档案管理信息系统建设应注意的几个问题

嘎日迪

内蒙古交通设计研究院有限责任公司 内蒙古呼和浩特 010010

档案管理的信息化建设是推进部门单位信息化建设的关键要素。档案管理的信息化建设需要通过正确的定位，以实现可持续发展为目标，从全方位对档案信息进行科学规划，通过信息化的建设来提高对信息资源的利用率，从而可以在部门单位内实现信息资源的真正的共享，从而可以为部门单位的发展提供推动力。

1 档案管理信息系统建设期间存在的不足

1.1 人才建设存在的不足

受档案工作人员知识素养、技术能力、专业背景的影响，使得工作过程中对计算机信息系统功能、用户需求等理解存在误区，影响信息系统建设工作的深入开展，也无法对用户需求进行分析，导致用户的参与度低，双方无法进行交流，用户的众多需求无法在系统建设期间实现。这一问题的出现，主要是企业单位人才不足，企业单位缺失专业性和复合型人才，对现有人才也没有再教育和培训，以致影响企业单位档案信息化建设[1]。

1.2 缺少科学化的系统规划

近年来我国的档案管理系统虽然有所发展，但是在实际建设过程中依然存在许多问题需要解决。系统建设和档案管理发展目标如果与战略目标相违背，就会影响系统的正常建设。部分项目已建成系统解决问题的效率比较低下，导致其难以满足当前社会环境的变化以及当前组织变革需求，也会影响到工作的正常进行。一些地区的组织结构比较陈旧，导致内部管理存在滞后的问题，且工作人员的个人素质比较低，严重影响了档案管理信息系统的正常建设。因为国内档案管理工作开展的比较落后，且相对应的技术方案也不够合理，所以导致系统开发、系统运行、系统维护标准存在滞后性，与档案管理相接轨的规范也比较混乱。档案管理方面的资源存在短缺的问题，且项目的经费投入比较少，但是相关部门的领导却对档案管理系统建设提出了很高的要求，这种低投入高要求的工作模式严重影响着国内档案管理信息系统建设的正常进行。上述问题的产生，主要是因为当前人们过分关注如何去建设管理信息系统，但是却缺少对管理信息系统的关注程度，导致相关部门的工作人员缺少系统化档案建设方案思考，对后续工作的影响较大。

1.3 系统开发过程中用户参与程度低

用户在管理活动中的信息需求是管理信息系统各阶段工作的重要依据由于专业背景不同信息系统专业人员对用户需求的理解和用户对计算机化的信息系统功能的理解只能随着建设工作的进展逐步加深在多数系统建设过程中用户参与程度低系统建设工作主要由信息系统专业人员承担信息系统专业人员所习惯的工作结果的描述方式用户难以理解双方缺乏有效的沟通用户的许多需求难以表达在建设过程中也难以反映出来.

2 档案管理信息系统建设中应注意的几个问题

2.1 注重人才培养和建设，为系统建设储备人才

档案管理工作是一个专业性要求严格的岗位，要求工作人员热爱自己的本职工作，明确自身的职责，忠于职守并爱岗敬业，也要求档案管理人员具备扎实的理论知识和科学知识，具有实际操作能力和管理能力等。为了更好地应用信息技术进行档案管理工作，建设档案管理信息系统，企业单位要注重人才培养和建设，明确教育培训目标，对工作人员进行科学知识、专业知识、道德素养、操作能力等培训，这样才能完善人才的知识和技能，不断提高自身，更好地投入到档案管理工作中。工作人员自身也应提高对自己的要求，在工作期间，不断学习，寻找差距，迎头赶上。工作人员要善于观察和总结，不断丰富文化知识素养，尽快掌握工作需要的先进技术，使自己的能力满足岗位需求。

2.2 提高计算机信息化素养为档案信息化建设打好基础

档案管理是一门专业性很强的工作作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，爱岗敬业，既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识在工作中不断提高文书档案管理质量提高其利用率掌握一定的先进技术具备一定的信息能力使自己的能力适应日新月异的科学技术的需要。

2.3 做好档案管理信息化建设工作

档案管理信息化，是我国档案管理十分关键的一个内容，同时也是保证档案管理正常进行的关键问题之一。科学且规范的档案管理，可以衡量单位业绩水平以及单位的整体管理工作水平，可以将其当作标杆来对待。保证档案管理工作规范化以及档案管理工作标准化的基本工作目标，就是要从根本上提升档案保管利用价值，让档案保管利用价值可以最大化的发挥出来，方便后期检索。将以本单位为主作为立卷归档最关键的问题，结合各种相关方法来实现目标，做好目标管控。在工作开展的过程中，多关注下述三方面的问题；首先保证文件立卷以及文件归档工作实效性，其次要做好立卷归档分工工作，最后要将以本单位为主的理念深入到归档原则条件下，并保证其完整性。因为当前社会发展速度比较快，各种信息化技术、理念层出不穷，在极短的时间内就会进行一次改动，所以档案管理工作部门必须要做好对应的系统建设工作，并时刻关注最新的工作理念、工作方法，随时对档案管理系统进行更新，保证其可以满足当下社会发展要求[2]。

3 结语

综上所述，档案管理是为满足社会需要进而开展的相关信息的存档和编辑的过程档案管理工作的范围较广、工作量大。因此传统的档案管理方法很难实现理想化的档案管理由于信息技术发展的不断深入档案管理信息系统的建设是档案管理发展进程中的重要里程碑为提供真实有效的材料依据以及信息化资源平台建设都有着重要的意义同时也是我国档案管理工作发展的新标志。