，行政机关单位档案管理也需要紧紧跟随时代的脚步，朝着科学化信息化的方向发展。档案的规范化和信息化是档案管理的最终方向，档案管理高新技术是以计算机管理为基础的，是能够不断增强我国档案管理能力和工作绩效的重要抉择。

关键词：信息化；科学化；档案管理；机关单位

1引言

档案信息，是权属登记的真实记录和重要依据，是城市建设档案的核心数据。我国传统的纸质档案的管理，已经不能够对目前的经济发展的状况进行各方面的适应，对于在传统的管理办法当中，在对资料进行放置和共享的方面，都存在着多个方面的问题，并且已经跟不上经济快速发展的步伐。伴随着电子计算机技术和互联网技术的蓬勃发展，大数据时代已经悄然来临，各行各业加快信息化已经成为促进行业发展的新趋势。在这样的背景之下，行政机关单位档案管理加紧信息化、科学化刻不容缓。

2信息化背景下行政机关单位档案管理科学化的意义

①在信息化环境下科学的对行政机关单位档案进行管理，是提高机关单位有效运行的重要保障。档案是记录一个行政机关单位发展历史的主要物质载体，它对一个行政机关单位的发展非常重要。它记录了这个机关单位从成立到如今的历史活动，对单位以后的发展提供了重要的依据。科学的管理手段将大大提高档案管理人员的工作效率，有效的保障机关单位的正常运行。

②科学化档案管理将有效促进信息化背景下行政机关单位档案管理。形成完整的、准确的档案数据库。原始档案数据进入计算机后，再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复制功能来建立完整的档案管理系统。科学的管理手段将有效地促进行政机关单位在信息化大环境下的档案管理，推动行政机关单位高效、有序的运行。

③信息化背景环境下加紧行政机关单位档案管理科学化是必然趋势。国家要求行政机关单位加快档案管理的科学化，从而促进国家档案管理科学化的步伐。这就需要我们有效解决，使人事档案电子信息化管理进行不断的完善，這有利于人事单位的工作管理，进而提升了人事档案资源的利用率。

3信息化环境下行政机关单位档案管理存在的问题及分析

3.1设施老化且不完善

现代化办公设备欠缺。现阶段，大多数的机关单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关人事单位档案室存在堆积物的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与人事档案电子信息化管理状况严重的脱节。这一问题的产生，一方面是由于用于档案管理的资金匮乏，一些单位管理人员认为，在档案管理上投入过多的资金会增加单位的运营成本，况且对档案管理方面的资金投入所取得的效果是循序的缓慢的。一些管理人员常常不愿在档案管理方面进行过多的资金支持。另一方面是由于现实环境不支持先进的档案管理设备。

3.2管理人员观念陈旧，信息化科学化意识单薄

有些档案管理人员观念陈旧，只是一味地固守原来的工作方法对单位档案进行管理。管理人员即使有先进的管理设备和科学的管理方法也不愿意使用，因为他们认为，自己已经习惯了原来的方法，不愿轻易去改变。部分档案管理工作人员由于对档案信息化建设的重视度不够，未能及时学习现代化信息技术，仍采用传统人工方式对档案资料进行收集、分类、编号、整理及归纳，导致缺乏有效的电子数据库，既不利于提高档案管理水平，又影响档案信息化建设的顺利推进。

3.3档案管理人员业务素质较低

在信息化和网络化快速发展的今天，依然有一大部分的人不懂得如何运用互联网和计算机技术。有些档案管理人员对新晋的科学管理手段和方法并不能正常的使用。即使机关单位拥有了自己的信息化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，从而对信息化档案管理无法顺利进行。因此，机关人事单位的档案管理员，要迅速建立属于电子信息化的管理信息知识体系，提升自己的工作效率，达到电子信息化的档案管理水准。

3.4行政机关单位档案管理信息化水平较低

现今国家已经要求行政机关单位实现科学化的管理，但是一些行政单位至今还未建立内部档案管理平台和网络系统，也没有专门的人员进行平台的维护和网络的运行。这就使信息的资源无法进行共享，没有对现代计算机技术和网络技术的优势进行充分的发挥，很多人对计算机的使用效率也比较低，只会一些比较简单的操作，这就会对信息化的建设造成影响。

4信息化环境下做好行政机关单位档案管理工作的对策

4.1完善档案管理工作现实环境

行政机关单位应加强对档案管理部门的资金支持。引进先进的设备、技术和科学方法，加强机关单位基础设施的建设，促进机关单位信息化环境的形成，为档案的科学管理提供便利的环境支持。在档案管理的信息化建设当中，相关的单位要对资金的投入进行逐渐的加大，从而对管理软件的升级和开发进行逐渐的促进，也要对操作人员进行定期的培训，将信息化管理的技术和人才的实现进行平衡的发展，并且对现代化的需求进行提高和适应，同时还要对信息资源共享的资金播放进行加大，从而实现单位之间的信息网通，也为经济建设提供了强有力的支持。

4.2更新领导干部档案管理意识，建立健全档案管理制度

机关单位中的各级领导要不断更新自己的管理观念，逐步提高对档案管理工作的认识。并不断完善行政机关单位档案管理制度的，为行政机关单位档案管理工作科学化提供支持。档案管理信息化工作是工程现代化建设的重要任务，必须纳入年度考评指标当中，在工程档案资料搜集、整理、保存工作上采取管理责任制，利用制度有效推动工程档案管理的信息化进程。定期对制度进行梳理补漏，永葆档案制度的生命力。行政机关单位有关部门要积极的了解本单位档案管理的实际情况，针对本单位档案管理的实际情况，制定出符合本单位现实情况的相关档案管理制度。

4.3提升档案管理人员从业素质

人才是网络经济时代的第一资源和首要依托。档案管理现代化是不断完善优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。实现档案管理现代化的关键，是专业人才建设。因此，各级领导要足够重视建设一支精通管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍。为现职工作人员创造条件鼓励他们岗位成才。同时定期组织单位档案管理员进行档案管理理论、计算机技术应用、数字化建设等知识培训，或者参加专家讲座或者外派进修，以便为档案管理工作质量的提升提供有利条件。

5结束语

综上所述，机关行政单位的档案管理是国家档案管理的重要组成部分，行政机关单位档案管理工作质量的好坏直接影响着国家档案管理的质量。信息化环境下行政机关单位档案管理科学化势在必行，它不仅能够保证档案管理工作的正常运行，而且将有效地提高工作效率、改善工作质量、减少工作成本。我们要不断优化与创新电子信息化的人事档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，从而促使信息化的档案管理更好地服务于我们，让档案管理工作达到事半功倍的良好效果。

参考文献：

[1]魏一伟.信息化背景下的行政机关单位档案管理科学化[J].办公室业务，2016（10）：176.

[2]谈亚芳.信息化背景下行政机关单位档案管理科学化的思考[J].档案与建设，2015（3）.