智能化发展在高中档案管理中的应用

王美言

摘 要：现阶段，高中教育作为义务性教育的最后一個阶段，对于高中生的成长有着非常重要的影响，而高中档案是他们在这个阶段学习、生活的全方位体现。现如今智能化的发展，对于高中档案管理也提出了更为严格的要求，这就需要档案管理人员要增强自身的信息化知识。本文简单介绍了传统形式中高中档案管理中存在的缺陷，针对这些弊端，探讨了相应的问题解决措施，以期为档案管理人员提供参考。

关键词：智能化发展 高中 档案管理

中图分类号：F83.33 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）04（c）-0148-02

大数据背景下，信息技术在各个行业中都发挥出了应有的作用。在高中阶段，档案管理本身就是一项复杂且隐秘的工作，随着信息化进程的不断加快，如何对高中生的电子文件进行有效的归纳，这是档案管理人员需要掌握的内容之一。不断适应新形势的变化，突破传统观念的束缚，建立完善的安全保障体系，促进档案管理的全面发展。

1 传统形式中高中档案管理的缺陷

1.1 管理人员的意识淡薄

在高中阶段，学校的宗旨在于教书育人，以提高升学率为主要目的，在专业人才的供应上出现了断接。其次管理人员没有意识到档案管理的重要性，对各项工作的开展只是草草了事，这种工作态度直接影响了工作开展的效率与质量。学校所聘请的管理人员虽然有一些档案管理知识，但是对计算机的应用能力普遍都比较低。这就导致在实际操作的时候，经常出现人为上的错误，降低管理的效率。

1.2 保密性较差，缺乏完善的保障体系

在传统的高中档案管理中，信息化的管理一般都是人为手动操作，所以信息录入的安全性较低。即便是在使用计算机的情况下，也不能确保管理人员对于计算机的掌握程度可以满足管理要求。再加上缺乏完善的安全保障体系，很容易就会泄露一些重要的档案信息，为管理带来极大的安全隐患。

1.3 管理方式落后

随着时代的发展，信息化技术的进步，人们的需求在一定程度上也产生了变化，对于档案的需求等级不同，其需求内容也是不同的。高中档案管理中，管理的方式较为落后，没有将信息技术应用到其中，不能在短时间内对大部分人需要的档案信息实行统一化的查询与管理。传统的管理方式，效率与质量都比较低，无法与时代的发展相互统一。因此，在智能化的发展背景下，必须对高中档案管理进行必要的创新。

2 智能化发展在高中档案管理中的应用措施分析

2.1 加强管理人员的综合素养，增强信息化的宣传力度

档案管理人员所要掌握的不仅是理论上的知识，还应该加强综合训练与计算机技术的培训，这样才能更好的融入到智能化的档案管理中。一名优秀的档案管理员，要时刻明确自身的责任感和使命感，善于对档案信息进行有效的分析与研究，主动利用各项信息技术，及时的发现和处理问题，探索出新的方法。档案管理人员要积极参加到学校组织的各项培训工作中，改变传统的档案管理模式，掌握互联网技术，以多种方式实现对档案进行综合利用。借助微博、微信以及其他社交软件，进行大范围的推广。通过二维码的方式，向高中生推动各种信息，还可以在微信或者是微博上注册公众号，形成定期信息的更新与传达，让高中生和教师可以及时的掌握档案信息，进行查询和匹配。高中的档案管理部门也要秉承着创新和发展的全新理念，不断提升自身工作的实效性。

例如，某高中在强化档案管理人员专业技能的培训时，立足于传统管理的基础上，进行必要的创新。其内容主要包括如何操作计算机、数据库的录入和管理上，还有相应的网络安全防护知识。注重对基础性工作的管理，加强对档案人员的管理，以扩宽知识面为主，让他们从思想上认识到档案管理的重要性。

2.2 加大资金的投入，建立完善的安全保障体系

高中档案管理的内容要根据具体的工作情形来开展信息化的服务，秉承着“实用为中心”的管理理念，加强对档案资料的收集与管理。数据化发展的背景下，完善一些基础设备。根据高中发展的实际情况而定，建立好相应的网络数据库和电子目录，确保可以及时的收录一些电子文件。智能化的档案管理软件有着强大的功能，可以将整理、归纳集为一体，为实现高效率的管理奠定基础。高中档案管理中最重要的就是档案的隐蔽性和安全性，所以，在开展各项管理改革的时候，首先要做好一定的备份工作，增强管理人员的安全意识，建立完善的安全保障体系。

例如，在某中学档案安全管理保障体系的建设中，学校领导在安全工作方面从未有丝毫的懈怠，全面贯彻落实以预防为主的档案安全教育。通过工作会议的形式，让安全意识真正的深入到每一位档案管理人员的内心深处。提高对网络设备和系统软件的使用能力，修订、完善档案保密制度，对于纸质类档案的借阅和保管都要有明确的规定。在档案利用登记制度上，要严格记录和审查借阅者的相关身份证件，借阅和归还之前，都要进行认真的清点，不能出现任何不必要的差错。要构建档案的信息化管理，就需要掌握先进的信息技术，制定完善的档案信息安全管理制度，维护好网络环境下电子档案的安全。最后，在安全管理责任制度方面，对管理人员做到责任明确、程序规范，签订相应的安全责任书，对于管理岗位的人员实行奖励与惩罚相结合的方式，定期的对档案进行安全上的专项检查工作。

2.3 创新管理方式，实现高中档案的规范性建设

传统的档案管理方式主要是以纸质性的文件作为保存手段，通过人为操作的方式，来完成对档案的整理与归纳，这种方式太过于复杂，而且工作量也比较大。要知道，新时代背景下，传统的方式已经不适应现代的档案利用与管理，所以要充分利用信息技术，在管理方式上进行创新。构建档案网络化的管理模式，在收集与储存方面，利用多种载体进行归纳，节省大量的人力和物力，实现档案利用服务的创新。

例如，某中学运用RFID技术对档案实行智慧化库存管理，这是一种自动化的识别技术，可以通过设屏信号，直接识别目标对象，并获取到相关的数据信息。不仅实现了档案实体的有序摆放，管理人员可以随时对档案实体的存放进行定位，方便清理与存放，即便是档案实体被覆盖的情况下，也能有效的读取相关档案信息。学校还成立了相关的档案小组，可以有计划、有组织的开展工作。总之，只有逐渐的建立了先进的管理系统，才能充分发挥出档案信息化的整体效益。在智能化发展的时代下，让高中档案管理工作逐渐规范化，以先进的数字化储存技术，进行智能化的检索和浏览。

3 结语

随着智能化时代的到来，计算机技术的逐渐发展与完善，高中档案管理工作信息化发展也愈加重要。大数据背景下，要充分利用各项资源，通过对管理人员、管理方式和制度上的创新，建立与之相适应的管理体系，让智能化设备在高中档案管理中发挥出应有的作用。只有这样，才能更好的开展高中档案管理工作，为高中生的全面发展奠定基础。

参考文献

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