外事出国业务管理特点与技巧

洪小岑

中交第三航务工程勘察设计院有限公司 上海 200032

随着中交集团“一带一路”建设的开展，公司在海外工程项目的承揽与拓进，外事外派任务也日益繁重，国外项目考察、跟踪和海外已签合同需现场设计和施工的任务，使出国人员大幅增加，外事管理和服务的工作量也相应加大，在不断变化的新环境、新情况中，只有通过科学掌握外事出国业务管理的关键，才能发挥出外事工作的作用，保障出国人员顺利完成出国任务。

1 外事出国业务管理的种类

外事出国业务的管理工作可以分为五大类，分别是：

1.1 出国（境）团组的立项和审批

主要针对因公出国（境）请示报告的审核，明确申请出国的人员名单、目的地、业务事项、执行任务性质和在当地停留的时间、在境外费用的支付方等内容填写的是否完整清楚。

1.2 因公护照办理及管理

核验因公出国（境）人员的护照、收集申请人的个人资料（包括身份证、户口本、个人签名和指纹的采集等，及时受理出国人员的护照申办，登记、发放，并按时收回回国人员的护照，妥善保管护照并进行定期检查等。

1.3 因公出国（境）团组签证办理

在上级同意了出国团组的出国（境）执行任务事项后，外事人员就要查看一下所赴国家的出行条件，当目的国家为免签证国，或者该国可以在抵达时办落地签入境的，则需要上级外事部门开具出境证明，为团组准备好对方邀请函等相关资料，以保证人员顺利成行。

当所赴国家需要办理签证的，要提前收集人员的各项信息，预留出上级每个审批环节以及领馆签证的工作日时间，按时按刻的为出国人员办好手续。

1.4 外事教育培训

主要对首次出访团、首次出国（境）的成员进行常规的外事培训，包括涉外常识、整个行程的航班路线、当地的风俗人情、气候、外事纪律、财务报销制度，还有财物和人身安全等，并为长期出国开展境外工作的人员提供海外防恐培训。

1.5 因公出国（境）相关费用核算

主要审查出国（境）费用，将项目金额与各种票据进行核验，检查外币补助和各种报销单据，核算没有单据的报销数额，出具外币报销单等其他工作[1]。

2 外事出国业务管理的特点

因公出国管理制度是我国特有的管理体制，所有企事业单位和地方政府都有相应的外事部门，归口管理、审批出国任务和出国人员，集中管理因公护照和签证。虽然现在的世界越来越开放，个人出国也方便了，但我们是央企单位，集团按照国家制度也规定我们下属公司不能持因私护照执行公务活动。在工作的矛盾中我们不断摸索经验，理顺环节，为公司实现年度经营目标着想，结合生产的形势，我们外事继续履行好管理的职能[2]。

2.1 出国审批的严格性

收到出国的请示，严格审核对外出访任务、核查申请人提交的各种材料、对人员的行程安排等方面内容，必须要求实事求是，不管是党政干部的出访考察，还是跟踪国外项目的申请，都必须严格按照规章进行审核。

有明确公务内容和公务目的。根据真实的海外项目（公务内容）立项。

依据工作需要进行派遣。出国人员必须服从工作安排，具备完成相关任务的能力和经验，将工作需要放在第一位，严禁出现关系出国、轮流出国等现象。必须派遣相应的专业人员出国执行任务，。出访费用必须严格依照财政规定执行，严格控制出国经费，不能接收客户的资助。严格控制出国经费，应依照国家标准执行。

坚持小而精的组团原则。团组结构设置要合理，对相同单位和部门的主要领导，在通常情况来讲不允许在同一团组中出访、或在同时分别出访相同国家。在随团人员的安排上必须要求人员的专业水平和能力，合理规划出访路线。

注重出访效果。在结束任务回国后，应及时总结经验，提交出访报告，积极落实出国考察项目，巩固考察成果。

2.2 出国手续办理的高效性

为了确保出国人员在规定时间里顺利出国，从出国任务有立项时，外事专管人员就可以有计划、按程序的行使外事管理职能并尽可能提供完善的服务。具体到出国团组的上报审批、签证时间的预留、行程方案的预订和确认、行前教育、出国费用的保障和成行。在团组回国后，督促尽快上缴因公护照，给出国人员审核境外时间，在外费用津贴的报销。同时，应该加强各种台账的管理，特别是长期有效签证台账，对持有美国、加拿大、英国等国的持有长期签证的人员进行汇总，为团员下次出行提供参考。

2.3 外事教育培训的严肃性。

外事管理应注重行前事项教育和安全培训的工作，防患于未然。在出国前提醒人员遵守政治纪律和保密纪律等，对执行海外工程业务的人员要进行海外防恐培训等。我们外事部门对常规的国家和地区制定了相关的出入境须知，包含当地的饮食习惯、宗教信仰、禁忌、海关规定等，并由外事专员对出国人员进行统一详细讲解。在对长期赴境外开展项目工作的人员进行外事教育培训时，还着重要求提高人员自身的防范意识和避险能力。

3 外事出国业务专管人员应具备的素质和工作技巧

3.1 外事专管人员必须具备良好的政治素养

外事工作具有政治性、政策性、协调性、技巧性、时效性和服务性的特点。外事出国业务管理人员必须具备坚定的政治立场和良好的道德修养。平时要信仰组织，依靠政府的力量，保证出国事项能够“找得到人，讲得上话，办得成事”，让出国人员能够顺利成行。千万不能因出国人员着急出国，嫌办手续麻烦耽误事而“病急乱投医”，听取不恰当的建议把护照交给旅行社办理等等，这些都是严重违反政策和纪律的。外事专管人员必须具备优秀的工作作风，对待工作认真负责，能够准确及时地完成相关工作[3]。

3.2 外事专管人员必须具备相应的业务技能

在今天互联网高速发展的时代，“世事如棋局局新”，站在新高度，眺望全世界，以我们外事人员的绵薄之力总有无法企及的新知识新领域新问题需要解决，经常会遇到新的挑战。外事工作管理人员一定要不断吸收先进知识经验，根据国家和社会的发展需求，不断提高自身的业务技能和外事工作能力。

3.3 外事专管人员还应具备全局意识和服务意识

现在企业都要考虑经济效益，对外事人员也要进行考核。外事工作人员不能局限于片面的管理，还要顾全大局考虑节约成本的需要，贯彻“勤俭办外事”的方针，本着务实、高效、精简、节约的原则开展工作，努力提高工作效率和工作质量。譬如对出国人员的行程安排有多种途径和多种方案，外事工作如果提前了解情况，早做准备多想办法，还是可以为海外业务节省签证和交通费用的成本开支的。将外事管理与服务有机统一，不断探索管理的效率，把管理溶于服务之中，在公司“统一领导、归口管理”中不断完善本单位的规章制度和审批程序，以实现外事工作的科学化、制度化、规范化和程序化，使外事管理工作能够健康有序地进行，真正成为为生产经营、对外交往活动服务的有机组成部分。不断提高管理成效和服务水平[4]。

同时，外事出国业务管理人员必须加强服务意识。在公司大力承揽海外项目，进一步扩大对外交往范围的背景下，保证海外业务合同的执行成了公司经营的重点工作，外事管理工作为适应形势的发展准确定位于服务海外业务拓展、服务生产经营和改革发展这一中心任务上，始终坚持正确的工作方向为企业发展提供服务。在有计划、按程序的行使外事职能管理的同时，尽可能为出国人员提供完善的“一条龙”服务，有时工程迫切、时间紧急，还争分夺秒一环套一环的联络好，加班加点的填好签证表，及时送进使领馆，并衔接好飞机航班及其它出国准备工作，保证出国人员能按时顺利的出国完成任务。

4 结语

综上所述，在新中国成立后特别是改革开放以来，我国外事出国业务管理工作变得尤为重要。在开展工作过程中，应根据外事出国业务类型，合理开展不同业务工作，在审核阶段，应该严格按照相关制度规定，对人员资格和提交材料进行仔细的审查。同时，应该明确出国团组的出国任务和内容，对参与国际会议应注意符合相关的国家规定。在派遣人员时，应该严格按照工作需要，不得出现轮流出国等行为，在对人员进行外事教育培训时，应根据出国人员的类型开展相应的培训活动。最后，对外事出国业务管理人员的素质提出了要求，为优化外事部门的工作效率，将管理与服务相结合，不断提高我国的外事部门工作水平。