浅议房产档案数字化建设及其管理

文/哈尔滨市房地产交易中心 王玥

一、房产档案数字化建设及其管理的意义

当前，社会主义发展越来越好，同时加快了市场经济的发展，基于此，大部分有形资源的配置也越来越正规，即由市场来完成，而政府的职能也发生巨大转变，即朝着公共服务发展，对于政府部门在执行任务的时候，把信息资源作为核心来抓，这样一来，房地产业尤为关键，因其组成市场经济的一部分，其发挥主要的作用在宏观经济发展与把控当中，同时也肩负着重大的责任。作为房地产的主管部门，要想对房地产市场实施有效监管，需要加强房地产档案数字化建设，只有这样才能提高其自身能力，以及提高其管理与服务等水平，尤其确保房地产业更加平稳而健康地发展下去。

二、房地产档案数字化建设和管理的要点

（一）档案的数字化。作为房地产的档案，改变以往的形式，变得具有数字化特点，需要做到以下方面：其一，针对所有保存的每一类房地产档案，需要把其转化，即信息具有数字化的格式，只有这样，才能通过计算机进一步识别、处理与输入。当所有档案转为数字化形式之后，就可整理为一个信息数据库，同时构建为自己的信息管理系统，基于此，更好地对有关的信息进行有关工作，提高其效率，比如，信息收集、信息整理、信息分类、信息组卷、信息贮存等。

（二）信息传输的网络化。所谓房地产档案的数字化，即凭借计算机来构建对应的网络，来实现信息的传递与共享，最终远程传输的目的。这属于一个交流的平台，用于房产管理部门、开发商、中介、百姓等领域。

（三）应用更加智能化。当档案变得数字化、信息传输变得网络化时，需要加强其应用，也就是让应用变得越来越智能化，这就需要借助当前领先的设备、数据库、网络技术等来达成，使其能够在网上完成智能化查阅、搜索、咨询等。

三、房地产档案数字化建设和管理的途径

笔者结合实际工作经验和房地产档案数字化管理现状，就房地产档案数字化建设中遇到的实际问题，提出以下几个方面的建议：

（一）建立数字化房产登记簿。依据《房屋登记办法》和《房屋登记簿管理办法》的要求，建立和完善电子房屋登记簿。其一，针对交易登记的每一类业务，要形成房屋登记簿，具有自动化的特点。另外，构建多种类的登记业务电子登记簿，包括：预告、现房、在建工程等。其二，针对不同业务属性，科学进行查询。或者依据业务的属性来展示每一个页面，使房屋登记簿更好地查询，同时加强一体化建设，即“图、档、证、簿”。其三，构建非单一条件的查询功能。只有这样，方便信息的查询，使其越来越具有多元化特点，尤其在操作的时候更加方便。

（二）建立中、低收入人群住房档案库。其一，紧密联系有关部门，比如，民政部门、街道、社区等，做好交接工作，构建合理的系统平台，这样的话，可以把低保、低收入家庭的住房档案引入其中，基于此，街道办可以对其进行资格初次审阅，然后，交给区民政部门对其再一次审核，最终提到系统平台作为备案，进而构建一个有保障的家庭住房档案库，需要时不时更新其的数据信息，即达成动态化管理。其二，基于此平台，人们可以把具有保障性特点的住房配售工作的流程、分配的对象等发布其上。以公开、公平、公正等为原则实施对应操作。在这个平台上，可以确定认购的资格与顺序，即通过申请人来实现，使用电脑随意抽号的方式进行，这种配售办法通过网络就可以实现，真正做到“随意抽号、公开配售、当场取号”的局面。

（三）建立房地产档案数字化系统。为了建立房地产档案数字化系统，可以结合国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》来执行，同时规定适宜的扫描流程与数据入库的标准，并实施在具体工作当中，比如，把原来的扫描转为彩色扫描，应用当中，积极使用先进的技术，包括：数字水印技术、数据防篡改技术等，这样一来，图像越来越清晰。另外，需要加强系统平台的建设，需要做到以下三个方面：其一，加强数字化扫描、处理等工作。对于扫描操作，尽量顺畅高效，这样的话，需要做到以下几点，如：档案及时整理、数据合理补录、档案清晰扫描、图像认真处理、图像及时挂接、扫描及时质检、档案及时装订、数据及时入库等，同时给扫描人员提供操作培训的机会，提高其扫描的质量。其二，针对有问题的数据，需要及时修正、及时补录。对于历史数据主要及时完善，进而把握房屋登记的对应信息，同时为历史档案构建电子登记簿，这样做的目的是方便对数据及时进行修正，确保信息的完整性，同时纸档要与电子档的信息统一，这样的话，系统信息更加独特、有效、准确。其三，加强新发生档案的扫描入库工作的建设。不仅对历史档案进行扫描，还要对新发生档案进行扫描。为了更加有效地完成新卷扫描工作，以日发生量流水号排序为依据，对其完成归档检索，另外，新档要与旧档的数据及时挂接，确保工作顺利完成。