基于企业档案管理的企业知识转移研究

李孟秋

[摘要]企业知识转移可分为内化转移和社会化转移。在企业知识转移过程中，档案作为企业各项业务活动的原始记录，是企业知识转移的重要载体和工具。通过档案对于知识的记录和固化，企业实现知识转移，在企业内部增强员工对企业的身份认同，助推科技发展；在外部市场中促进消费者对企业文化的了解，从而提升企业社会形象，增加市场份额。在企业实现知识转移过程中，应主动挖掘知识，增加知识存量，开放思维，扩展知识转移工具；树立档案意识，转变思维，加强业务融入，扩展档案价值，挖掘档案信息，开展档案社会服务，履行企业社会责任。

[关键词]内化转移社会化转移知识共享知识服务

[分类号]G271

Research on Enterprise Knowledge Transfer Based on Archives Management

——A Case Study of Tsingtao Brewery Company Limited

Li Mengqiu（School of Information Resources Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract： Enterprise knowledge transfer can be divided into internalization transfer and socialization transfer. In the process of enterprise knowledge transfer， archives， as the original record of various business activities， are important carriers and tools of enterprise knowledge transfer. Through the record and solidification of the knowledge by archives， the enterprise realizes the knowledge transfer， enhances the identity of employees within the enterprise， and promotes the development of science and technology； Promoting consumers understanding of corporate culture in the external market， so as to enhance corporate social image and increase market share.In the process of knowledge transfer， enterprises should take the initiative to excavate knowledge， increase the amount of knowledge， open thinking and expand the tools of knowledge transfer； Establish archival consciousness， change thinking， strengthen business integration， expand archival value， excavate archival information， carry out archives social service and fulfill corporate social responsibility.

Keywords： InternalizationTransfer；SocializationTransfer；KnowledgeSharing；KnowledgeSercive

知识转移对企业发展意义巨大，因此对企业知识转移的研究一直是学界研究热点。谭大鹏、霍国庆将影响企业知识转移的各种因素归纳为保障因素和促进因素两大类，提出了企业知识转移“双因素”模型[1]。李燕华、宋福烨引入社会资本概念，认为企业社会资本的认知水平与企业进行知识转移的水平呈正相关关系[2]，档案学者进一步从档案的角度入手，探讨档案与知识管理的密切联系。徐拥军、王宏认为，企业档案是企业知识管理的主要媒介，也是知识型企业的重要反映[3]。周文泓提出，最大限度挖掘档案与企业资产的知识价值，是提高企业竞争力与经济效益的重要途径[4]。因此档案参与企业知识转移，提升企业竞争力有其理论依据。

当下对于企业知识转移的研究主要聚焦于企业内部与企业之间，然而随着生产规模的扩大，在实现企业内部的知识转移时，企业也开始注重将企业知识与企业文化向社会传递。本文以青岛啤酒股份有限公司及其青岛啤酒博物館为例，立足档案管理的视角，将档案作为知识转移的重要载体和工具，分析企业知识转移的内化模式和社会化模式，为企业实现知识转移提供建议。

1知识转移的概念界定

随着知识时代的加速到来，企业逐渐认识到知识管理的必要性，而知识转移是知识管理的重要环节，决定着企业的核心知识是否被企业员工掌握，进而实现知识创新。

达文波特（Davenport）、普鲁萨克（Prusak）认为，知识转移需要首先由拥有者传递给潜在的接受者，然后由接受者加以吸收。完整的知识转移过程必须同时实现知识的传达与吸收[5]。实际上，知识转移就是知识共享与知识吸收两个过程的结合，最终使个人接受相关知识，或组织将知识运用于实际工作中。企业知识转移主要有两种形式，一是内化转移，二是社会化转移。内化转移发生于企业内部，是企业知识被员工接纳、吸收的过程，通过内化转移实现员工对企业的认同，提升管理经营效率，提高企业竞争力。社会化转移发生于企业与社会公众间，通过知识转移传递企业经营理念与基本价值观，形成社会公众对于企业的认可，从而扩大企业影响力，间接增加购买，推动企业发展。

2档案管理参与企业知识转移的理论依据

2.1档案价值理论

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息[6]。从哲学范畴来说，档案价值是档案客体对需求主体的意义。在衡量档案价值时，主要考虑主体需要以及档案对主体需要的满足程度。

就档案对企业的价值而言，档案价值可以分为凭证价值、信息价值和情感价值。凭证价值源于档案的原始记录性，档案可以作为记录事物发展的证据存在，在追根溯源、法律诉讼等方面作用巨大。信息价值来源于档案对客观事实、经验、信息等的记录，能够形成对客观事物的有机联系，利用者通过查阅、利用相关内容可以获得宝贵的知识，从而对实际工作产生推动作用，为企业提供宝贵的参考经验。档案作为一种再现历史的工具，如果利用者与这段历史中的人和事产生了某种心理上的联系，必然会有一定的情感上的反映[7]，这种价值可以称作档案的情感价值。

从档案的价值主体而言，档案对形成者和社会都可以产生价值，因此档案能够参与企業知识转移。

2.2档案知识管理模式

档案管理与知识管理之间存在耦合关系：档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通；而又在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。知识管理可以拓展档案管理的领域，提升档案管理的价值；档案管理在沉淀、积累知识，传播、交流知识，理解、挖掘知识，保护知识产权等方面对知识管理具有促进作用。人们应该遵循、利用档案管理与知识管理之间的耦合规律，促进、增强两者之间的良性互动、优势互补。基于两者的耦合关系，徐拥军提出“以知识管理为导向创新拓展档案管理，以档案管理为基础简单实现知识管理”[8]。丁华东则提出档案学的知识管理理论范型已经是档案学研究的前沿范式之一[9]。

学者们提出档案知识管理模式，从理论层面验证档案管理与知识管理融合的可行性，并促进企业通过加强档案管理促进知识的传播、吸收和创新，提升企业的核心竞争力。

2.3档案记忆观

集体记忆是一个群体内的成员所共同拥有、传承的事物，是群体成员产生群体认同的重要依据。企业作为经营实体，满足人们日常生活的基本需要，早已成为社会生活的重要一环。无论企业的发展历程或长或短，基于企业整体共同的发展愿景、企业的关键发展节点、企业的发展成就等内容，企业形成自身记忆，被管理者视为企业内部重要隐性资产，同时也是企业员工所拥有的集体记忆。

人生来便是社会中一员，因此会关心自己在社会中的身份。随着社会多元发展，社会中存在数量庞大的群体，这种现象引起了人们的“身份恐慌”，急于寻求用以寄托的“身份归属”。人们依靠工作获取收入，并以此谋生，因此工作场所也是人类社会身份的来源，并通过相关知识加以固化。

徐拥军提出，档案是构建社会记忆的不可替代要素，档案记忆促进身份认同[10]。档案本身并不是记忆，但档案是记忆的一种重要形态，通过对记忆进行主动的选择性保存以实现对记忆的构建，是身份认同的重要来源，通过开发利用档案，人们从中获得相关记忆，通过记忆构建认同。

3青岛啤酒股份有限公司的知识转移

青岛啤酒股份有限公司（以下简称青岛啤酒）始创于1903年，其前身是德英合资创办的日耳曼啤酒公司青岛股份公司，至今已有百年历史，凭借过硬的质量获得国内外消费者的一致认可。2003年为庆祝青岛啤酒百年华诞，青岛啤酒博物馆正式成立，也是中国唯一的专业啤酒博物馆。青岛啤酒博物馆分为百年历史文化陈列区、酿造工艺区及多功能互动休闲区共三个区域。

3.1青岛啤酒股份有限公司的知识构成

青岛啤酒作为历史悠久的大型企业，具有结构化、立体化、层次化的知识脉络。从企业核心竞争力来看，青岛啤酒核心知识包括以下几个方面：

（1）企业历史

在青岛啤酒的百年发展史中，历经德据时期、日据时期、抗日战争、解放战争等历史时期而不倒，蕴含丰富的历史价值。青岛啤酒的历史底蕴给青啤员工以企业认同感与自豪感。经过百年发展，企业保存着大量珍贵档案，如世界上现存最早的西门子发电机时至今日仍然可以使用，拍摄于1947年的胶片广告是中国最早的电影胶片广告。这些档案目前作为展览品陈列于青岛啤酒博物馆中，向前来参观的游客讲述着青岛啤酒的发展历程。

（2）企业文化

秉承“以人为本、团队合作、造福社会”的企业宗旨，青岛啤酒追求企业与员工、社会的共同进步与发展。在这一宗旨的引领下，青岛啤酒致力于打造国际知名的全球化大公司，通过制度和技术进步保障企业发展始终紧跟时代潮流，以消费者需求为企业进步动力，保持开放进取的态度，以人才为根本，树立先人一步的企业核心价值观，积极履行企业的社会责任。

（3）酿造工艺

独特的酿造工艺是青岛啤酒保持竞争优势的秘诀。青岛啤酒对原材料要求极高，采用优质新鲜的麦芽、大米、酒花、水和酵母，经过糖化、过滤、冷却、发酵、包装等工序，采用现代一罐法酿造工艺和独到的低温长时间后熟技术，历经30多天精心酿制而成[11]。青岛啤酒的酿造工序及技术构成了青岛啤酒的重要知识，是青岛啤酒得以在国内众多啤酒厂商中脱颖而出的关键因素。

（4）商业模式

青岛啤酒的中心——辐射模式是青岛啤酒取得成功的秘诀之一。经过20世纪90年代以来的一系列兼并重组、收购等商业行为，青岛啤酒逐渐形成以青岛为经营中心，60多家生产基地遍布全国20多个省市的经营格局，实现全国性的商业布局，并在此基础上开拓国外市场，其产品远销国外80多个国家和地区。这种外扩式的商业模式极具张力，让青岛啤酒“走出去”，扩大市场份额，带给青岛啤酒无限生命力。

（5）品牌开发

青岛啤酒经过长时间的发展，已经成为全国最负盛名的啤酒品牌，获得广泛认同，在此基础上，公司将“青岛啤酒”本身作为宝贵的经营财富进行开发。公司积极履行社会责任，以青岛啤酒的名义投身环境保护、科技进步、扶贫助弱等项目中，获得社会广泛认可；亲身参与各项大型文体活动，赞助北京奥运会、中国男子篮球职业联赛等重大赛事，进一步提升品牌影响力；投入到积极参与国际评比，在各项国际评比中青岛啤酒多次获得金奖，其品牌效益扩大到全世界。

3.2青岛啤酒股份有限公司的知识轉移

（1）内化转移

作为百年大厂，青岛啤酒最宝贵的知识财富不是先进的生产工艺或设备，而是企业历经百年生产发展所保留的历史文化与精神财富。青岛啤酒立足企业发展所保存的珍贵档案，发掘档案价值，将青岛啤酒博物馆首先作为企业内部员工的培训基地，通过参观青岛啤酒博物馆，感受企业历史文化，从而引发员工对企业的自豪感和归属感，提升员工工作的主动性和创造性，带动整体管理效益提升。

在此基础上，青岛啤酒立足“科技创新助推企业发展”的目标，以档案管理工作为立足点，通过档案管理工作的精细化、规范化实现对生产和业务流程的全过程记录，以实现企业的内部控制。与此同时，各研发部门还注意收集国内外的行业动向，对消费者的消费喜好进行分析和预测，在此基础上不断研发如“果味啤酒”“鸿运当头”等新产品，取得巨大成功。青岛啤酒还将企业的核心生产技术以档案形式加以固化，对大量档案信息加以分析，挖掘其中的规律，创造性地提出“啤酒风味物质图谱技术”，将啤酒生产由经验依据向数据依据转化，逐渐实现生产数字化、智能化，减少对个人的依赖。

（2）社会化转移

青岛啤酒知识的社会化转移主要依托青岛啤酒博物馆，在每年青岛啤酒博物馆的参观者中，普通游客数量可观。在参观过程中，游客们参观啤酒酿造工艺区了解啤酒与啤酒酿造工艺知识，直观地体验酿酒文化，对小麦等农作物在啤酒酿造中的作用有深刻认识，扩展其知识面，从而起到科普的作用。

在百年历史文化陈列区，通过对企业发展进程的讲述与珍贵档案的陈列展示，参观者了解青岛啤酒的发展史，从而对青岛啤酒的企业历史、企业文化和社会责任形成直观认知，紧接着通过多功能互动休闲区的游戏、实验等功能板块加以巩固，进而产生消费者认同。基于消费者认同，形成直接和间接购买力，在直接购买力带动下，游客在青岛啤酒博物馆购物中心购买青岛啤酒以及与青岛啤酒有关的档案衍生产品，推动啤酒产业链发展。在间接购买力带动下，游览者将形成对青岛啤酒的品牌认同，并在日后购买酒水时向青岛啤酒系列产品倾斜，以亲身体验为依据向周边亲友推荐相关产品。依靠游览者的购买与口碑宣传青岛啤酒将进一步扩大市场占有率，巩固国内第一大啤酒厂商的地位。

4档案在企业知识转移中的作用

通过对青岛啤酒档案管理参与知识转移的案例分析可知，档案在企业知识转移中主要起到了知识载体、知识共享、知识转化、知识服务的作用。

4.1知识载体

知识能够在人脑中独立存在，然而，如果要实现知识管理，实现知识转移，就需要藉知识载体对知识加以固化。档案具有原始记录性的特点，对人们的社会活动具有主动选择记录的功能，汇集了员工在工作过程中产生的重要心得、经验和教训。因此青岛啤酒利用档案的这一特性将档案作为企业知识的载体，通过档案记录传递企业历史、企业文化与生产工艺，让原本虚在的企业知识附着于物质实在上，降低知识转移难度，提升知识接受者的学习能力。

4.2知识共享

知识共享是实现知识转移的前提条件，当知识仅存在于个别员工或部门时，所能产生的效益非常有限，而当知识在企业内公开共享，企业的知识资源得以丰富，并进一步催生知识创新。当员工进行面对面的口头交流时，相关知识容易产生损耗或失真，不利于知识的共享。而档案作为信息的原始记录，能够真实、准确地记录知识共享的内容，并及时向外传递，确保知识转移的效率。

4.3知识转化

啤酒酿造产业主要依赖经验，啤酒的质量取决于长期的经验积累与环节把控，这些知识以隐性知识的形式存在于人们的头脑中。隐性知识蕴含巨大的利用价值。如何开发利用隐性知识将对知识时代个人与组织的发展起到至关重要的作用。隐性知识显性化是知识转移过程中的重要成分，是将原本内化的知识外化为可识别、可利用知识的转化过程。青岛啤酒将档案管理作为实现隐性知识显性化的工具，实现隐性知识显性化的编码并为其提供记录工具，提升知识转移效率。

4.4知识服务

知识服务是知识转移与档案管理的最终目的。通过档案记录，将原本抽象的知识固化于文本，方便服务对象的学习与了解，即便对相关知识了解不深，也能够通过档案记录快速入门。在青岛啤酒“啤酒风味物质图谱技术”的研发过程中，研发人员记录研发过程的相关数据，并以档案的形式记录确定的500多种啤酒风味物质，服务于青岛啤酒酿造工序的优化，降低专业酿酒师的培养难度，实现产业升级。

5启示

5.1基于知识转移的角度

（1）转变意识，扩大知识转移受众

企业的成功经营以产品质量为基础，以消费者的认可与购买为标志。消费者的认可包含对企业产品的认可和对企业文化、价值观的认可，企业要实现成功经营的目标，除了要提高产品质量，还要使消费者形成对企业经营理念与价值观的认可。企业知识转移的最终目的是实现经营上的成功，因此在进行知识转移时，不但要面向企业内部，还要面向社会，向社会公众进行企业文化、企业历史等有关知识的转移，形成广泛的外部认同。

（2）增加知识存量，挖掘知识价值

企业的历史、文化与工艺等知识构成了企业当前的核心知识体系，然而这仅能满足当下企业发展的需求，长远来看，企业增加自身知识存量是持续保持竞争力的重要手段。因此，企业应以当前现有的资源为基础进行开发与利用，依托大数据技术，通过数据挖掘、数据可视化等技术分析知识间的客观联系，发现更有价值的知识，从数据集中抽取知识，包括规则、法则、科学规律、方法、概念和精化新模式，并用各种形式展示出来，提高企业知识存量的价值[12]，实现更高层次的知识转移，形成良性循环。

（3）紧跟技术发展前沿，扩展知识转移工具

传统的知识转移工具，如会议、培训、内部网络、知识数据库等是基于当前实践所应用的知识转移工具，然而未来随着知识存量的指数级增加，传统的知识转移工具将无法完全适应知识转移需求。企业应革新观念，在“互联网+”的基础上扩展知识转移工具，在技术革命时代思考知识转移与物联网、大数据、云计算、机器学习、人工智能、区块链等技术结合的可能，实现知识转移的智能化、数字化。

5.2基于档案管理的角度

（1）转变思维，树立融合和开放意识

对企业而言，增强全员档案意识，构建完善的档案管理体系十分重要。当前阻碍档案工作的重要因素是档案工作者的封闭思想，由于担心与其他业务、社会环境发生冲突，导致自己的地位弱化，档案工作者选择保守的工作思路。企业档案工作要取得价值，档案工作人员必须转变思维，加强档案工作与其他业务工作的融合。青岛啤酒博物馆将档案与博物馆结合，取得巨大收益，这种思路在国外早已得到实证。在美国，福特汽车公司依托博物馆为公众提供服务[13]；在德国，德固萨公司所成立的企业档案服务中心能够满足内部需求、公众利用和支持公共关系活动[14]。树立档案开放的思维，企业档案不但是企业内部资产，也可与社会共享。

（2）扩展档案价值，挖掘档案信息

随时间变化，档案价值会发生改变，档案形成过程中存在的原始价值逐渐减弱，其他价值逐渐加强。企业应建立档案价值动态监测机制，根据企业档案的保管现状和社会需求，扩展档案价值。在大数据背景下建立档案云系统，能够促进系统保管档案，从档案中获取所需信息，加以提炼总结，使档案信息向知识转变，在此基础上加强对档案信息的挖掘，分析档案信息的客观联系，实现更深层次的档案价值发现与挖掘。

（3）履行社会责任，加强档案社会服务

企业社会责任自20世纪初期产生，在发展过程中逐渐得到普遍认可。企业除对自身经营利润负责外，还应对员工、环境、消费者、社会大众承担责任。企业档案工作存在两种价值取向，一是企业价值取向，二是社會价值取向。就企业经营目的而言，企业价值取向应是档案工作的首要取向。但企业的发展依托于消费者口碑与认可，离不开社会环境的支持，因此基于社会责任的全面考量，服务于公共利益的企业档案外部利用同样具有重要意义[15]。因此企业应树立社会责任意识，通过档案工作履行企业社会责任，加强档案对外开放利用，拓展企业档案的价值作用主体与作用途径。

参考文献

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