刍议“互联网+”时代学校档案管理信息化建设

陈红玉

(温州市瓯海职业中专集团学校，浙江 温州 325000)

目前，我国学校教育发展迅速，每年产生的档案数量也水涨船高。传统的档案管理方式不仅效率低下，而且在促进学校发展方面也不能发挥应有的作用，必须融合“互联网+”提升信息管理水平。

一、加强学校档案管理信息化建设管理的必要性

中专学校作为培养专业技术人才的重要场所，档案管理工作关乎学生发展信息、学校发展轨迹的记录，为其发展提供参考方向，对于学校发展和增强教育质量具有重要意义。为了适应新时代中专教育的稳步提升，档案管理需要做好记录和参谋作用。

目前，中专的档案管理信息化水平还不高，档案管理人员还多是由原有的档案员组成。这些人员由于长期传统管理观念的惯性影响，缺乏与时俱进的信息管理方式，且在信息技术运用能力方面较为缺乏，没有意识和无力完成档案管理信息化的推进。此外，中专教育虽然在我国教育体系中占据着重要的位置，但在社会中仍然存在着偏见，学校方面没有充分认识到档案管理信息化的积极作用，认为档案是上级要求的，可有可无，没有对档案管理信息化进行有效的设计和软硬件设备设施的提升。

二、加强学校档案管理信息化建设管理的有效途径

(一)加强顶层设计，学校推动档案管理信息化建设

中专学校要首先解放思想、转变观念，开展查找差距、对标先进的活动，以思想引领档案管理信息化工作。比如，学校可以召开档案管理信息化专题会议，宣贯信息化管理的重要意义，激发起全校师生的觉悟和激情。选择发达地区的学校进行实地考察，积极向其学习，并邀请专家前往指导，从而有效规划档案管理信息化的方式途径。其次，要全面排查信息化建设中存在的差距，特别是在软硬件设施方面。建立主要领导负责总责、部门领导亲自抓、专兼职档案管理员具体管，纵向责任明、横向有人抓的管理网络。将档案工作纳入工作指标考核，每季度对档案工作管理情况进行考核，考核结果与绩效工资挂钩，形成科学有效的监管运行机制。

(二)提升专业技能，档案人员加强自身素质建设

档案专职人员作为档案管理的主力，要提升信息化管理的专业技能。首先要做好信息化建设的技能培训，配备专职档案员、兼职档案员，专职档案员每年以集中培训和现场业务指导的方式对兼职档案员进行培训、考试，增强员工的档案意识，完善工作制度，确保工作有章可循。学校要制定《归档范围及档案保管期限表》《档案工作管理办法》《归档材料整理工作规范》《会计档案分类方案》等制度、流程，对文件材料归档和档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接等事项做明确规定；对文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制、档案装具提出了明确要求，切实构建起了从形成收集到整理归档，从保管利用到鉴定销毁全过程的档案制度体系。

(三)采取有效措施，整体合力推动档案服务新效能

档案的效能就是利用，学校要在严格落实国家档案法律法规要求的基础上，做好档案服务利用工作。规范建立全宗卷，记录学校发展。按照《全宗卷规范》，学校全宗卷内容应涵盖全宗介绍、档案收集、档案整理等8个方面，记录和说明了学校及档案的历史和现状，做好查借阅工作，服务学校发展。学校档案室要按照服务提升要求，推行网上借阅方式，及时高效地为服务对象提供档案查借阅服务，为学校的教育发展提供有力支持，积极开展编研工作，促进能力提升。学校要利用库藏档案，编制学校《大事记》《组织机构沿革》《荣誉汇编》《文件汇编》等编研材料，并积极对外交流，实现互联互通。强化源头控制，遵循“谁形成、谁收集、谁整理、谁移交”原则，明确“量、质、期、责”四点要务，确保归档文件的真实性、原始性、完整性。在学校各部门设有兼职档案员，负责本部门归档文件材料的收集、整理、移交，专职档案员每年对兼职档案员进行现场指导，使每位兼职档案员掌握了本部门应归档的范围，加强了档案资源的源头控制。严格执行归档制度，确保应收尽收。在收集文件材料时提前明确收集范围，准确把握各类档案的形成规律，区别文书、实物、声像、基建、会计、设备等不同类别，分门别类地明确收集时间和内容。严明收集纪律，运用事前提醒、事中跟进、事后督促、登门收集等形式，确保档案收集的齐全、完整、准确、系统。

三、结语

随着信息技术的发展，学校档案实现信息化的管理是必然趋势，学校要把握时代发展规律，提升档案管理设计，加强档案管理人员素质，稳步推进档案管理的有效服务。